U8金蝶kis单据显示错误核销时到期日错误怎么办
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时间：2017-06-08 06:34
用友U8应收管理操作手册-第一范文网
用友U8应收管理操作手册
应 收 管 理 使用手册北京用友软件股份有限公司 二零零四年十一月 未经用友软件股份有限公司事先书面许可,本手册的任何部分不得以任何形式进行增删,改编, 节选,翻译,翻印或仿制. 本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改,此类更改将不另行通知.具体应用以软件实际功能为准本手册的著作权属于用友软件股份有限公司 版权所有?翻制必究用友,Users'Friend,UFSOFT,UFERP,U8,NC,iCRM 为用友软件股份有限公司的注册商标. Windows, Windows NT, SQL Server 是 Microsoft Corporation 的注册商标. 本书中涉及的其他产品商标为相应公司所有.在中华人民共和国印制. 第1章 第2章 第3章 第4章 4.1 4.2 第5章 第6章 6.1 6.2 第7章 7.1系统介绍 ...................................................................................................................................................1 系统功能 ...................................................................................................................................................2 系统特点 ...................................................................................................................................................3 产品接口 ...................................................................................................................................................4 详细核算接口说明.....................................................................................................................................4 简单核算接口说明.....................................................................................................................................5 前期准备 ...................................................................................................................................................6 应用方案 ...................................................................................................................................................7 应收账款详细核算方案 .............................................................................................................................7 应收账款简单核算方案 .............................................................................................................................8 设置 .........................................................................................................................................................10参数说明...................................................................................................................................................10 7.1.1 常规系统参数说明 .................................................................................................................................. 10 7.1.2 凭证参数说明 .......................................................................................................................................... 12 7.1.3 权限与预警参数说明 .............................................................................................................................. 14 7.2 初始设置...................................................................................................................................................15 7.2.1 设置科目 .................................................................................................................................................. 15 7.2.2 坏账准备设置 .......................................................................................................................................... 15 7.2.3 账期内账龄区间设置 .............................................................................................................................. 16 7.2.4 逾期账龄区间设置 .................................................................................................................................. 16 7.2.5 报警级别设置 .......................................................................................................................................... 16 7.2.6 单据类型设置 .......................................................................................................................................... 16 7.2.7 单据设计 .................................................................................................................................................. 