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公文写作与处理
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公文写作与处理
公文写作与处理
第一章公文
公文即公务文书, 是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法律效力与规范格式的文书, 是进行公务活动的重要工具⑴公文形成的主体是国家机关及其他社会组织⑵公文形成的条件是行使职权和实施管理⑶公文是具有法定效力和规范格式的文书⑷公文是进行公务活动的重要工具
2具有法定地位的机关或组织在行使职权和实施管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文件材料，这是公文形成的必要条件⑴在上古代时期就创造了结绳记事的办法⑵商代后期出现了一种体式较为完整的甲骨文书⑶西周时期，为加强国家的行政管理，已设有专门管理文书的机构与起草文书的官吏⑷秦汉时期是我国封建社会文书工作的确立时期⑸秦汉以后，至清的两千多年，又发展到六七十种类⑹辛亥革命以后，南京临时政府对封建的文书进行了改革，简化了文书的种类
3的体式⑸公文有规定的处理程序
4⑴领导与指导作用⑵行为规范作用⑶传递信息作用⑷公务联系作用⑸凭据记载作用
⑴从公文的来源划分：对外文件、收来文件、内部文件⑵从公文行文关系划分：上行文 平行文 下行文⑶从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件⑷从公文制发机关的性质来划分：法律法规文件、行政文件、党的文件⑸从公文
的内容性质与作用来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文
6不同公文文种；反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文文种的使用界限，正确的使用公文文种，对于做好公文办理工作，具有重要意义。也就是说一份公文的文种并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及公文的具体目的和要求而确定的。只有正确的使用公文名称，才不会妨碍收文机关对文件意图的准确理解。使公文能够及时处理
7⑴2000年发布的<>规定, 现行的公文种类主要为12类13种:命令(令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要⑵1996年发布的<>规定了党的机关公文种类主要有14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要
第二章公文写作
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（共22页）
全国2009 年 1 月自考公文写作与处理试题 课程代码:00341 一、单项选择题(本大题共 20 小题,每小题 1 分,共 20 分) 在每小题列出的四个备选项中只有一...《公文写作与处理基础知识》一、公文的概念 1、公文:公文是公司和二级单位在履行管理职能过程 中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达、贯彻、落实党和...公文写作与处理3解答_电大_成人教育_教育专区。江苏开放大学 形成性考核作业学 姓号名 课程代码课程名称评阅教师第共 三次 四次 任务 任务 公文写作与处理 江苏...公文写作与处理1答案_电大_成人教育_教育专区。江苏开放大学 形成性考核作业学 姓号名 110063 公文写作与处理 课程代码课程名称评阅教师第共 一次 四次 任务 任务...公文写作与处理培训讲义_书信模板_表格/模板_实用文档。公文写作与处理培训讲义 前 言 要把公文写好,需要一番修炼 要把公文写规范,只要认真、仔细就行 不易! 不...公文写作与处理3_实习总结_总结/汇报_实用文档。江苏开放大学 形成性考核作业学 姓号名 4 庄一凡 110063 公文写作与处理 课程代码课程名称评阅教师第共 ...公文写作与处理题库_公务员考试_资格考试/认证_教育专区。公文写作与处理题库一、单项选择题 1,联合行文时,作者应是( A.同级机关 C.三个以上的机关 A.公文的...《公文写作与处理》 第一讲 公文概述第一节 概述 一、公文 即公务文书,是国家机关及其他社会组 织在行使职权和实施管理过程中形成的具有 法定效力和规范体式的...公文写作与处理_书信模板_表格/模板_应用文书。公文写作与处理中公教育集团 1 课程内容体系一、公文基础知识 (一)公文的概念 (二)公文的特点 (三)公文的分类 (...拒绝访问 |
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第一章 公文 &
(第1至7章重点 第8、9章不重要 第10、11、12章适当注意)
第一节 &公文概述
一、什么是公文
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
公文的这一基本含义，可以从以下几个方面来理解：
1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。
2、公文形成的条件是行使职权和实施管理。
3、公文是具有法定效力和规范体式的文书。（这是公文区别其他文章和图书资料的主要之点）
4、公文是进行公务活动的重要工具。
公文体式的规范化是由公文具有法定效力这一特性决定的。
二、公文的产生与发展
公文，或称文书、文件。它是随着阶级、国家、文字的产生而产生。
恩格斯把文字应用于文献记录，即文书的出现当人类文明的重要标志。
在我国，文书的出现可上溯到夏、商、周三代。（选择题）
在三千多年前的商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。即“甲骨卜辞”。
《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本。（选择题）
秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。（选择题）
秦代出现的“书”“奏”，是我国最早的上行公文。（选择题）
1912年元月，南京临时政府颁发了《公文程式》五条，并规定了选用公文分为：“令”“咨”“呈”“示”“状”五种。
在北洋军阀政府和国民党政府统治时期，增加了一些文种。语体也由文言文发展为半文半白，并规定公文必须使用标点符号。
汉代前，我国文的载体材料一般为甲骨、金石、青铜、竹木、缣帛等。其中竹木的使用延续数朝。直到东晋末年，太尉桓玄下令公文统一用纸。（选择题）
公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。
三、文书、文件和公文
在机关日常工作活动中出现的文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。
文书、文件与公文三个概念在不同的场合往往强调不同的侧面，有着不同的称呼和用法。
从狭义上说，文件主要是指机关、组织制成和发布的有文件版头等固定格式的正式行文。
公文是指各机关单位进行公务活动而形成的文件材料。公文是公务文书的简称。
“文书”一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦（下）》。（选择题）
汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。
“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。汉代多称文书，称公文较少。三国以后，多称公文。（考试）
“文件”一词，大约在清代末年才出现。（考试）
第二节 公文的特点与作用
一、公文的特点 （简答题）
1、公文有法定的作者。（这是公文与其他的图书资料的显著区别，是公文的显著特点。）
2、公文有法定的权威。
3、公文有特定的效用。（公文的特定效用是指公文的现实效用）
4、公文有规范的体式。
5、公文有规定的处理程序。（如公文的制发，一般经过起草、核稿、签发的程序）
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
（收文的办理，一般应包括签收登记、分办、批办、承办、催办等程序）
公文法定的作者指的是发文的名义。也就是说，公文主要是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的。
能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。
机关的发文有时也用国家领导人或机关首长的名义。用领导人作为发文的名义，并不是以他个人的名义出现，而是代表他所在机关的身份来发文的，也是法定的作者。必须说明的是，以领导者个人的名义发文，在个人名字前都应冠以机关的名称与职务。如：中华人民共和国主席***。
二、公文的作用
机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。
公文的作用主要表现在以下几个方面：（简答题）
1、领导与指导作用。（党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导与指导。）
2、行为规范作用。 （这种行为规范作用又称之为法规约束作用。国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的）
3、传递信息作用。（公文是传递信息的重要渠道，使各级机关组成一个四通八达的信息网络）
4、公务联系作用。
5、凭据记载作用。（公文是机关公务活动的文字记录。
第三节 公文的分类与文种
一、公文的分类
1、按照公文的来源来划分，可将一个机关的公文分为三个部分：对外文件、收来文件和内部文件。
（1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的向外单位发出的文件。
（2）收来文件。收来文件简称收文。是指由外机关拟制的，发送到本机关来的文件。
（3）内部的文件。 内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。
2、从公文的行文关系、文件的去向，划分为上行文、平行文和下行文三类。
（1）上行文。（上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主部门所发送的公文，是自下而上的行文，帮称上行文。）（报告和请示，就是上行文）
（2）平行文。 （平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文）（“凼”是最重要的平行文）
（3）下行文。 （下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。）
（下行文一般常用指示、决定、意见、通知、批复等）
3、从公文的秘密程序和阅读范围来划分，又可将公文划分为秘密文件、普通文件和公布文件。
（1）秘密文件。（国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。）（文件的保密要求应当有时间限制，经过一定时间，应对文件进行清理，降密、解密）
（2）普通文件。（也可称非密文件。）
（3）公布文件。（公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文件。）
4、从公文制发机关的性质可将公文分为法律、法规文件、行政文件和党的文件。
（1）法律、法规文件。法律、法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章。法律、法规文件一般分为以下三种：
&#9312;法律文件。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关——全国人民代表大会按照立法程序制定的。如《宪法《刑法》《刑事诉讼法》等。
