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  编辑推荐:移动办公越来越成为一种趋势,企业是顺势还是固守成规?利用手机、平板电脑等智能终端上的应用程序,可以随时随地进行在线会议、实时的协作交流,从而提升企业内外部的沟通效率,并且节省了相应的办公成本开支。当然,对于企业来说,将个人的移动设备接入企业IT系统也存在数据安全等风险。
  在加拿大,一名医院的护士在给伤者敷药和包扎前使用她手机上的相机给愈合的伤口拍照。当医生查看病人时,将不再需要拆除绷带检查伤口愈合情况。这样,医疗人员节省了时间,医院每年对医疗物资的花费也减少了,最重要的是病人减少了感染的风险。这里值得注意的是,护士的工作之所以更有成效,是因为使用了原本针对消费者的技术。
  这并不是唯一的例子,很多员工都绕过他们的IT部门自己创造解决方案,他们增长的能力超过了IT职能部门作为组织中技术创新来源的角色。所谓的&非正规&IT正逐步渗入很多工作场所,高管们不情愿地承认,严格的企业技术控制的旧方式将不再是明智的选择。
  企业IT,包括跟踪客户订单和管理供应商关系的系统,面临来自为消费市场开发的工具的日益激烈的竞争。消费类设备,它们包括平板电脑和智能手机,以及软件应用程序,如Google Docs和Skype,已在工作场所中无处不在,它们除了和企业IT一起使用以外,有时还会代替之。
  此外,这些消费类设备可以访问数以百万计的web应用程序和移动应用。随着应用程序商店增加的功能越来越多,iPad、Android和类似设备就演变成了低成本的分销渠道,使或大或小的供应商可以绕过企业IT的监管,在许多公司的员工中找到现成的消费者。
  消费者IT工具是任何雇员都负担得起的,它们太常用、分布太广、太实用,对企业IT势必构成真正的威胁。IT部门也看到了这个闸门的打开,他们最大的问题是:我们怎样才能收获消费化的好处同时使风险最小化?
  驾驭不可阻挡的趋势
  医院病床上生命岌岌可危的故事成了具有说服力的版本。但我们的研究表明,在不那么引人注目的情况下,员工也会选择消费者IT而不是企业选项。
  埃森哲在16个国家的不同行业和组织中调查了4000多名员工,其中近四分之一的受访者经常或非常频繁地在工作场所使用自己的个人设备进行工作,一半以上的人偶尔使用个人设备。对于消费者应用程序,包括社交媒体和其它软件工具,其数据是相似的:20%经常依靠未批准的应用程序从公司防火墙之外进行访问,而且至少一半偶尔使用它们来完成工作。
  来自巴西、中国、印度和墨西哥的调查结果显示,这四个高增长的新兴市场中,这些数字实际上还会大幅跳升。
  一方面,对安全性的担忧和跟上来自消费者方面的创新压力;另一方面,在无限宽容消费工具突破企业防火墙与不为员工提供创新机会的博弈之间,组织正在尝试找到自己的定位,似乎越来越多的公司正在尝试朝着宽容的方向改变。
  事实上,我们发现更多地使用消费IT可以为组织带来三大显著的利益。
  员工工作满意度。近60%的受访者说,如果他们被允许使用消费设备和应用程序进行工作,他们的满意度会上升。对于千禧一代,这一数字更高。
  消费者工具固有的易用性,及其在家里的通用性直接转移到工作场所中,成为员工的期望。他们希望公司IT部门提供相同或更多的功能。
  生产效率。受访者还认为他们使用消费IT在工作中会更有效率。例如,令人惊讶的是82%的中国受访者在调查中表示,如果他们被允许选择自己的硬件和软件工作,他们将&更加机智&。对许多人来说,灵活性是至关重要的。
  消费者IT工具不仅为员工提供在工作时间以外高效工作的能力,还允许他们找到比企业IT更务实的解决方法。例如,医药代表决定使用平板电脑向忙碌的医生显示简短的视频,以获得奔忙中的医生的注意而不用等待另行安排约见。
  创新。像那位护士一样,员工使用消费技术进行创新而不是指望他们的IT部门来追赶技术创新。前星巴克公司管理团队的一名成员,他创建了一个应用程序,只要Android用户把它们的手机连接到支付账号上,通过出示一个条形码,就可以购买咖啡。这个应用第一个月的在线下|载就达到了50000次,令咖|啡因成瘾者非常高兴。但是,员工创新并不是一个无风险的主题。正如一位主管告诉我们的:&我们绝对不想扼杀创新;相反,我们想激励员工进行创新,但是我们也需要可靠的保障。&
  解决风险
  事实上,这正是公司正在纠结的问题。他们想获得工作满意度、生产效率、创新方面的好处,但是他们也认识到,消费IT也带来了一系列的风险。对于这些挑战,作为企业信息化管理的IT部门,应该如何应对?
  令人惊讶的是,我们发现,超过三分之一的机构根本未能解决IT消费化。他们没有既定策略、规定或激励,即使他们有,也不会执行。这往往导致技术的无政府状态。
  对员工来说,这可能行得通,因为他们可以自己做出IT决策。而且这可能在某些实例中有意义,如在初创企业或大学里,或松散的合作关系中,IT基础设施的成本保持在低水平,IT 的自由使用可以推进创新的文化。但它可能会导致严重的数据安全风险,阻碍在组织内通过标准化、兼容的技术实现容易连接的能力。
  另一个极端是,超过三分之一的公司采用专制的方式回应。他们严格控制组织内使用消费设备和应用程序的范围和数量。他们的动机是节省成本,因为公司希望通过标准化、更易维护和简化的安全措施来省钱。
  这种专制的方法在高度监管的行业中一直受到欢迎,因为他们的安全和隐私是最重要的,如金融服务、医疗卫生和政府部门。但是,个人手机和平板电脑加上3G或4G技术,和有技术素养的员工,已经使控制员工使用这些设备变得越来越困难。
  使用&管理式采用&策略
  在无政府主义和专制两个极端之间,第三种策略出现了,这就是我们所说的&管理式采用&。我们调查的公司中有超过四分之一的公司采用了该策略。高管们会接受出现这样的情况:员工为工作需要使用个人设备和应用程序不仅是可以接受的,而且是受欢迎的。而且他们会进行相应的调整,以认识消费IT在工作中的潜力。以下是使&管理式采用&更有效的四种方法:
  1. 扩大范围。通过在可接受设备列表中添加Android手机或iPhone选项,扩大可允许设备的范围,是在工作中管理消费者IT的第一步。一些公司不批准具体的设备,而是专注于技术要求。例如,对于将在公司网络中使用的员工个人的手机,我们研究的一家公司为此提供了一组要求规范(如加密、密码和远程锁定)。
(责任编辑:www.anhui.cc)
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