16 7.3 期初余额...................................................................................................................................................17 应收业务处理 .........................................................................................................................................19 应收款业务...............................................................................................................................................19 8.1.1 确认应收账款 .......................................................................................................................................... 19 8.1.2 冲销应收账款 .......................................................................................................................................... 24第8章 8.1预收款业务...............................................................................................................................................39 8.2.1 确认预收款 .............................................................................................................................................. 39 8.2.2 冲销预收账款 .......................................................................................................................................... 40 8.3 现结业务...................................................................................................................................................42 8.3.1 完全现结 .................................................................................................................................................. 42 8.3.2 部分现结 .................................................................................................................................................. 43 8.2 第9章 9.1 9.2 第 10 章 10.1 10.2 10.3 红字应收业务的处理 .............................................................................................................................44 红字应收单据录入...................................................................................................................................44 付款单录入...............................................................................................................................................45 制单处理与查询 ...................................................................................................................................47 制单规则.................................................................................................................................................47 如何制单.................................................................................................................................................49 凭证查询.................................................................................................................................................51 10.4 第 11 章 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 第 12 章科目账表查询.........................................................................................................................................52 其他处理 ...............................................................................................................................................53 付款单导入导出.....................................................................................................................................53 汇兑损益.................................................................................................................................................54 取消操作.................................................................................................................................................55 月末结账.................................................................................................................................................56 取消月结.................................................................................................................................................57 年末结转.................................................................................................................................................57 账表查询 ...............................................................................................................................................5912.1 业务账表.................................................................................................................................................59 12.1.1 业务明细账 ............................................................................................................................................ 