&#9313;法令文件。法令是根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。
&#9314;行政法规与规章文件。行政法规与规章文件是为具体贯彻执行法律、法令和行政法规，所制定的有关条例、规定、办法、细则、规则等。
（2）行政文件。（行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件）
（3）党的文件。（党的文件是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件）
4、按照公文内容的性质与作用，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。
（1）指挥性公文。（指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。）
（2）规范性公文。（它是一种兼有政策和规定性的公文，有较强的规范性和强制性。
如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等）
（3）报请性公文。（是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请求问题时所使用的陈述性、请求性公文。这类公文主要是报告、请示等）
（4）知照性公文。（是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公报、公告、知照性通知、通报、凼等。）
（5）记录性公文。（指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等）
常见的公文的分类还有：
从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又分为特急件和急件。
从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件、技术文件。
从文件的发达目的来划分，可分为主送件、抄送件、批转件、转发件。
从文件的处理要求来划分，可分为需办文件（办件）、参阅文件（阅件）。
二、公文的文种
公文的文种就是每一份公文的名称。
现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文文种，不能滥用。
中华人民共和国成立以来，国家对统一公文文种非常重视。1951年9月，中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》，规定公文文种为7类12种。
1957年10月，《国务院秘书厅关于对公文文种和体式的几点意见》，对原规定的公文文种进行了调整。新增的文种有“令”“请示”“批示”，取消了“签报”“公告”，将“公凼”与“便凼”合并为一个文种“凼”。调整后仍为7类12种。
1981年2月，国务院办公厅颁布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，增加了“指令”“决定”和“决议”，恢复了“公告”，取消了“指示”，修改后的公文文种为9类15种。
1987年2月，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，对公文文种又一次进行了调修改，将“命令”和“令”合为一个文，另增加了会议纪要，为10类15种。
日，国务院办公厅经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，增加了“议案”，取消了“指令”“决议”“布告”，并将“报告”和“请示”分列两类，以强调“报告”与“请示”两个文种分开使用的必要性。
日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》中（自日起施行），将国家行政机关公文种类12类13种进行了调整，取消了“指示”，增加“公告”“通告”分列为两种，调整了文种的排列顺序，调整后的13种现行文种是：（行政机关用的13种公文文种）
&#9312;命令（令）&&
&#9313;决定&&
&#9314;公告&&
&#9315;通告&&
&#9316;通知&&
&#9317;通报&& &#9318;方案
&#9319;报告&
&&&&&&&&#9320;请示&&
&#9321;批复&&
&#9312;意见&&
&#9313;凼&&
&&&#9314;会议纪要
日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定了党的机关公文文种有14种：（党的14种公文文种）
&#9312;决议&&&
&#9313;决定&&&
&#9314;指示&&&
&#9315;意见&&&
&#9316;通知&&&
&#9317;通报&& &#9318;公报
&#9319;报告&&&
&#9320;请示&&&
&#9321;批复&&&
&#9312;条例&&&
&#9313;规定&&&
&#9314;凼&&&&
&#9315;会议纪要
为什么说纸张的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破？（曾考简答题）
（1）汉代以前，文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等，这些载体材料所制成的文书，既不便于运转处理，也不便于保管，在一定程度上限制了文书工作的发展。
（2）公文用纸以后，大大方便了文书的撰制、处理与管理，同时也使公文的种类、名称以至内容、形式越来越丰富多彩，从而极大地提高了文书工作效率。因此，纸张作为公文载体的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破。
如何确定公文的名称？（曾考简答题）
（1）公文的文种也就是每一份公文的名称，如命令、决定、通知、章程等都是公文的名称。在通常情况下，人们把这些公文名称统称为文种。
（2）公文的文种是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。
（3）各种不同的文种名称，可以概括地表明和反映各种公文的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化、制度化。
简述公文的现实效用。（曾考简答题、判断说明、选择题）
公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予
（2）从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关
所赋予的法定效力和作用。
（3）公文所具有的特定效用是有一定的时间性的。任何公文都不是永远有效的。虽然有的公文具有历史文献价值，但从总体上说，它还是着眼于现实效用的。
（4）公文在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。一旦它们的现行使命完成，那些对日后工作有查考利用价值的文件材料就将转化为档案保存，对今后的工作仍然起着查考、凭证作用。
第二章 公文写作
第一节 公文写作概述
一、公文写作是代机关立言
公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。
公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。（选择题）
起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。
公文起草的组织可以分别采用以下三种形式：（经常考试 ）
（1）由一人准备、选取材料并构思布局直到拟写成文。一些小型公文，如简报、便凼、事务性通知，或是基层单位的文件，多采用这种形式。这种形式的优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重要，篇幅较长的公文也存在缺点，如人单力薄，精力分散，有材料取舍、提炼和角度选取上，容易受个人视野和素质的限制，写作质量难以保证。
（2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。在公共写作中，集体构思、一人执笔是运用最普遍的基本组织形式。这种形式能扬长避短，使文稿思路开阔、观点新颖、角度得体，真正成为凝聚集体智慧的结晶。
（3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议，布置全局性工作的指示，多采用这种形式。
讨论修改是指对初稿作进一步加工直到形成送稿的过程。
二、发挥公文效用，把好公文质量关
公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。（选择题）
1、在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。（选择题）
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
（政策性是衡量公文质量的重要条件）
2、在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。（选择题）
所谓行文规范，是指公文的文种、格式等都由国家统一规定。文种选用要正确，格式要符合要求，文字要规范，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。
公文是为机关立言的，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。
领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。
第二节 公文写作的特点和要求
一、公文写作的特点
公文写作不同于其他种类文章的写作，其主要特点表现在以下几方面：（简答题）
1、被动写作，遵命性强。（公文是在领导授意之下以被动的方式进行的，具有较强的遵命性）
2、对象明确，针对性强（公文写作必须明确受文对象，公文内容应当具有针对性）
3、集思广益，群体性强（公文写作不是凭撰写者个人行为，一般不具有个人风格）
4、决策之作，政策性强（我国党政机关是以层级制为主的体系结构）
5、急迫之作，时限性强
6、讲究格式，规范性强
二、公文写作的基本要求
公文写作的基本要求是：（曾考论述题，选择题）
1、要保证公文内容在政治上的正确性。
2、要实事求是，在业务上符合客观规律。
3、在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。
4、公文起草要符合统一规定的体式与程序。
5、要注意选用书写载体材料与字迹材料。
毛泽东同志在《工作方法六十条》指出：“文章和文件都应当具有这三种性质：
准确性、鲜明性、生动性。”
公文的鲜明性有两个方面的含义：一是观点和材料的统一；二是主题要突出。
公文撰写符合统一规定的体式是为了保证公文的完整性、正确性和有效性。
符合公文格式的文件是公文处理标准化的基础。
第三节 公文写作的步骤与方法： （曾考论述题：公文写作的一般步骤和方法）
（一）明确发文主旨&& （二）收集有关材料
（三）拟出写作提纲&&
（四）认真起草正文&& （五）反复检查修改
一、明确发文主旨
公文的主旨体现了机关领导意图和发文目的，它是公文的灵魂和统帅。
在动笔之前，先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，通常包括以下内容：（简答题）
（1）公文的中心内容是什么？
（2）根据公文内容，准备采用什么文种。
（3）要明确公文发送范围和阅读对象。
（4）明确发文的具体要求。
二、收集有关材料
对于比较复杂、篇幅较长的文件，往往要收集材料和调查研究，这项工作的主要内容有：（简答题）
收集、阅读和研究有关的文件材料。
（2）深入下去，收集有关的实际材料。
材料的收集必须做到真实、典型、适用、时效。
三、拟出写作提纲
四、认真起草正文 （曾考：在公文的起草阶段，应注意什么问题）