59 12.1.2 业务总账表 ............................................................................................................................................ 62 12.1.3 业务余额表 ............................................................................................................................................ 63 12.1.4 对账单 .................................................................................................................................................... 64 12.1.5 与总账对账 ............................................................................................................................................ 65 12.2 统计分析.................................................................................................................................................66 12.2.1 应收账款账龄分析 ................................................................................................................................ 66 12.2.2 收款账龄分析功能 ................................................................................................................................ 67 12.2.3 收款预测 ................................................................................................................................................ 68 12.2.4 欠款分析 ................................................................................................................................................ 69 12.3 单据查询.................................................................................................................................................69 12.3.1 发票查询 ................................................................................................................................................ 70 12.3.2 应收单查询 ............................................................................................................................................ 70 12.3.3 收付款单查询 ........................................................................................................................................ 70 12.3.4 凭证查询 ................................................................................................................................................ 70 12.3.5 单据报警查询 ........................................................................................................................................ 70 12.3.6 信用预警查询 ........................................................................................................................................ 71 12.3.7 应收核销明细表 .................................................................................................................................... 71 12.3.8 合同结算单查询 ...................................................................................................................................... 71 12.4 自定义报表.............................................................................................................................................72 第 13 章 13.1 13.2 13.3 简单核算 ...............................................................................................................................................73 发票审核.................................................................................................................................................73 发票制单.................................................................................................................................................74 凭证查询.................................................................................................................................................75 第1章应收款管理系统,通过发票,其它应收单,收款单等单据的录入,对企业的往来账款进行综合管 理,及时,准确地提供客户的往来账款余额资料,提供各种分析报表,如账龄分析表,周转分析, 欠款分析,坏账分析,回款分析情况分析等,通过各种分析报表,帮助您合理地进行资金的调配, 提高资金的利用效率. 根据对客户往来款项核算和管理的程度不同,系统提供了应收账款核算模型&详细核算&和&简 单核算&客户往来款项两种应用方案,可供选择. 如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂;或者您需要追踪每一笔业务的应收款, 收款等情况;或者您需要将应收款核算到产品一级;那么您可以选择&详细核算&方案.该方案 能够帮助您了解每一客户每笔业务详细的应收情况,收款情况及余额情况,并进行账龄分析,加 强客户及往来款项的管理.使您能够依据每一客户的具体情况,实施不同的收款策略. 如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单,或者现销业务很多,则您可以选择&简单核算& 方案.该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析. 具体选择哪一种方案,可在应收系统中通过设置系统选项&应收账款核算模型&进行设置.