正文的起草是公文写作的重要步骤，应当注意以下问题：（简答题）
1、公文主题，选好用好材料。
2、观点正确，情况确实。
3、内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见。
4、文字表述要简练，交代问题要清楚。
引用公文要先引标题，后引发文字号。
五、反复检查修改
重视文稿的修改，是保证和提高公文写作质量重要和惟一的途径。
公文的修改，应从以下几方面着手：（选择题或简答题）
1、关于主题的修改&&&&
2、关于观点的修改
3、关于材料的修改&&&&
4、关于结构的修改&&&&&
5、关于语言的修改
第四节 公文写作人员的修养
一、公文写作人员加强修养的重要性
1、公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作。公文写得好与不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。
2、公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具和手段。
3、因此，公文写作人员必须充分认识公文在国家管理活动中的重要作用。
公文质量是公文效用的基础，公文效用是公文质量的反映，两者具有一致性。
二、公文写作人员应具有的修养
公文写作人员的素质修养主要体现在以下几个方面：（简答题）
1、政治素质好
2、有一定的政策理论水平 （政治理论水平的高低直接决定公文写作的成败）
3、熟悉业务和机关工作情况
4、有较宽的知识面
5、有较好的文字功底 （语言文字是公文的第一要素）
三、公文写作人员加强修养的途径 （简答题）
公文写作人员加强修养应从以下几个方面着手：
1、与时俱进，勇于创新、
2、博览群书，增长知识
3、深入实践，勤学苦练
第三章 公文的体式与稿本
第一节 公文的体式
公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。
公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性。
1956年1月，中共中央办公厅和国务院办公厅分别发出通知，文件一律改为自左至右，横写横排，左侧装订，并统一了文件用纸的规格要求。
1989年2月，GB826-89《发文稿纸格式》，规定了发文稿纸的标准格式，并从日起实施。
二、公文的文体
文体，即文章体裁。
文章的体裁一般是从文章的表达方式和运用语言的不同特点来加以区分的。
公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
通常在写作上运用的表达方式有叙述、描写、抒情、言论和说明五种。
根据表达方式的不同，人们一般将文章分为应用文体和文艺文体两大类。
公文则属应用文体，它具有应用文体的一般特点，即具有实用性、严肃性和程式性。但公文文体又与一般的应用文体不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。
（一）公文的表达方式
表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。
在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒性。这是由公文的文体性质与功能决定的，是公文文体的主要特点。（选择题）
就具体文种而言，报告、请求、通报等侧重于叙述；法律、法规文件以及通告、公告等主要是说明；调查报告、会议纪要以及综合性的工作总结等通常是夹叙夹议；而在公文中运用议论为主要表达方式的则有讲话稿等。
1、叙述& （在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主）
公文的叙事与一般记叙文的不同之处在于：（曾考简答题）
&#9312;公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。
&#9313;公文中运用叙述的方法主要是顺叙。（开门见山，平铺直叙是公文写作应提倡和遵循的原则）
&#9314;在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。
2、说明 （说明是公文写作中最常用、最主要的表达方式）
说明的主要方法有：（选择题 曾考简答题）
&#9312;定义说明。 （定义说明是指用下定义的方法来说明事物的性质和特征）
&#9313;注释说明。 （注释说明是指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释）
&#9314;比较说明。 （比较说明是指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较）
&#9315;数字说明。 （数字说明是指用确切的数字来说明事物）
&#9316;举例说明。 （举例说明是指列举典型事例来说明事物）
&#9317;分类说明。 （指根据事物各类属性的差别，划分若干类别，分别加以说明的方法）
以上六种，是公文较常见的说明方法。 还有图表说明、引用说明、分析说明。
3、议论& （在公文写作实践中，单独使用议论形式的比较少）
在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯通全文的主要表达方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。
议论的论点、论据和论证。
论点，又称论题或观点。（论点是议论的核心）
&#9313;论据。公文的论据可分为三类：一类是事实论据，这是公文论据的主要形式；二是理论论据；三是政策法规论据，以政策法规为论据，是公文论据的独特之处。
&#9314;论证。 在公文写作中，论证的主要作用是说明理由，作出证明。
（二）公文的语言特点
语言是公文的第一要素。（选择题）
由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。
1、准确。准确是公文语言的主要特征和基本要求。公文语言的准确表达，决定于思路的清晰，同时也决定于对字、词、句的精心选择和反复推敲。
2、简明。把公文写得简短明了，精练准确，这是公文的现实效用性决定的，也是公文写作的基本要注。
3、庄重。这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力决定的。
在上行公文中应恰当地使用敬语。
4、得体。得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。其基本要求是：一是要适应行文的语体风格；二是要分清上下级关系，掌握好分寸；三是要恰当运用公文的专业用语。
（三）公文中几种常见词语的运用
1、公文的特定用语主要有：
&#9312;开端用语。（开端用语是用于表示行文的目的、依据与原因的）如：
& 为、为了、关于、由于、遵照、依照、根据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。
&#9313;引叙用语。（引叙用语是在引叙来文（电）时使用的）如：
& 现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。
&#9314;经办用语。（经办用语是用于表示工作办理的时间及过程的）如：
& 业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。
&#9315;称谓用语。（称谓用语是用以表示不同人称的）如：
我局（公司、厂、处……）、你局、本局、贵局、该局等。
&#9316;期请用语。（期请用语是用来表示请求与期望的）如：
& 拟请、凼请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。
&#9317;表达用语。（表态用语是用来对来文表明态度的）如：
& 同意、照办、可行、拟同意、不同意、不可、不妥、请核查等。
&#9318;综合用语。（综合用语是对所叙述的情况进行综合时使用的）如：
& 如上所述、综上所述、上述、总之 等。
&#9319;过渡用语。（是在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用的）如：
& 为此、据此、因此、现凼复如下、现通告如下 等。
&#9320;谦敬用语。如： 恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙、承蒙协助、
& 承蒙惠允、不胜、不胜荣幸、不胜感激 等。
&#9321;结尾用语。 如：此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此凼告、
& 特此凼达、特此通知、特此通告、特此批复、请遵照办理、等。
2、惯用语。惯用语是指一定民族语言中长期形成的习惯用语。它是口语中短小定型的语句。如“抓辫子”、“吃大锅饭”等。
3、缩略语。缩略语是由较长的词语缩短而成的。如：“一国两制”、“三农”问题、
&& “三个体表”“政协”等。
4、成语。成语是一种相沿习用、具有书面语言色彩的定型词或短语。
5、引用语。引用语是指在写作中引用前人的现成语句业论证或说明问题。
在公文写作中，引用语的使用一般有以下几种情况：一是引用名人名言；二是引用古书上的现成语句；三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句。
第二节 公文的构成要素与文面格式
一、公文的构成要素
一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。
《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。
但其中的发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关、印发日期这10个要素是一般公文的固定组成部分，其他要素是否标注要视公文的具体情况而定。
二、公文的文面格式
公文的文面格式即公文的规格式样，是指公文的各个要素在公文文面上标准的位置和书写的样式。
公文讲求文面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。
《格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。
置于公文首页红色反线以上的各要素统称“眉首”；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。
《格式》规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。这样，眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。
现将公文的各构成要素按照《格式》划分的眉首、主体、版记三个部分的顺序分述于下：
（一）眉首部分
公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。
1、公文份数序号。公文份数序号简称公文份号。是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。并不是所有的公文都需要编制份数序号。
《办法》和《条例》都规定带密级的公文要编制份数序号。
国务院的文件都编有份数序号。
编制份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。
编制份数序号一般用6位（不得少于两位）阿拉伯数码，其位置在版心左上角顶格第一行，数字不足规定数时，前面用“0”补齐。
2、秘密等级和保密期限
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。《办法》和《条例》都规定对涉及党和国家秘密的公文应当标明密级。（绝密、机密、秘密三级）