本手 册主要分别就这两种应用模型进行说明. 应收款管理系统与销售管理系统,总账系统的集成使用,应收款管理系统可接收在销售系统 中所填制的销售发票,进行审核,同时可生成相应凭证,并传递至总账系统.1 第2章应收管理系统主要提供了设置,日常处理,单据查询,账表管理,其他处理等功能. 设置: 提供系统参数的定义,用户结合企业管理要求进行的参数设置,是整个系统运行的基础. 提供单据类型设置,账龄区间的设置和坏账初始设置,为各种应收收款业务的日常处理及统计分 析作准备. 提供期初余额的录入,保证数据的完整性与连续性. 日常处理: 提供应收单据,收款单据的录入,处理,核销,转账,汇兑损益,制单等处理. 单据查询: 提供单据查询的功能:各类单据,详细核销信息,报警信息,凭证等内容的查询. 账表管理: 提供总账表,余额表,明细账等多种账表查询功能. 提供应收账款分析,收款账龄分析,欠款分析等丰富的统计分析功能. 其他处理: 其他处理提供用户进行远程数据传递的功能. 提供用户对核销,转账等处理进行恢复的功能,以便您进行修改. 提供您进行月末结账等处理.2 第3章系统提供两种核算模型,&详细核算&和&简单核算&,满足用户不同管理之需要. 系统提供了各种预警,帮助您及时进行到期账款的催收,以防止发生坏账,信用额度的控制 有助于您随时了解客户的信用情况. 系统提供功能权限的控制,数据权限的控制来提高系统应用的准确性和安全性. 提供票据的跟踪管理,可以随时对票据的计息,背书,贴现,转出等操作进行监控. 提供结算单的批量审核,自动核销功能,并能与网上银行进行数据的交互. 系统提供总公司和分销处之间数据的导入,导出及其服务功能,为企业提供完整的远程数据 通讯方案. 提供全面的账龄分析功能,支持多种分析模式,帮助企业强化对应收款的管理和控制. 该系统既可独立运行,又可与销售系统,总账系统等其他系统结合运用,提供完整的业务处 理和财务管理信息.3 第4章4.1 详细核算接口说明在应收系统核算应收账款,主要与总账系统,销售系统,合同管理系统,应付系统,财务分析等 系统有接口,如下图合同管理销售管理 UFO应付款管理应收款管理财务分析网上银行总账合同管理 生效以后的应收类合同结算单可以将余额转入应收系统,在应收系统进行审核,收款,核销;应 收系统可以查询合同管理系统中生效的应收类合同结算单. 销售管理 复核以后的销售发票在应收系统进行审核记应收账款,收款,核销,已经现收的销售发票可以在 应收系统进行记账,制单;应收系统可以查询出销售系统中已经出库但还没有开票的实际应收信 息和未复核的发票. 网上银行 网上银行系统可向应收/付款管理系统导出已经有确认支付标记但未制单的付款单; 应收/付款管理 系统也可向网上银行系统导出未审核的付款单.所有相关单据全部由应收/付系统生成凭证到总 账. 总账 所有凭证均应该传递到总账系统中;可以将结算方式为票据管理的付款单登记到总账系统的支票 登记簿中.注意当应收系统先于总账启用,则在总账启用日之前的凭证总账会在审核时将其标上有错标志, 并且这些凭证会导致总账和应收应付对账不平.应付款管理 应收,应付之间可以相互对冲;应收票据背书时可以冲应付账款. 财务分析 应收款管理系统向财务分析系统提供各种分析数据.4 UFO 应收款管理系统向 UFO 系统提供各种应用函数.4.2简单核算接口说明销售管理 发 票 凭证 应收款管理 总账销售管理 在销售管理系统录入的发票可以在应收款管理系统中进行审核记应收账款,已经现结的销售发票 可以在应收系统中进行记账,制单. 总账 销售发票生成的凭证都传递到总账系统中.5 第5章在应用本系统之前,您应该对您现有的数据资料进行整理,以便您能够及时,顺利,准确地运用 本系统. 期初数据的准备 为便于系统初始化,您应该准备如下数据和资料: 和您有业务往来的所有客户的详细资料:包括客户名称,地址,联系电话,开户银行,所属 总公司,信用额度,最后的交易情况等.您可以根据本系统客户目录中的内容来准备您的资 料. 客户的分类方式,以便于按照分类进行各种统计分析. 用于销售的所有存货的详细资料:包括存货的名称,规格型号,价格,成本等数据.您可以 根据本系统存货目录中的内容来准备您的资料. 存货的分类方式,以便于按照分类进行各种统计分析. 上一期期末,本期期初所有客户的应收账款,预收账款,应收票据等数据.这些期初数据最 好能够精确到某一笔具体的发票或业务. 日常处理的准备 为便于日常的处理业务,您最好能够准备好如下数据和资料: 销售业务之外,能够经常形成应收款的业务有哪些.准备这类资料的目的是将应收单划分为 不同的类型,以便于按照业务类型统计应收账款. 发票,应收单的格式,以便于您定义单据样式. 核算销售,收款等业务的科目,以预先设置各种凭证的科目. 进行收付款单的设计. 在公共提供的单据模板设计和打印模板设计中进行该项处理. 选择单据类型为应收/付系统的收/付单据类型后即可对该单据进行模板设计. 在单据模板设计中提供如下四种单据类型:客户收款单,客户付款单,供应商付款单,供应 商收款单,其中客户收款单,客户付款单在应收系统中使用,供应商付款单,供应商收款单 在应付系统中使用. 收/付款单 表头提供如下设置项:客户,结算单号,结算日期,结算方式,结算科目,币种,汇率,金 额,票据号,客户银行名称,客户银行账号,部门,业务员,项目,摘要,表头自定义项 1-16, 本单位银行名称,本单位银行账号,制单人,审核人,核销人. 显示格式中表头必须有的项目:客户,结算单号,结算日期,结算方式,币种,金额. 表体提供如下设置项:款项类型,客户,原币金额,本币金额,对应科目,部门,业务员, 项目,备注,表体自定义项 1-16. 显示格式中表体必须有的项目:款项类型,客户,原币金额. 打印格式中没有必须有的项目,可以进行任意设置需要的项目. 打印格式设置中允许将表体删除.6 第6章应用方案分为&详细核算&和&简单核算&两种,请您在【选项】中通过&应收账款核算模型&来 设置.6.1应收账款详细核算方案如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂;或者您需要追踪每一笔业务的应收款, 收款等情况;或者您需要将应收款核算到产品一级;那么您可以选择此方案. 本系统主要与总账系统,销售系统,应付系统,财务分析系统等系统有接口.各系统的相互接口 可以用下图 6-1 表示:详细核算产品接口销售管理 UFO应付款管理应收款管理财务分析网上银行总账图 6-1 本系统接收销售系统提供的发票,并由此生成凭证,对发票进行收款结算处理. 本系统向总账系统传递凭证,并能够查询其所生成的凭证. 本系统和应付系统之间可以进行转账处理. 本系统向财务分析系统提供各种分析的数据. 本系统向 UFO 提供应用函数. 本系统与网上银行进行付款单的导入导出.详细核算操作流程如图 6-27 系统选项设置系统初始 初始设置 基础档案 单据设计 期初余额日常业务 单据录入 应收票据账表查询 单据查询单据审核 业务账表坏 账 处 理转 账 处 理汇 兑 损 益核 销 处 理票 据 处 理统计分析科目账查询制单自定义报表期末处理图 6-2系统主要帮助您实现应收账款的核算和管理.系统的功能主要包括如下几点: 根据您输入的单据记录应收款项的形成.包括由于商品交易和非商品交易所形成的所有应收 项目. 帮助您处理应收项目的收款及转账情况. 对应收票据进行记录和管理. 对应收项目的处理过程生成凭证,并向总账系统进行传递. 对外币业务及汇兑损益进行处理. 根据您所提供的条件,提供各种查询及分析. 本手册的大部分操作均是描述详细核算方案的.6.2应收账款简单核算方案如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单,或者现销业务很多,则您可以选择此方案. 该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析.简单核算产品接口 本系统主要与总账系统,销售管理系统有接口.如图 6-38 销售管理 发 票 凭证 应收款管理图 6-3 应收系统接收从销售系统传递的发票,进行制单. 将凭证传递给总账.总账简单核算操作流程如图 6-4销售管理应收款管理总账销售发票审核制单凭证凭证查询图 6-4账表查询它的主要功能是: 接收销售系统的发票,对其进行审核. 对销售发票进行制单处理,并可查询凭证.9 第7章7.1 参数说明系统参数是一个系统的灵魂,它将影响整个账套的使用效果,有些选项在系统使用后就不能 修改,所以在选择时要结合本单位实际情况,事先进行慎重选择.系统选项分为常规选项, 凭证选项,权限和预警.参数设置在【设置】中的【选项】下进行.7.1.1常规系统参数说明应收款核销方式: 本系统为您提供两种应收款的核销方式,即按单据,按产品两种方式. 按单据核销:系统将满足条件的未结算单据全部列出,由您选择要结算的单据,根据您所选 择的单据进行核销. 按存货核销:系统将满足条件的未结算单据按存货列出,由您选择要结算的存货,根据您所 选择的存货进行核销. 如果企业收款时,如果没有指定具体收取是某个存货的款项,则可以采用按单据核销.对于 单位价值较高的存货,企业可以采用按产品核销,即收款指定到具体存货上.一般企业,按 单据核销即可. 在账套使用过程中,您可以随时修改该参数的设置. 单据审核日期依据 系统为您提供两种确认单据审核日期的依据,即单据日期和业务日期. 如果选择单据日期,则在单据处理功能中进行单据审核时,自动将单据的审核日期(即入账 日期)记为该单据的单据日期. 如果您选择业务日期,则在单据处理功能中进行单据审核时,自动将单据的审核日期(即入 账日期)记为当前业务日期(即登录日期). 因为单据审核后记账,故单据审核日期依据单据日期还是业务日期,决定业务总账,业务明 细账,余额表,账龄分析等的入账日期及查询期间取值. 如果您使用单据日期为审核日期,则月末结账时单据必须全部审核.因为下月无法以单据日 期为审核日期.业务日期无此要求. 在账套使用过程中,可以随时将选项从按单据日期改成按业务日期.在账套使用过程中,若 需要将选项从按业务日期改成按单据日期,则需要判断当前未审核单据中有无单据日期在已 结账月份的单据.若有,则不允许修改;否则才允许修改. 汇兑损益方式 系统为您提供两种汇兑损益的方式,即外币余额结清时计算和月末处理两种方式.在账套使 用过程中您可以修改该参数. 外币余额结清时计算: 即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益,在计算汇兑损益时, 界面中仅显示外币余额为 0 且本币余额不为 0 的外币单据. 月末处理: 即每个月末计算汇兑损益,在计算汇兑损益时,界面中显示所有外币余额不为 0 或者本币余额不为 0 的外币单据. 坏账处理方式 系统为您提供两种坏账处理的方式,即备抵法和直接转销法.在账套使用过程中,如果当年 已经计提过坏账准备,则此参数不可以修改,只能下一年度修改. 如果选择备抵法,您还应该选择具体的方法,系统为您提供了三种备抵的方法,即:应收余 额百分比法,销售收入百分比法,账龄分析法三种方法.这三种方法需要在初始设置中录入 坏账准备期初和计提比例或输入账龄区间等.并在坏账处理中进行后续处理. 销售收入百分比法:根据历史数据确定的坏账损失占全部销售额的一定比例估计. 应收账款余额百分比法:以应收账款余额为基础,估计可能发生的坏账损失.10 账龄分析法:根据应收账款账龄的长短来估计坏账损失的方法.账龄越长,即账款被拖欠的 可能性也越大,应估计的坏账准备金额也越大. 如果您选择了直接转销法,您可以直接在下拉框中选择该方法即可.当坏账发生时,直接在 坏账发生处将应收账款转为费用即可.代垫费用类型 代垫费用类型解决从销售系统传递的代垫费用单在应收系统用何种单据类型进行接收的功 能.系统默认为其他应收单,用户也可在初始设置中的单据类型设置中自行定义单据类型, 如定义代垫费用应收单,然后在系统选项代垫费用类型中进行选择. 该选项随时可以更改. 应收账款核算模型 系统提供两种应收系统的应用模型,用户可以选择:简单核算,详细核算.用户必须选择其 中一种方式, 系统缺省选择详细核算方式. 该选项在系统启用时或者还没有进行任何业务 (包 括期初数据录入)才允许进行选择设置,修改. 选择简单核算:应收只是完成将销售传递过来的发票生成凭证传递给总账这样的模式.(在 总账中以凭证为依据进行往来业务的查询)如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单, 或者现销业务很多,则您可以选择此方案. 选择详细核算:应收,应付可以对往来进行详细的核算,控制,查询,分析.如果您的销售 业务以及应收款核算与管理业务比较复杂;或者您需要追踪每一笔业务的应收款,收款等情 况;或者您需要将应收款核算到产品一级;那么您需要选择详细核算. 我们建议您选择详细核算,这样可对客户,供应商以及往来款项进行更详细的管理以及核算. 是否自动计算现金折扣 您可以选择自动计算现金折扣和不自动计算现金折扣两种方式. 如果您为了鼓励客户在信用期间内提前付款而采用现金折扣政策, 您可以选择自动计算现金 折扣.您需要在发票或应收单中输入付款条件,则在核销处理界面中系统依据付款条件自动 计算该发票或应收单可享受折扣,您可输入本次折扣进行结算,则原币余额=原币金额-本次 结算金额-本次折扣. 如果您选择了不自动计算现金折扣 ,则系统既不计算也不显示现金折扣. 在账套使用过程中您可以修改该参数. 若选择自动计算现金折扣,请通过单据核销界面中的〖栏目〗设置单据栏目,将可享受折扣 和本次折扣栏目设为显示状态. 是否进行远程应用 如果您选择了进行远程应用,则系统在后续处理中提供远程传输收付款单的功能.但必须在 此填上远程标识号,远程标识号必须为两位 01-99.如果您在异地有应收业务,则可通过远程 应用功能,在两地之间,进行收付款单等的传递. 如果您选择了不进行远程应用,则系统在后续处理中将不提供远程传输收付款单的功能,且 也不需要填上远程标识号. 在账套使用过程中您可以修改该参数. 是否登记支票 &是否登记支票&是系统提供给用户付款时自动登记支票登记簿的功能.该选项可以随时修 改.用户需要在结算方式定义中将需要登记支票簿的结算方式如转账支票等在&是否票据管 理&中打勾表示进行票据管理. 选择登记支票,则系统自动将具有票据管理结算方式的付款单登记支票登记簿. 若不选择登记支票登记簿,则用户也可以通过付款单上的〖登记〗按钮,进行手工登记支票 登记簿. 该选项首先需要在总部总账系统选项中选择&支票控制&. 改变税额是否反算税率 税额一般不用修改,在特定情况下,如系统和手工计算的税额相差几分钱,用户可以对税 额进行调整.如果需要调整税额,还应当选择反算税率或不反算税率. 若选择是,则税额变动反算税率,不进行容差控制.11 若选择否,则税额变动不反算税率,系统将进行容差控制.容差是可以接受的误差范围.在 调整税额尾差(单笔),保存(整单)时,系统将检查是否超过容差:超过则不允许修改. 未超过则允许修改. 请用户设置以下两项容差. 单笔容差, 默认为.06. 整单容差: 默认为.36. 税额变动时,系统将变动差额与容差进行比较,如果变动差额大于设置的容差数值,系 统提示&输入的税额变化超过容差&,恢复原税额或返回单据.变动差额=无税金额×税 率-税额. 单笔容差根据表体无税金额,税额,税率计算;整单容差根据无税金额合计, 税额合计, 表头税率计算. 若单据表体存在多种税率,则系统不进行合计容差控制. 本参数只能在销售系统没有启用时方可设置,如销售系统已启用,则只能查看,不能编辑.7.1.2凭证参数说明受控科目制单方式 有两种受控科目的制单方式供您选择.即明细到客户,明细到单据的方式. 明细到客户:当您将一个客户的多张单据合并生成一张凭证时,如果核算这多张单据的控制 科目相同,系统将自动将其合并成一条分录.这种方式的目的是您在总账系统中能够根据客 户来查询其详细信息. 明细到单据:当您将一个客户的多张单据合并生成一张凭证时,系统会将每一笔业务形成一 条分录.这种方式的目的是您在总账系统中也能查看到每个客户的每笔业务的详细情况. 在账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置. 受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同,辅助项为空,则不予合并成一条分录. 非控科目制单方式 非受控科目有三种制单方式供您选择.即明细到客户,明细到单据,汇总制单的方式. 明细到客户:当您将一个客户的多张单据合并生成一张凭证时,如果核算这多笔业务的非控 制科目相同,且其所带辅助核算项目也相同,则系统将自动将其合并成一条分录.这种方式 的目的是您在总账系统中能够根据客户来查询其详细信息. 明细到单据:当您将一个客户的多张单据合并生成一张凭证时,系统会将每一笔业务形成一 条分录.这种方式的目的是使 您在总账系统中也能查看到每个客户的每笔业务的详细情 况. 汇总制单:当您将多个客户的多张单据合并生成一张凭证时,如果核算这多张单据的非控制 科目相同,且其所带辅助核算项目也相同,则系统将自动将其合并成一条分录.这种方式的 目的是精简总账中的数据,您在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额. 在账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置. 非受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同,辅助项为空,则不予合并成一条分录. 控制科目依据 控制科目在应收系统指所有带有客户往来辅助核算的科目.本系统为您提供三种设置控制科 目的依据.即按客户分类,按客户,按地区分类三种依据. 按客户分类设置:客户分类指您根据一定的属性将您的往来客户分为若干大类,例如您可以 将您的客户根据时间分为长期客户,中期客户和短期客户;您也可以根据您的客户的信用将 您的客户分为优质客户,良性客户,一般客户和信用较差的客户等.在这种方式下,您可以 针对不同的客户分类设置不同的应收科目和预收科目. 按客户设置:您可以针对不同的客户在每一种客户下设置不同的应收科目和预收科目.这种 设置适合特殊客户的需要. 按地区设置:您可以针对不同的地区分类设置不同的应收科目和预收科目.例如,您将您的 客户分为华东,华南,东北等地区,您可以在不同的地区分类下设置科目. 设置控制科目依据是为了在【初始设置-控制科目设置】中依据您在系统选项控制科目依据中 的选择可针对客户分类/客户/地区分类设置不同的控制科目. 销售科目依据 本系统为您提供了两种设置存货销售科目的依据. 既按存货分类和按存货设置存货销售科目. 在此设置的销售科目,是系统自动制单科目取值的依据.12 按存货分类设置:存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类,例如,您可以将存货 分为原材料,燃料及动力,在存货及产成品等大类.您可以针对这些存货分类设置不同的科 目. 按存货设置:如果您的存货种类不多,您可以直接针对不同的存货设置不同的科目. 账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置. 设置销售科目依据是为了在【初始设置-产品科目设置】中可以针对不同的存货(存货分类) 设置不同的产品销售收入科目,应交增值税科目.月末结账前是否全部生成凭证 月末结账前是否需要全部生成凭证,在账套使用过程中您可以修改该参数. 如果您选择了月末结账前需要将全部的单据和处理生成凭证, 则在进行月末结账时将检查截 止到结账月是否有未制单的单据和业务处理.若有,系统将提示不能进行本次月结处理,但 可以详细查看这些记录;若没有,才可以继续进行本次月结处理. 