保密期限的应根据实际情况而确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期不作标注，凡期限不作标注的可按二十年认定。标注的方法是在密级与期限中间加&#9733;，如“秘密&#9733;五年”“机密&#9733;长期”“绝密&#9733;”等。
公文密级的标注位置在文件首页公文版头右上角第一行。用3号黑体字标注，两字之间空出一个字的距离。如“秘
密”，如需同时加期限的“机密&#9733;一年 ”。
凡传递秘密文件应在文件封皮上加盖戳记注明。
3、紧急程度。
紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。又称缓急时限或处理时限。
紧急公文应根据紧急的程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
紧急文件标明何种等级，应由公文签发人确定。
标明紧急程度的位置在文件首页文头右上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，下下对齐。
紧急程度应在信封或封筒上加盖戳记注明。
4、发文机关标识
发文机关标识即人们通常所说的“文头”。它是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关文件版头。
发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。
发文机关标识大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体应选用小标宋体字。版头下面有一条宽度同版心的间隔横线，作为眉首区域与主体区域的分界线。
党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
间隔线与版头一样套红印刷，表现出公文的严肃性与权威性。使用这种套红版头的文件，通常称之为“红头文件”。
联合行文，文件版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。
联合行文必须注意民《格式》中规定“文件首页必须显示正文”这一要求。
在民族区域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字排在上面或前面。
5、发文字号
发文字号是指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年份（加六角括号〔〕）和序号组成。
发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如“国”代表国务院，“国办”代表国务院办公厅。
发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排。
年份要写全，置六角括号内。不要将〔1998〕写成〔98〕，也不要将年份置于机关代字之前；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，也不加“字”字。
几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。
党政机关的联合发文，只标注党的机关发文字号。
发文字号的收写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列。用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第&号”。
签发人标识仅在上报的公文中才出现。
在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。同样，也是下级单位表示谁可以对上报的公文负责。
《办法》第十条规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“
签发人标识的位置按《格式》规定应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处一行。这样，发文字号就不要居中了，要居左空1字，签发人侧右空1字，这样排列起来对称、美观。同时还规定“签发人”三字用仿宋体，签发人姓名用楷体，这样规定是使签发人的姓名突出、醒目。
（二）主体部分
公文的主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等项。
1、公文标题。公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成。
也有省略的情况，例如：
（1）省略机关名称。如：《出版物汉字使用管理规定》
（2）省略事由。如《中华人民共和国财政部令》
（3）机关名称和事由同时省略的。这类情况多见于公布性公文，如机关内部的通知、通告、词，法院的布告等，仅仅以文种作为标题。
公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分1行或多行居中排列。
2、主送机关。
“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”也就是说，主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。
主送机关又称主送单位或行文对象。
公文的主送机关一般有以下三种情况：
（1）上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。除批复以外，一般的下行公文都有两个以上的主送机关。
（2）下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关。
（3）直接向社会公众发布的公文，如通告、公告、等告知性公文，它的知照对象是全社会或者全体人民群众，在这种情况，公文的主送机关就没有必要再写了。
主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。根据机关类型中间用顿号或逗号，末尾加冒号。用3号仿宋字体。
如果主送机关名称过多，而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移到版部分主题之下，抄送之上，作变通处理。
3、正文。正文是公文的主体部分，是公文的核心。
正文的结构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分。
（1）导语。导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法。
&#9312;依据式，即简要地说明发文的依据。通常用“据”“根据”或“按照”“遵照”等开头。
&#9313;目的式，即开宗明义说明发文的目的。通常使用“为”“为了”等开头。
&#9314;原因式，即简要地说明发文的原因。通常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开关。
正文主体。正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。
结束语。结束语就是正文的结尾。
上行文的结束语一般用“以上意见当否，请指示”，“妥否，请批复”“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”“以上报告，请审阅”等。
平等文的结束语一般用“专些凼达”，“敬希凼复”“特此凼告”等。
下行文的结束语一般为“此令”“此告”“希遵照办理”“希贯彻执行”等。
转发性文件和被转发的文件在形式上是正件和附件的关系，实质上它们都是正件。所以，被转发、印发的文件同转发性文件（包括批转性文件），一样仍属正文，而不能看成是附件。
4、附件。公文如有附件，应在正文下一行加以标识，用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。
公文附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。
附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，标明所附文件材料名称及件数。
附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，应在附件上标识公文的发文字号。
5、成文时间是指公文形成的时间，是公文的一项重要内容。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。如果公文没有成文时间，在某种意义上说是一纸空文。
成文时间要用汉字书写，年、月、日要写齐全，不得将阿拉伯数字与汉字混用。
公文的成文时间有以下几种情况：
在一般情况下，以领导人签发时间为准。
经会议讨论通过的公文，以会议通过时间为准，并加括号写在公文标题正下方。
规范性公文以批准时间为准。
两个以上机关的联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。
一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、凼等的成文时间以它们的印发时间为准。
6、公文生效标识。公文生效标识是指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，它是证明公文效力的表现形式。
公文生效标识有两种情况：一是单一发文机关如何加盖机关印章；二是联合行文的机关如何加盖机关印章。分述如下：
（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识。
一般情况下除会议纪要外，机关制发的公文都要加盖印章；不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的。
成文时间的横向距离是右空4个字，纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在行文时间上，印章的上弧距正文（或附件）不到1行的空白，这样要求是防止变造公文。
（2）联合行文印章
联合行文加盖印章有两种情况。一是两个单位的行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，要排列整齐，两上印章互不交切，间距不超过3MM；二是三个或三个以上单位联合行文时，会出现至少一个以上机关印章无法压在成文时间上，为了防止空白印章的出现，将行文单位名称排在成文时间和正文之间，将印章加盖在单位的名称上。
（3）关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明。
当公排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用“此页无正文”的方法解决。
7、附注。附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。如“此件发至县团级”“此件可见报”等。（不是对公文的内容作出解释）
附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行）
（三）版记部分
公文的版部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等项。
1、主题词。
主题词是指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。
公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于公文管理的规范化、科学化。
（1）公文标注主题词的作用是：（简答题）
可以准确简要地概括文件的主要内容。
可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。主要表现在：一是快、二是准、三是全
有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。