如果您选择了在月末结账前不需要将全部的单据和处理生成凭证, 则在月结时只是允许查询 截止到结账月的未制单单据和业务处理,不进行强制限制. 方向相反的分录是否合并 科目相同,辅助项相同,方向相反的凭证分录是否合并: 选择合并:则在制单时若遇到满足合并分录的要求,且分录的情况如上所描述的,则系统自 动将这些分录合并成一条,根据在那边显示为正数的原则来显示当前合并后分录的显示方 向. 选择不合并:则在制单时若遇到满足合并分录的要求,且分录的情况如上所描述的,则不能 合并这些分录,还是根据原样显示在凭证中. 系统缺省选择不合并分录,该选项可以随时修改. 即使选择合并分录,在坏账收回制单时也不合并应收账款科目,即该选项对坏账收回制单无 效. 核销是否生成凭证 核销是否需要生成凭证,缺省为否,可以随时修改. 选择否时,不管核销双方单据的入账科目是否相同均不需要对这些记录进行制单. 选择是,则需要判断核销双方的单据其当时的入账科目是否相同,不相同时,需要生成一张 调整凭证.如发票的入账科目为 113101,收款单冲销的入账科目为 113102,则当这张收款 单核销这张发票后,应该生成如下凭证: 借 113102 贷 113101 预收冲应收是否生成凭证 系统缺省选择需要生成凭证,该选项可以随时修改. 选择是:则对于预收冲应收业务,当预收,应收科目不相同时,系统生成一张转账凭证. 选择生成凭证时,月末结账时需要对预收冲应收分别进行是否生成凭证记录的检查. 选择否:则对于预收冲应收业务不管预收,应收科目是否相同均不生成凭证. 在选择不生成凭证时,月末结账时不需要检查预收冲应收记录是否生成凭证. 红票对冲是否生成凭证 红票对冲是否生成凭证,您有如下两种选择: 若您在系统选项中选择红票对冲生成凭证 ,则对于红票对冲处理,当对冲单据所对应的受 控科目不相同时,系统生成一张转账凭证. 选择需要生成凭证的情况下, 月末结账时将对红票对冲处理分别进行有无需要生成凭证 的记录的检查. 选择不生成凭证:则对于红票对冲处理,不管对冲单据所对应的受控科目是否相同均不生成 凭证. 在选择不需要生成凭证的情况下,月末结账时不需要检查红票对冲处理生成凭证情况. 系统缺省选择需要进行制单,该选项可以随时修改.13 凭证是否可编辑 系统默认的选项是凭证生成后仍可以进行编辑,选项为空;如果对该选项进行标记,则意味 着生成的凭证不可编辑,选项不为空. 不可编辑意味着凭证上的各个项目均不可编辑.7.1.3权限与预警参数说明是否启用客户权限 只有在【企业门户控制台-数据权限控制设置】中对客户进行记录集数据权限控制时该选项才 可设置,账套参数中对客户的记录集权限不进行控制时应收管理系统不对客户进行数据权限 控制. 选择启用:则在所有的单据录入,处理,查询中均需要根据该用户的相关客户数据权限进行 限制.操作员只能录入,处理,查询有权限的客户的数据,没有权限的数据操作员无权处理 与查询.通过该功能,企业可加强客户管理的力度,提高数据的安全性. 选择不启用:则在所有的单据录入,处理,查询中均不需要根据该用户的相关客户数据权限 进行限制. 启用客户数据权限,且在应收款系统中查询包括对应供应商数据时不考虑该用户是否对对应 供应商是否有权限,即只要该用户对客户有权限就可以查询包含其对应供应商的数据. 系统缺省不需要进行客户数据权限控制,该选项可以随时修改. 是否启用部门权限 只有在【企业门户控制台-数据权限控制设置】中对部门进行记录集数据权限控制时该选项才 可设置,账套参数中对部门的记录集权限不进行控制时应收款管理系统中不对部门进行数据 权限控制. 选择启用:则在所有的单据录入,处理,查询中均需要根据该用户的相关部门数据权限进行 限制.操作员只能录入,处理,查询有权限的部门的数据,没有权限的数据操作员无权处理 与查询.通过该功能,企业可加强部门管理的力度,提高数据的保密性. 选择不启用:则在所有的处理,查询中均不需要根据该用户的相关部门数据权限进行限制. 系统缺省不需要进行部门数据权限控制,该选项可以随时修改. 录入发票时显示提示信息 录入发票是否显示提示信息,在账套使用过程中您可以修改该参数. 如果您选择了显示提示信息,则在您录入发票时,系统会显示该客户的信用额度余额,以及 最后的交易情况. 如果您想提高录入的速度,在录入发票时,您可以选择不提示任何信息. 是否根据单据报警 如果您选择了根据信用方式报警,则您还需要设置报警的提前天数.报警时,系统将单据到 期日-提前天数&=当前注册日期的已经审核的单据显示出来, 以提醒您及时通知客户哪些业务 应该回款了. 如果您选择了根据折扣方式报警,则您还需要设置报警的提前天数.报警时,系统将单据最大折 扣日期-提前天数&=当前注册日期的已经审核的单据显示出来,以提醒您及时通知客户哪些业务 将不能享受现金折扣待遇. 在账套使用过程中您可以修改该参数. 按信用方式报警其单据到期日根据客户档案中信用期限而定,按折扣期则根据单据中的付款 条件最大折扣日期计算. 是否信用额度控制 如果您选择了进行信用控制, 则您在应收系统保存录入的发票和应收单时, 当票面金额+应收 借方余额-应收贷方余额&信用额度,系统会提示您本张单据不予保存处理.该信用额度取自 客户档案中的信用额度,若用户需要进行信用额度控制,则首先需要在客户档案中设置每个 客户的信用额度. 如果您选择了不进行信用额度的控制,则在保存发票和应收单时不会出现控制信息. 在账套使用过程中您可以修改该参数. 该参数的作用范围仅限于在本系统中增加发票和应收单时候.14 是否根据信用额度报警 用户可以选择是否需要根据客户的信用额度进行预警,预警时,系统计算发票或应收单的 信用比例是否达到报警条件,符合条件则显示信用期报警单.若登录的用户没有信用额度 报警单查看权限时就算设置了报警也不显示该报警单信息. 信用比率=信用余额/信用额度,信用余额=信用额度-应收账款余额. 选择根据信用额度进行自动预警时,需要输入预警的提前比率,且可以选择是否包含信用额 度=0 的客户. 当选择预警时,系统根据设置的预警标准显示满足条件的客户记录.即只要该客户的信用比 率小于等于设置的提前比率时就对该客户进行报警处理.若选择信用额度=0 的客户也预警, 则当该客户的应收账款&0 时即进行预警. 该选项可以随时修改. 该参数的作用范围仅限于在本系统中增加发票和应收单时候.信用额度控制值选自客户档案 的信用额度.注意用户在修改账套参数设置时,需要点击〖编辑〗按钮,才可进行选项的修改,修改后,可点 击〖确定〗按钮保存修改或点击〖取消〗按钮取消修改.7.27.2.1初始设置设置科目由于本系统业务类型较固定,生成的凭证类型也较固定,因此为了简化凭证生成操作,可以在此 处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好. 基本科目设置:用户可以在此定义应收系统凭证制单所需要的基本科目.应收科目,预收科 目,销售收入科目,税金科目等.若用户未在单据中指定科目,且控制科目设置与产品科目 设置中没有明细科目的设置,则系统制单依据制单规则取基本科目设置中的科目设置. 控制科目设置:进行应收科目,预收科目的设置.依据您在系统选项中的控制科目依据选项 而显示设置依据.可按客户分类,客户,地区分类进行控制科目的设置.若单据上有科目, 则制单时取单据上科目,若无,则系统依据单据上的客户信息在制单时自动带出控制科目. 若控制科目没有输入,则系统取基本科目设置中应收,预收科目. 产品科目设置:进行销售收入科目,应交增值税科目,销售退回科目的设置.依据您在系统 初始中的销售科目依据选项而显示设置依据.可按存货分类,存货进行产品科目的设置.若 单据上有科目,则制单时取单据上科目,若无,则系统依据单据上的存货信息在制单时自动 带出产品销售收入科目,税金科目等.若产品科目没有输入,则系统取基本科目设置中销售 收入,税金科目. 结算方式科目设置:进行结算方式,币种,科目的设置.对于现结的发票及收付款单,若单 据上有科目,则制单时取单据上科目,若无,则系统依据单据上的结算方式查找对应的结算 科目,系统制单时自动带出,若未输入,则用户需手工输入凭证科目.7.2.2坏账准备设置坏账初始设置是指用户定义本系统内计提坏账准备比率和设置坏账准备期初余额的功能,它的作 用是系统根据用户的应收账款进行计提坏账准备. 企业应于期末针对不包含应收票据的应收款项计提坏账准备,其基本方法是销售收入百分比 法,期末应收账款余额百分比法,应收账款账龄百分比法等.您可以在此设置计提坏账准备 的方法和计提的有关参数. 坏账初始设置根据应收系统选项中所设置的坏账处理方式的不同而处理不同. 销售收入百分比法:用户录入坏账准备期初余额和坏账计提比率. 应收余额百分比法:用户录入坏账准备期初余额和坏账计提比率. 账龄分析法:用户录入坏账准备期初余额,选择账龄区间方案,针对账龄区间方案录入相应 账龄区间的坏账计提比率. 当您做过任意一种坏账处理(坏账计提,坏账发生,坏账收回)后,就不能修改坏账准备数 据,只允许查询.15 如果在选项中坏账处理方式选择了直接转销法,则在初始设置中看不到坏账初始设置功能.7.2.3账期内账龄区间设置账期内账龄区间设置指用户定义账期内应收账款或收款时间间隔的功能,它的作用是便于用户根 据自己定义的账款时间间隔,进行账期内应收账款或收款的账龄查询和账龄分析,清楚了解在一 定期间内所发生的应收款,收款情况. 序号:序号由系统生成,从 01 开始,您不能修改 .序号为 01 的区间由系统自动生成,您不 能修改,删除. 总天数:直接输入该区间的截止天数. 起止天数:系统会根据您输入的天数自动生成相应的区间.7.2.4逾期账龄区间设置逾期账龄区间设置指用户定义逾期应收账款或收款时间间隔的功能,它的作用是便于用户根据自 己定义的账款时间间隔,进行逾期应收账款或收款的账龄查询和账龄分析,清楚了解在一定期间 内所发生的应收款,收款情况. 序号:序号由系统生成,从 01 开始,您不能修改 .序号为 01 的区间由系统自动生成,您不 能修改,删除. 总天数:直接输入该区间的截止天数. 