公文标注主题词的步骤是：
首先进行主题分析，即先从公文标题中确定主题，再从小标题或内容中抽出公文标题中没有说明，却是公文重要内容的概念。
其次是主题标识，在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转化成规范语言。
再次是主题词誊录，最后由公文的审核人反关审定。
（2）公文标注主题词应当注意以下问题：（简答题）
&#9312;必须在公文主题词表中选用主题词。
公文主题词表中的类别标题不作主题词用。
主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。
一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。
“主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，“主题词”后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个字的间距。
一份文件一般以不超过五个主题词为宜。
2、抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需执行或知晓公文的其他机关。
确定抄送机关要掌握以下几条原则：
抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关，即不能滥报滥送，也不能漏报漏送。
向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。
向下级机关的重要公文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的公文，不得再上报上级机关。
在一般情况下，下级机关也不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件。
因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关。
受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容主送机关和抄送机关。
抄送机关标注在主题词下1行，左空1字用3号仿宋字标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关之间用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐。
“抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列；人大常委会办公厅、全国政协办公厅、高法院、高检院排后面，但应另起一行；如抄送各民主党派中央应排在最后，单独另起一行。”
3、印发机关和印发说明。
印发机关和印发说明是对文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份等。
这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门，印发机关应使用全称或规范化简称进行标识。
印发时间以公文付印的时间为准，以阿拉伯数码完整地标识出年、月、日。
印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下）占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。
按《格式》规定：“版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。”也就是说，版记一定要放在公文的最后一个页面的最下面的位置。
就公文的整体结构而言，有单式结构和复式结构两种。
所谓单式结构是指一份公文由一个主体单独构成。
而复式结构则有两种情况：一种是主体加附件，另一种是转发件加被转发件，即在一份完整的公文之中包含有主件与附件、转发件与被转发件。版记就是“文尾”，版记的含义应是这一整体的末尾而不应是某一部分的末尾。所以，无论是单式结构公文还是复式结构公文，版记只有一个，且应置于公文整体结构的最后。
三、公文的特定格式
常见的公文格式：& （信凼式格式、命令式格式、会议纪要格式）
（一）信凼式格式
经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信凼式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。具体格式为：
1、发文机关名称上边缘距上页边30mm，然后在30mm之下标识发文机关名称。
2、在发文机关名称4mm之下印发一条上粗下细的武文张，在距离下页边20mm处钱一条上细下粗的文武张。线的长度均为170mm.
3、“信凼式”公文的份数序号、密级、紧密程度可以放在武文线下左上顶格。发文字号放在武文线下右上角顶格。首页的页码放在文武线之上右下角为宜。
4、“信凼式”公文的发文机关名称及双线均印红色。
（二）命令格式：命令（令）可以说是国家行政机关发文的最高级形式。
（三）会议纪要格式
第三节 公文的排版形式与装订要求
一、公文的排版形式
公文的排版形式，是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。
公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
公文排版的有关问题分述如下：
1、公文用纸尺寸与规格。“公文用纸一般采用国际标准A4型”
2、公文的书写形式。公文中的文字符号一律采用从上至下自左向右横写横排，每行长度与版心相等。
3、字体字号的选用。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观定。但一般应小于22mm&15mm，不超过国务院文件。
公文大标题推荐使用2号宋体字，小标题推荐使用3号宋体字。
秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点句推荐使用3号黑体字；主题词的词目推荐使用3号宋体字。
一般公文的发文文号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关，印发说明等推荐使用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字标识。
4、排版规格
《格式》规定：“公文的正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行指28个字。”
5、制版要求：“版面干净无底灰，字迹清楚无断划、尺寸标准、版心不斜、误差不超过1mm。”
6、印刷要求。双面印刷、页码套正，两面误差不得超过2mm。
二、公文的装订要求
《格式》规定：“公文应左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后北平整，不空。”
第四节 公文的稿本
公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的公文，在撰写过程中，以根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。
一、公文的文稿
公文的文稿是指公文起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。
草稿。 草稿是指内容和文字表述都未成熟的原始稿件。
文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。
草稿的作用是主要供发文机关内部在撰拟公文过程中的讨论、修改和送审使用。
草稿的特点是尚未定型、非正式、无效力。
按照公文文稿修改的次数，可称为初稿、二稿、三稿。。。
按文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。（选择题）
2、定稿。定稿是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有履行了法定生效程序的定稿才能形成正式文件。
定稿是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。
定稿又称“原稿”“底稿”“正稿”，但称之为“定稿”更为确切。
定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的方面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过情况的记载。
定稿上面的签发标记决定了它的效力，它是印制正式文件和日后工作查考的直接凭证。
二、公文的文本
同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。
正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效
2、副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。
副本的作用，主要代替正本供传阅、参考和备查使用。
公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。它的特点是根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。
存本和副本者都是从正本而来，它们的区别在于：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考这用。
发文机关应将存本与定稿一起整理归档。
4、修订本。修订本是对于已经发布生效的文件，在实行一个时期后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。从修订本发布之日起，原文本即行失效。
5、试行本、暂行本。
6、各种文字文字。
一是指少数民族自治地区
二是指外交工作中所使用的文件。
第四章 公文的行文规范
按照一定的规定或来维护机关之间的行文秩序称为称为行文规范。
公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式、行文规则三方面。（选择题）
第一节 公文的行文关系
公文的行文关系是指发文机关与收文机关的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。（多选题）
一、确定行文关系的基本原则
《办法》规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”（选择题）
《条例》也规定：“党的机关行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。”
党政机关行文关系的基本原则。
1、国家行政机关的隶属关系和职权范围。
国家行政机关的隶属和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。
在我国，国务院是最高国家权力机关的执行机关，是最高国家行政机关。
《宪法》第一百零八条规定：“县级以上的地方各级人民政府领导所属各工作部门和下级人民政府工作，有权改变或者撤销所属各工作部门和下级人民政府的不适当的决定。”
2、党的各级机关的隶属关系和职权范围。
党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。
《党章》还规定：“有关全国性的重大决策问题，只有党中央有权作出决定。”
二、机关之间行文关系的划分
党政机关之间的各种关系大体可以分为以下四种情况：
1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。
2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。
3、非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。