起止天数:系统会根据您输入的天数自动生成相应的区间.7.2.5报警级别设置您可以通过对报警级别的设置,将客户按照客户欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型, 以便于掌握各个客户的信用情况. 序号:序号由系统生成,从 01 开始 .序号为 01 的区间由系统自动生成,您不能修改,删除. 级别名称:您应直接输入级别名称 .您可以采用编号或者您喜欢的任何形式,注意名称最好 能够上下对应. 比率:您应直接输入该区间的比率. 起止比率:系统会根据您输入的比率自动生成相应的区间.7.2.6单据类型设置单据类型设置用户将自己的往来业务与单据类型建立对应关系,达到快速处理业务以及进行 分类汇总,查询,分析的效果. 您可以在此设置单据的类型.系统提供了发票和应收单两大类型的单据. 如果您同时使用销售系统,则发票的类型包括增值税专用发票,普通发票,销售调拨单和销 售日报.如果您单独使用应收系统,则发票的类型不包括后两种.发票是系统默认类型,不 能修改删除. 应收单记录销售业务之外的应收款情况.在本功能中,由您设置应收单的不同类型.您可以 将应收单划分为不同的类型,以区分应收货款之外的其他应收款.例如,您可以将应收单分 为应收代垫费用款,应收利息款,应收罚款,其他应收款等.应收单的对应科目由您自己定 义. 您只能增加应收单的类型,应收单中的其他应收单为系统默认类型,您不能删除,修改.发 票的类型是固定的,不能修改删除. 您不能删除已经使用过的单据类型.7.2.7单据设计单据设计主要有两部分功能,其一进行操作员显示模板的定义;其二进行操作员打印模板的 定义. 单据模板设置指用户可依据自己的往来业务要求设计自己的单据模板如 XXX 应收单,XXX 收付款单,即操作员可与单据模板一一对应,它的主要作用是可以充分利用操作员在单据模 板设置中所建立的自定义单据模板,使单据更加符合操作员的需要. 操作员可在自定义的单据模板上进行表头,表体项目的删减,并可通过自定义项的设置使单 据完全符合自己的需要. 操作员可分别设置单据的显示模板及打印模板.16 分类体系,编码档案,单据设计,单据编号设置,自定义项详情请参见系统管理手册7.3期初余额通过期初余额功能,用户可将正式启用账套前的所有应收业务数据录入到系统中,作为期初建账 的数据,系统即可对其进行管理,这样既保证了数据的连续性;又保证了数据的完整性. 当您初次使用本系统时,要将上期未处理完全的单据都录入到本系统,以便于以后的处理.当您 进入第二年度处理时,系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额.在下一 年度的第一个会计期间里,您可以进行期初余额的调整. 期初发票是指还未核销的应收账款,在系统中以单据的形式列示,已核销部分金额不显示. 期初应收单是指还未结算的其他应收单,在系统中以应收单的形式列示,已核销部分金额不 显示. 期初预收单是指提前收取的客户款项,在系统中以收款单的形式列示. 期初合同结算单是合同管理系统在应收系统启用前的未结算应收类合同余额. 期初票据是指还未结算的票据.操作步骤 1, 点击【设置】-【期初余额】,在期初余额明细表中,.输入需要增加的单据名称,单据 类别后,点击〖确认〗按钮,系统会将出现空白单据,用户可进行录入. 2, 录入期初余额,包括未结算完的发票和应收单,预收款单据,未结算完的应收票据.这些期 初数据必须是账套启用会计期间前的数据. 3, 引入合同金额,点击〖引入〗按钮,您可以同时对会计分录的科目,项目加以选择,然后点 击〖是(Y)〗对引入加以确认,系统会将应收系统启用月之前合同管理系统的应收类合同 结算单金额全部生成应付系统的期初余额. 4, 期初余额录入或引入后,可与总账系统进行对账. 5, 在日常业务中,可对期初发票,应收单,预收款,票据,合同结算单进行后续的核销,转账 处理. 6, 在应收业务账表中查询期初数据. 操作说明 增加期初余额 选择【设置】菜单下的【期初余额】项,点击〖确认〗按钮,进入期初余额查询界面,选好查询 条件后,进入期初余额明细表. 一,录入期初余额 1,点击〖增加〗按钮,选择单据名称,单据类型和方向,再点击〖确认〗按钮, 屏幕即会出现 该类型单据的界面. 2,您可以输入有关栏目.按〖取消〗按钮,系统会取消刚才的操作. 3,输入各种类型单据的期初余额后,按 〖保存〗按钮, 即可保持您所进行的操作. 4,继续增加,重复以上 2-4 步,也可以点击〖复制〗按钮,将当前单据复制到新增单据上再进行 修改. 二,引入合同金额 1, 点击〖引入〗按钮,对会计分录的科目,项目加以选择,然后点击〖是(Y)〗对引入加以 确认,系统会将应收系统启用月之前合同管理系统的应收类合同结算单金额全部生成应收系 统的期初余额;点击〖否(N)〗取消引入合同余额操作. 2, 重复上述操作,系统可以引入合同系统中符合条件但未引入过的单据.17 注意1. 2. 3. 在期初余额明细表中,点击〖增加〗按钮.输入需要增加的单据类别后,点击〖确认〗按钮, 系统会将出现空白单据,点击〖增加〗按钮,进行录入. 单据日期必须小于该账套启用期间(第一年使用)或者该年度会计期初(以后年度使用). 单据中的科目栏目,用于输入该笔业务的入账科目,该科目可以为空.我们建议您在录入期 初单据时,最好录入科目信息,这样不仅可以执行与总账对账功能,而且可以查询正确的科 目明细账,总账. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 发票和应收单的方向包括正向和负向,类型包括系统预置的各类型以及用户定义的类型. 期初发票中表头,表体中均可以输入科目,项目.表头,表体科目必须全为应收的受控科目 如果是预收款和应收票据,则不用选择方向,系统均默认为正向.预收款表头,表体科目必 须全为应收的受控科目. 增加预收款时,可以通过选择单据类型(收款单,付款单)来达到增加预收款,预付款 的目的. 引入合同结算单时,合同管理系统启用月份应在应收系统之前,引入的合同结算单生效日期 在应收系统启用月之前. 用户可以针对每条合同结算单对默认的科目初始值进行修改, 但合同类型, 编号应不可编辑; 项目的选项依据科目的选择而定,与科目相匹配.修改期初余额 1, 如果您当前在期初余额主界面,则首先选中要修改的单据,然后双击鼠标,则可以进入该单 据的界面. 2, 当您进入某张单据界面后,点击〖修改〗按钮,修改当前单据. 3, 修改完成后,点击〖保存〗按钮,保存当前修改;点击〖放弃〗按钮取消此次修改. 4, 已进行后续处理如转账,核销等的期初余额不允许修改. 5, 引入的合同结算单无法修改. 6, 第一个月结账后,不允许增,删,改,引. 删除期初余额 1, 如果您当前在期初余额主界面,则首先选中要删除的单据,然后点击〖删除〗按钮,则可以 进入该单据的删除界面. 2, 如果您当前已经处于某张单据的界面,则可以直接点击〖删除〗按钮,删除当前单据. 3, 已进行后续处理如转账,核销等的期初余额不允许删除. 4, 第一个月结账后,不允许增,删,改,引. 查询期初余额 在期初余额主界面中点击〖过滤〗按钮.输入查询的条件后,点击〖确认〗按钮,系统会将满足 条件的数据全部列示出来.您可查看某个客户的期初余额,或者查看某个科目的期初余额. 单据定位 在期初余额主界面中点击〖定位〗按钮.输入定位的条件后,点击〖确认〗按钮,系统会将光标 定位在满足条件的第一条记录上. 联查单据 联查单据有两种方法:一,将光标定位在需要查询的单据记录上,点击〖单据〗按钮,即可显示 该单据卡片;二,双击需要查询的单据记录,即可显示该单据卡片. 与总账对账 在期初余额主界面中点击〖对账〗按钮.屏幕上列示出应收款管理系统各控制科目与总账的对账 结果.18 第8章应收账款是企业因销售商品和提供劳务等应收取客户的款项.应收管理系统主要提供用户对应收 账款的管理,包括应收账款的形成及其偿还情况.应收业务来源于销售业务,与销售业务息息相 关,企业在实际业务中,会因为销售业务支付方式,支付时点的不同而产生不同的会计处理.故 本章就销售与收款的关系分为应收款业务,预收款业务,现结业务分别来阐述应收账款,预收账 款的形成及其偿还情况的系统处理. 应收款业务:企业先开票,形成应收账款,后收款的业务. 预收款业务:企业先收款,后开票的业务. 现结业务:销售与收款同时发生的业务,分完全现结和部分现结业务.8.18.1.1应收款业务确认应收账款应收款项是指企业因销售商品,提供劳务等发生的应向有关债务人收取的款项.它是流动资产的 重要组成部分. 手工业务:一般来说,企业因销售货物或提供其他服务后,开具销货发票或其他应收单据,将它 交付给客户,确认应收账款. 系统处理:您首先需要在系统中录入销售发票或应收单,然后对销售发票或应收单进行审核,系 统用审核来确认应收业务的成立.系统在用户填制销售发票,其他应收单后,对发票进行审核后 确认应收账款,并记入应收明细账.本系统提供的审核有三个含义,其一确认应收账款,其二是 对单据输入的正确与否进行审查,其三对应收单据进行记账. 在本系统中,销售发票和应收单的处理都基于该发票或单据已经审核的基础上.8.1.1.1 应收单据录入 手工处理:企业在销售货物给客户,给客户开具增值税票,普通发票及其所附清单等原始销售票 据,或企业因非销售业务而应收取客户款项,而开具的应收款单据. 系统处理:在系统中填制销售发票,应收单,统称为应收单据.应收单据录入是本系统处理应收 业务的起点. 销售发票录入 分为两种情况: 1,如果启用销售管理系统,则销售发票及代垫费用产生的其他应收单不在应收系统中录入, 需要在销售管理系统填制销售发票,复核后,传递给应收款管理系统. 2,若没有启用销售管理系统,则所有应收单据在应收管理系统中进行录入. 操作界面 点击【应收单据处理】-【应收单据录入】,选择新增单据的单据名称-销售发票,点击〖增加〗 按钮,即可进行销售发票的录入.