4、同一系统的同级机关之间的关系，属于平等关系。
以上这四种情况的机关，就构成了一定的行文关系。前两种情况的机关之间相互行文需使用上行文或下行文，后两种情况的机关相互行文则应使用平行文。
第二节 公文的行文方向与方式
根据机关之间的不同行文关系，可将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向。
根据机关工作的需要分为以下几种不同的行文方式：
一、下行文
下行文是指上级机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。
根据发文的不同目的要求，下行文可分为以下三种行文方式：
1、逐级下行文。逐级下行文是指采取逐级下达或只对直属下级机关下达的一种行文方式。
2、多级下行文。多级下行文指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。
3、直达基层组织和群众的下行文。这种下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。
二、上行文
上行文指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。
根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为以下三种行文方式：
1、逐级上行文。逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。
&&&&&&&&&&&&&&&&&
这是上行文中最基本、最常用的一种方式。
2、多级上行文。多级上行文是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。这种方式只在少数特殊需要的情况下使用。往往是发生问题比较重大，需同时请直属上级和更高级的领导机关了解、指示和批复。
3、越级上行文。越级上行文就是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。这种方式不可随意使用，如：由于特殊紧急的情况，发生战争或严重自然灾害，逐级上报将会延误时机、造成损失的问题；经多次请示直接的上级机关，长期没有得到解决的问题；上级机关交办并指定越级直接上报的问题；对直接上级机关进行检举、控制的问题；直接上下级机关或领导之间有争议而无法解决的问题；询问与联系极个别的、必要的具体问题等。
三、平行文
平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。
第三节 公文的行文规则
行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。
公文的行文规则在《办法》中规定了11条，在《条例》中规定了5条，两个文件相关条款的基本精神是一致的。
行文规则的主要内容归纳起来有以下几个方面：
一、注意隶属关系，尊重机关职权
机关之间的隶属关系和职权范围是确定行文关系的重要前提，也是制定行文规则的重要依据。
同一系统的上下级业务部门之间，仅有业务指导关系，没有隶属关系 。
上级业务主管部门除根据授权和有关规定外，一般不能直接对下级领导机关行文。
二、大力精减文件，严格控制发文数量和范围
三、在一般情况下，党政机关不得越级行文
四、牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后下行文
五、行文必须正确定主送机关和抄送机关
凡受双重领导的机关上报公文，应根据公文的内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项；上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应当同时抄送其另一上级机关。
向上级机关的行文如需报送其他相关的上级机关，则可用抄送的形式；向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
六、主送机关与公文文种要相互呼应
主送机关是直属上级领导机关的，其行文可用“请示”“报告”等上行文文种。
主送机关是直属下级机关的，可用“通知”“通报”“指示”“决定”“批复”等下行文文种。
同级或是不相隶属的机关，一般只用平行文“凼”的文种。
七、关于联合行文的问题
同级机关、部门或单位可以联合行文。如：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府坷以联合行文；政府与同级党委、军队机关可以联合行文、政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与各级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。
联合行文的各机关或部门必须是同级的，不同级别的机关或部门不能联合行文。
八、关于“请示”的行文问题
凡请求的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。如请示的内容需同时告知其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。
请示的公文，应当按正常的办文程序上报上级机关，由秘书部门统一办理。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
九、关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题
各级党政机关办公厅（室）向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。
十、经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行
经过批准在报刊上全文发布的公文，应当视为正式公文依照执行，发文机关可不再行文。
第五章 机关法定公文的写作（上）
第一节 命令（令）
一、命令（令）概述
命令，简称令，是领导机关分布发的具有强制执行性质的指挥性文件。
《办法》规定：命令（令）“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员；撤销下级机关不适当的决定。”
在中国共产党领导的红色政权如瑞金中央工农民主政府、陕甘宁边地区政府等的公文中，也有“令”“命令”“训令”“通令”“指令”“任免令”等文种。
日修订公布的《办法》则用“命令（令）”的标示办法。
就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。
党的各级领导机关一般不单独使用“命令（令）”这一文种。
二、命令（令）的特点
命令是体现国家领导机关意志的重要下行公文，它有以下三个主要特点：（选择题）
&#9312;权威性&&&
&#9313;指挥性&&& &#9314;强制性
命令（令）的权威性主要表现在两个方面：
一是发布命令的必须是具有乡以上级别的国家权力机关的执行机关；
二是命令的内容重要且有不可更改性，处理一般性的公务不宜使用命令这一文种，命令一旦发出，非十分特殊的情况，不能轻易更改。
三、命令（令）的类型
命令（令）的类型很多，主要根据它的使用范围和作用确定，如公布令、行政令、嘉奖令、任免令、动员令、戒严令、通缉令、特赦令等，最常用的是下面三种：
（1）公布令 （公布令也可称为发布令或颁布令，适用于公布法律、法规、规章）&
（2）行政令 （是国家行政机关为施行重大强制性行政措施而发布的命令，县级以上）
（3）嘉奖令 （为奖励有突出贡献的人员或集体，一般是省级以上机构才用命令形式宣布）
四、命令（令）的写作
下面分三点谈命令写作的要求和具体方法：（简答题）
（一）必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。
（二）要注意各类型命令写作的共同点和不同点。
（三）语言要准确、凝炼、庄重、有力。
命令的内容单一，一般一文一事，篇幅都比较短
命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成
公布令的正文很短，只要说明公布什么法规，什么机构什么时候通过，什么时间开始施行，就可以了。公布令必须把法规全文放在命令之后同时公布。
行政令的正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。
嘉奖令的正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。
第二节 议案
一、议案概述
议案，是有方案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。
1993年11月，国务院办公厅在修订后发布的《办法》中，首次将“议案”列为国家行政机关法定公文文种。规定：“议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审诉事项。”
“县级以上的地方各级人民代表大会代表十人以上联名，乡、民族乡、镇的人民代表大会代表五人以上联名，可以向本级人民代表大会提出属于本级人民代表大会职权范围内的议案。”
“省、自治区、直辖市、自治州、设区的市的人民代表大会常务委员会组成人员五人以上联名，可向本级常务委员会提出议案。
可以提出议案的，是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。
二、议案的特点：议案的特点主要有两个：
（1）行文关系及办理程序的法定性。
（2）行文内容的单一性和可行性。（一个议案提请审议一个事项）
三、议案的类型&&
根据提出者身份的不同，议案可分为两大类：
（一）由职能机构提出的方案。
职能机构主要指国家权力机构的办事或执行机构，如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院等。
（二）由人民代表提出的
四、议案的写作
议案的写作要注意这样三点：（简答题）
提出的问题且已具备解决的条件。
（二）要注意提出的权限和时限。（必须在大会规定的截止日期前，一般是在预备会议期间）
（三）要注意行文格式和办理程序。
标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成，中间一般要加“提请审议”“提请审议批准”“提请审议决定”等字样。
议案的正文要说明提出方案的理由及具体内容，内容如涉及条文、方案、计划等等，要将有关条文等同时送上。
议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。
议案审议表格一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。
第三节 决定 决议
一、决定& (曾考简答题：决定在党的机关和国家行政机关的适用范围)答1和答2
决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。
答1：《办法》规定：“决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”
答2：《条例》规定：“决定对重要事项作出决策和安排。”
1996年5月，《条例》也将“决定”列为党的机关使用的主要公文文种之一。
（二）决定的特点：& 决定的主要特点有三个：（选择题）
（1）内容重要&&
（2）政策性强&& （3）有约束力
（三）决定的类型&
决定的适用范围很广，比较常见的有下面三种类型：
1、指挥型&&
2、个案型&& 3、知照型
（四）决定的写作
1、决定的标题，由决定机构、决定事由、文种三部分构成，在标题下面用括号标出作决定的日期，有的还标明由什么会议通过。
2、决定的正文，三种类型的写法略有不同。
（1）指挥型的决定，一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。
（2）个案型的决定，一般由个案事实分析（即决定理由）、决定事项、期望要求三部分组成。
（3）知照型的决定，正文写作比较简单，只要把需要“广而告之”的决定事项一一列出就可以了。
3、决定的文字，要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。
决议是经领导机构主持召开的会议通过对重要事项进行决策部署的指导性公文。
自日起，国家行政机关内部的行文，则以“决定”或“会议纪要”取代“决议”。
（二）决议的特点有两个：（选择题）
1、表达群体意志&& 2、有权威性和约束力
（三）决议的类型主要可分两类：（选择题）
1、决策部署型&& 2、结果公布型
（四）决议和决定的异同 （简答）
决议和决定都是下午的指挥公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；在文字表述方面，风格也一致，都要求准确、鲜明、简洁。（相同点）
决议和决定的不同在于：
1、形成的程序不完全一样。决议必须由会议通过，而决定可以会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。
2、内容的范围不尽相同。 决议多半针对全局性问题作出决策，决定既可能解决全局性问题，也有不少用以解决具体事项。
3、发布形式略有不同。决议以会议名称发布，决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。
第四节 指示 意见
指示是上级机关对下级机关指导工作的公文。
“指示”作为文种，最早使用的是中国共产党领导的机构。
直至2000年8月，国务院新发布的《办法》中，才将“指示”这一文种取消。
（二）指示的特点： 指示的特点有两点：（选择题）
1、针对性& 2、原则性
（三）指示的类型：按照指示内容涉及的范围，指示可分为两类：（选择题）
1、涉及合局问题，带普遍性的指示。
2、涉及局部问题，带特殊性的指示。
（四）指示的写作
1、指示的标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成。
2、指示的正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。
指示根据包括理论根据、政策根据、现实根据等。（选择题）
意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。
《条例》《办法》都规定：“意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。”
意见，很长时间未作为正式文种。1996年5月，《条例》才把它定为公文种类之一。
（二）意见的类型和特点：
由于发表见解机构地位的不同，因而意见的类型也有不同的两种：（曾考简答题）
1、直接指导型。这是领导机关直接对重要问题发表意见，用以指导下级的工作，其性质相当于“指示”
2、批转执行型。这类“意见”由职能部门提出，经领导机关同意，批转或转发各下级部门执行。
（三）意见的写作
意见的写作，总的说来和“指示”差不多，即要注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表述条理要清晰等。下面再强调两点：
1、意见的标题，一般也是发文单位加事由加文种，但如上级机构批转或转发，则多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附后面。
2、意见的正文，一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实根据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的原则、步骤、方法等。
日，“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。
第六章 机关法定公文的写作（中）
第五节 公告 通告 公报
一、公告、通告（是行政机关的法定文种，但不是党的机关的公文文种）
公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。
通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。
《办法》规定：“公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告 适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。”
1957年取消了“公告”文种，1981年又恢复了“公告”文种，1993年取消了“布告”文种。
（二）公告、通告的特点和差异 （曾考论述题）
公告、通告是性质相近而有一定差别的文种，它们在三个方面有大同小异的特点：
1、发布的公开性：公告和通告的内容都是公开的，发布的目的要让大家知道或遵守。差别在于发布的范围不尽相同，公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。
2、事项的重要性：公告和通告是代表政府或一定机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布。一般公告公布的都是比较重大的事情，而通告公布的，虽次于公告，但在其适用范围内，也是重要的事情。一般性的事情，可以使用通知或其他形式。
3、操作的严肃性：公告一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会批准，一般机关团体，不能随意发布公告。
4、总之，公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。
（三）公告、通告的类型
公告和通告，按照其内容的性质，都可以分为两大类：
1、涉及法定事项的公告、通告：（在宪法、法律、法规赋予的权力范围内，有关机构可以发布公告、通告，规定一些事项，有关人员必须遵守。）
2、知照性公告、通告：（这类公告、通告发布的目的，只是让群众或者有关人员知道，并不需要大家去遵守或者执行。）
（四）公告、通告的写作（简答题）
1、符合权限，一事一告。
2、内容明确，语气庄重。
3、注意格式。
公告、通告的标题有四种形式：发文单位+事由+文种；发文单位+文种；事由+文种；文种。
公告、通告的正文写法比较简单，只要把公布的事情扼要写出来就可以了。
正文最后，可加“现予公告”“特此公告”“本通告自公布之日起施行”“特批通告”等习惯用语，有时可不加。
公告、通告的署名和日期，一般放在全文最后的右下角，但如标题部分已显示，则最后可以不再另署。
二、公报& （公报是党的机关公文文种，但不是行政机关的法定公文文种）
公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。
《条例》规定：“公报 用于公开发布重要决定或者重大事情。”
常用的公报有会议公报、统计公报、外交公报三种类型。（选择题）
不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：（简答题）
1、会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。
2、统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布。
3、外交公布涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。
第六节 通知 （通知是最重要、应用最频繁的公文文种）
通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。
《办法》规定：“通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员”。
通知是一种使用面极广、以下行文为主也可以平行的公文文种。
通知产生于民国时期，1942年以前属于非公文程式议程。1951列为法定文种。
通知的主要用途是：
1、上级机关对下级机关通知应该知道或者办理的一般事项用通知；
2、发布某些行政法规或者对下级机关工作有所指示，按照内容不适宜用命令或指示发布的，用通知发布。
3、国务院和各部、各委员会及地方各级人民委员会的秘书工作部门，转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示用通知。
4、平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项用通知。
1981年，《办法》把通知和通报分开为两类公文，规定：“传达上级机关的指示，要求下级机关办理或者需要知道的事项，批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，用通知。”“表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要各机关知道的事项，用通报”。
二、通知的类型 （根据适用范围的不同，通知主要分为六大类：
（一）发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。
（二）批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文（如请示、报告）给所属有关人员，让他们周知或执行。
（三）转发性通知：用于转发上级和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。
（四）指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。
（五）任免性通知：用于任免和聘用干部。
（六）事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关部门和群众。较常见的有开会通知、放假通知、缴费通知等。
三、通知的写作
写作时要注意不同类型的通知的不同特点：
（一）标题& （“通知”标题的写法，曾考简答题）
（1）标题多采用“发文单位+事由+文种”或“事由+文种”两种形式。
（2）简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。
（3）批转性、转发性通知，标题中应标明“批转”“转发”字样，并要列出原发文单位、原文件名称。
（4）如果原文件是通知，则可省略一个“通知”字样，不必写成“转发…关于…的通知的通知”。
（二）正文& 不同类型通知的正文有不同写法：
1、发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可以了。
2、批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。多数情况下发文单位还要对原文件发表一点意见，最好是另起一段写，内容一般是对原文件的评价]对贯彻执行提出的要求和希望。
3、指示性通知
写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三个方面讲清楚。指示性通知正文的构架大体如此：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分列出，最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。
4、任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。也有的写出任期、待遇。
5、事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。
通知一般在正文之前左上角写受文机关，在正文之后的右下角写发文机关和发文日期。
少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可以不写受文单位名称。
遇到比较紧急，需要迅速传达、处理的事项，可以发紧急通知。
第七节 通报
通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。
《办法》规定：“通报 适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。”
《条例》规定：“通报 用于表彰先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况。”
通报和其它文种相比较，表彰先进、批评错误应当是通报的主要功能。
二、通报的特点& 通报的主要特点有二：（选择题或简答题）
（一）周知性：即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况；
（二）指导性：通报的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么事，更重要的是要群众认清事情的性质，提高思想认识。通报应对读者的思想、行为有指导、导向作用。
三、根据通报承担的任务，可以把通报分为三类：
（一）表彰先进型：用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。
（二）批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。
（三）传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便下属在开展工作、处理问题时能做到心中有数。
四、通报的写作
标题多采用“发文机关+事由+文种”或“事由+文种”“文种”的形式。
署名和日期，一般放在正文之后的右下角。
受文者的名称，放在正文之前的左上角。如果是机关内部让全体成员知道的通报，可以不写受文者名称。通报可以在公布范围内张贴，也可以登报。
通报的正文，类型不同者写作时要注意的重点不尽相同：
（一）表彰先进型的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习这样四个步骤写。
（二）批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。
（三）传达事项的通报，一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或要多少，视实际需要决定。
第七章 机关法定公文的写作（下）
第八节 报告&&
（报告只能用作上行文，主要作用上下沟通）
报告上下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。
《办法》规定：“报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的&&
《条例》规定：“报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。”
我国古代，下级对上级的陈述性公文有“书”“表”“奏”“状”“揭帖”“呈”等。
中国共产党成立后，“报告”列为正式公文文种，基本上代替了“呈”。
报告和请示必须分开使用，报告中不能写请示事项，但请示中可以反映情况。
二、报告的主要特点有两点：（简答题）
（一）重陈述。报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。
（二）有主见。汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点。
三、报告的类型：
1、按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。
（1）综合报告多属例行报告，即每隔一定时间，如一季、半年、一年，下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。（如《政府工作报告》就是这类性质的报告）
（2）专项报告是就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需要而撰写的。
2、按照行文的目的的不同，报告可分为呈报性报告和呈转性报告。（曾考简答：两种报告的区别）
（1）呈报性报告的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类。
（2）呈转性报告的行文目的不仅仅是江报，它还要求上经机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。
（3）呈转性报告常常是既汇报工作，又对今后工作提出意见或建议，而重点是对今后工作的意见或建议。
呈转性报告最后一定要向领导机关提出批转或转发的要求，所以常以“以上报告如无不妥，请批转执行”一类的话作结尾。
新发布的《办法》由于增加了“意见”这一文种，将原“报告”适用范围中的“提出意见或建议”一项删去，因此，今后在机关行文中，如有对重要问题提出见解或处理办法的，还是用“意见”行文为好。
四、报告的写作 （曾考论述题、简答题）
报告的写作应注意的问题：
（一）陈述事实要清楚扼要。以汇报工作为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚，用简明扼要的语言把事情的总体面貌反映出来。
（二）表达观点要精练清晰。不要说空话、废话，每一条意见都要切实可行。
（三）语言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实，不可报喜不报忧，不可过分强调困难。
报告的格式比较简单。
标题多半用“事由+文种”的形式，即“关于….的报告”。正文之前，写受文单位；正文之后，署发文单位和日期。
第九节& 请示 （请示只能用作上行文）
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。
《办法》规定：“请示 适用于向上级机关请求指示、批准。”
《条例》规定：“请示 用于向上级机关请求指示、批准。”
1938年，晋察冀边区行政委员会发布的：首次把“请示”列为正式公文文种。
二、请示的特点主要有三点：
（一）超前性：请示必须在办事之前。
（二）说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。
（三）单一性：请示必须坚持“一文一事”，不能在一份公文同时请示两件以上事情。这主要是为了便于上级处理，避免产生混淆或延误。
（曾考简答题：请示为什么要“一文一事”）
三、根据行文目的的不同，请示可分为三大类：
（一）请求批准类：下级机关希望或打算做某件事，而批准权在上级机关，就要通过请求，请求批准。（如重大项目立项、大型涉外活动、机构变革、重要人事任免等）
（二）请求帮助类：下级机关在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。这类帮助可以是人力、物力、财力方面的，也可以是政策方面的。
（三）请求批转类：一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意
见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。
这类请求和呈转性报告十分接近不过有些呈转性报告还带有江报工作的性质，而这类请求基本上是就全局工作提出意见或建议。
四、请示的写作：
请示因单一，目的单纯，所以写法上变化不大，总的说来，要注意这样几点：
（一）要遵守行文规则。请示的行文规则，综合起来有四条：
1、请示应当一文一事。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。
2、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除特殊情况，不应直接送领导者本人。
3、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
4、受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
（二）理由要充分，要求要合理。（陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性；如果是请示帮助的，还要说清楚自己的困难所在。对上级提要求，要从全局出发考虑问题，尽量做到合理。
决不可故意夸大困难，多提物质方面的要求。）
（三）格式要正确，语言要得体。
请示的标题一般用“事由+文种”的形式，不能只写“请示”二字。
请示的正文多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。请示理由应自成段落。请示事项如涉及几个方面，应分点列出。
请示正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。
第十节 批复
批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。
《办法》规定：“批复 适用于答复下级机关请示事项。”
《条例》规定：“批复 用于答复下级机关的请示。”
作为以上答下的被动下行文，我国历代有种种名目，如“批”“批答”“批文”“指令”等。
“批复”这一名称，历代未见，最早见于年分布的《办法》规定：“答复下级的请示或报告事项时用‘批复’。
“批复”仅限于答复“请示”。
二、批复的主要特点有两点：
（一）针对性：针对“请示”这一文种，针对请求的机关，针对请示的问题。批复是针对性最强的文种，一定要有请示才答复；请示什么问题就答复什么问题，主送机关一定要是原请示单位。
（二）指导性：批复针对请示静态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。
三、针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两个方面，批复也可以分为两类：
（一）表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必再说理由，不同意的一般要略说理由，使下级知道为什么不同意。
（二）批示性批复：针对下级请求的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。指示性批复的作用相当于“指示”，下级必须遵照上级批复的精神执行。
四、批复 的写作要注意以下三点：
（一）要先回应后批复。
批复正文的开关，一定要表示来文已经收到。一般要写明来文的标题或发文字号，“收悉”“收到”等字眼。回应后才批复，或表态，或指示或既表态又指示。
（二）态度要鲜明，措辞要明确。
（三）要及时批复。
第十一节 凼 （ 凼 是平行文中最重要的一种）
凼是机关之间办理日常公务的交往性公文。
《办法》规定：“ 凼 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；
请求批准和答复审批事项。”
1957年以后有关规定，均把“公凼”和“便凼”合称为“凼”，一直沿用至今。
二、凼 的特点主要有两点：（简答题）
（一）形式灵活，适应性强。（凼虽然主要用于平行机关和不相隶属机关之间的交往，但有时也可用于上下级之间的交往。）
（二）事务性强。凼多用于解决具体事务，内容实在，务实性强。
三、根据内容性质，凼大体可分为四类：
（一）商洽凼：用于机关之间商洽工作、讨论问题，如商量业务培训、人员调动、信息交流、物质供应等。商洽凼多用于平等机关和不相隶属机关之间。
（二）问复凼：用于机关之间提出询问和答复询问，如疑难询问、统计询问等等。问复凼可用于平行机关和不相隶属机关之间，也可用于上下级机关之间。
（三）批准凼：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。有隶属关系，下级向上级请求批准，用“请示”；没有隶属关系，不论单位级别高低，向有关主管部门请求批准，一律用“凼”。
（四）知照凼：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。 平行机关或不相隶属机关可以使用，上下级机关也可以使用。
四、凼的写作
凼在格式与写法上，与一般书信基本}