如图 8-1.19 图 8-1操作说明 增加销售发票 没有启用销售管理系统,则在应收管理系统【应收单据录入】中录入销售发票,依据原始发票上 的项目进行录入,若遇到系统没有提供的项目,您可以通过【自定义项】进行项目的添加,若系 统提供的单据格式不符合您的要求,则您可以通过【单据设计】将单据进行修改.如果录入的是 红字发票,则在【应收单据录入】单据类别中选择方向为负向的发票. 启用销售系统,则销售发票在销售系统录入,销售发票经过复核,传递到应收系统. 发票分为普通发票与专用发票两种类型,单价均为不含税单价. 修改销售发票 没有启用销售系统,若您发现销售发票错了,则您可以在应收管理系统【应收单据录入】对销售 发票进行修改,除单据的名称和类型不能进行修改外,其他的可修改. 启用销售系统,从销售系统传递的销售发票不允许在应收款管理系统中修改,您需要在销售管理 系统中,对销售发票取消复核后,进行修改. 如果您对销售发票已做过后续的处理,如审核,制单,核销等,则发票不能修改,但系统对所有 的操作都提供了逆向操作的功能,您可以通过取消后续操作来达到修改的目的. 删除销售发票 没有启用销售系统,如果发现录入的发票作废,则您可以在应收管理系统【应收单据录入】中把 录入的销售发票进行删除. 启用销售系统,从销售系统传递的销售发票不允许在应收管理系统中删除,您需要在销售管理系 统中,对销售发票取消复核后,进行删除. 单据删除后不能恢复,您应慎重处理. 客户,部门权限控制 手工业务:在手工业务中,如果企业有数个往来会计,针对不同的客户或部门进行开票,则企业 需要进行权限分配. 系统处理:用户首先需要到企业门户【控制台】-【数据权限】中进行客户,部门的数据权限控制 设置,并设置操作员与客户,部门对应关系.然后在应收款管理系统【系统选项】中选择启用客20 户,部门数据权限,则操作员在录入,处理,查询时,将受权限控制.操作员只能查询,录入, 修改有权限的客户或部门的记录.如果一张单据中操作员有其部门权限,没有该客户权限,则该 单据用户无权查看,编辑,反之亦然. 用户只能查询,编辑有权限的部门,客户记录.若单据中的客户为空时相当于该单据不受权限控 制,所有符合其他条件的用户均可以查看该单据. 显示模版说明 系统提供显示操作员自定义单据模版的功能.操作员若在【单据设计】中定义了自己专用的单据 模版,则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理.操作员需要有单据模 版的权限.该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行单据模版的设置. 信用额度控制 销售发票在应收款系统录入,若系统选项中选择&是否信用额度控制&为是,则用户录入发票时, 当票面金额+应收借方余额-应收贷方余额&信用额度,系统会提示您本张单据不予保存处理.信用 额度取自客户档案中的信用额度,用户若需要进行客户信用额度控制,则需要在客户档案中按客 户的信用级别分别输入其信用额度. 录入发票时提示显示信息 销售发票在应收款系统录入,若系统选项中选择&录入发票时显示提示信息&为是,则用户录入 发票时,系统会显示该客户的信用额度余额,以及最后的交易情况.应收单录入 无论是否启用销售系统,非销售业务形成的应收单都在应收系统中录入(除代垫费用单外,在启 用销售系统的情况下,代垫费用单在销售录入,参见系统选项代垫费用单). 操作界面 点击【应收单据处理】-【应收单据录入】,选择新增单据的单据名称-应收单,点击〖增加〗按 钮,即可录入应收单.显示如图 8-2.图 8-2操作说明 增加应收单 在这里,您输入的应收单除了需要输入其原始的业务信息外,还需要填入科目.系统提供的应收 单实质是一张凭证,除了记录您销售业务之外所发生的各种其他应收业务信息外,还记录科目信 息. 应收单表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息,表头科目应该为核算该客户所欠款项的一 个科目.21 应收单表头科目必须是应收系统的受控科目.表头科目的方向即为您所选择的单据的方向. 表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录.当输入了表体内容后,表头,表体中的金额合计 应借,贷方相等. 应收单录入时系统会根据对应的客户档案中设定的信用条件进入控制. 这里输入科目的目的,是系统对该应收单制单的时候,就可以自动带出科目信息,您也可以不输 入科目,这样,在制单时,您可能需要手工输入.(具体应收单的科目规则,在制单处理中详述)修改应收单 发现已录入的应收单有错,可执行修改功能进行修改操作.修改的操作与销售发票同. 删除应收单 若您发现已录入的应收单已作废,则您可删除该应收单.已经审核,制单过的单据不允许删除, 单据删除后不能恢复,您应慎重处理. 代垫费用单 应收单据中,除销售发票外,伴随销售业务产生的代垫费用形成的应收款,也是在销售系统启用 的情况下,需要在销售系统录入,并传递给应收系统.在系统选项中,可选择用哪种应收单来接 收代垫费用的信息. 若没有启用销售系统,则伴随销售业务产生代垫费由应收款系统进行录入. 客户,部门权限对单据录入,修改的影响 如果用户在系统选项中选择&启用客户权限&,&启用部门权限&,则在查询,编辑日常单据时 均需要根据登录用户的对应客户,部门权限进行相应的限制. 当单据中出现客户与部门的权限有冲突时(即一项有权限,另一项没有权限),作为用户对该单 据没有权限处理. 启用了部门权限,但单据中的部门为空,则视用户对该单据有数据权限. 信用额度控制 在应收系统录入应收单时,若系统选项中选择&是否信用额度控制&为是,则用户录入应收单时, 系统会先在客户档案中检查该客户是否进行信用控制: 若该客户不进行信用控制,则单据录入时系统不做信用检查. 若该客户进行信用控制,则还需要再检查是否按客户总公司进行信用控制. 若按客户总公司控制,则信用检查原则为[信用余额=总公司的信用额度-SUM(该总公 司下所有按总公司控制信用额度的应收余额)]. 若按客户自己控制,则信用检查的原则为[信用余额=客户信用额度-客户应收余额]. 对于符合信用控制条件的单据, 在应收系统保存录入的发票和应收单时, 若票面金额+应收借方余 额-应收贷方余额&信用额度,系统会提示本张单据不予保存处理.信用额度取自客户档案中的信 用额度,用户若需要进行客户信用额度控制,则需要在客户档案中按客户的信用级别分别输入其 信用额度. 显示模版说明 系统提供显示操作员自定义单据模版的功能.操作员若在【单据设计】中定义了自己专用的单据 模版,则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理.操作员需要有单据模 版的权限.该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行单据模版的设置.注意应收单据的单据编码可以手工输入,也可以系统自动编号,如果您需要系统自动编号,则您 可以在【单据编码设置】中定义是流水号或是有含义的编码. 增加应收单据时,用户输入完客户后,系统将与客户相关的信息全部自动带出.若表体科目核算的 项目大类与表头科目相同,则自动将表头的项目带入该条表体记录的项目栏中.系统支持业务传递 过来价税合计=0 的发票处理,对此类发票允许审核,制单,但是不对其进行核销.8.1.1.2 应收单据审核 应收单据的审核即把应收单据进行记账,并在单据上填上审核日期,审核人的过程.已审核的应 收单据不允许修改及删除了. 在销售系统中增加的发票也在应收款管理系统中审核入账;在销售系统中录入的发票若未经 其复核,则不能在应收款管理系统中审核. 不能在已结账月份中进行审核处理;不能在已结账月份中进行弃审处理.22 已经审核过的单据不能进行重复审核;未经审核的单据不能进行弃审处理.已经做过后续 处理(如核销,转账,坏账,汇兑损益等)的单据不能进行弃审处理. 操作界面 点击【应收单据处理】-【应收单据审核】,输入过滤条件,系统显示如图 8-3图 8-3操作说明 审核日期 审核日期主要决定您的入账日期,审核日期依据系统选项而定,单据日期或业务日期. 当选项中设置&审核日期的依据为单据日期&时,该单据的入账日期选用当前的单据日期.若选 择单据日期为入账日期,则在月末结账前需要将单据全部审核. 当选项中设置&审核日期的依据为业务日期&时,该单据的入账日期选用当前的登录日期.则在 月末结账前单据可以不要审核. 审核人 单据审核后,系统自动以当前操作员填列审核人. 如何审核销售发票和应收单 您只需要找到您要确认的发票和应收单,点击〖审核〗按钮即可. 对于本系统录入的应收单据,您可以在【应收单据录入】中录入单据后,直接进行审核. 对于从销售系统传递的应收单据,您可以在【应收单据审核】中进行审核.在【应收单据审核】 中也可以对应收系统录入的应收单据进行审核. 您可以在【应收单据录入】中录入一张单据时,就审核一张单据,也可以在【应收单据审核】定 期对一批单据进行批量审核.系统对审核提供单张审核,自动批审,手工批审等功能,提高您的 工作效率. 自动批审 用鼠标点击【应收单据处理】下的【应收单据审核】,系统显示一查询条件框. 输入查询条件后,用户可以点击〖批审〗按钮,系统根据当前的过滤条件将符合条件的未审核单 据全部进行后台的一次性审核处理,批审完成后,系统提交审核报告. 手工批审 用户也可在输入过滤条件后,进入单据列表界面,进行选择.在选择标志一栏里,双击鼠标或者 打对勾,然后点击工具栏中的〖审核〗按钮,则表示要将该张单据审核.您也可以〖全选〗图标 将所有的单据全部选中;点击〖全消〗图标取消所做的选择. 选择单据后,单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核. 单张审核 用户也可在输入过滤条件后,进入单据列表界面,选择需要审核的记录,点击工具栏中的〖单据〗 按钮,显示该单据,点击〖审核〗按钮将单据审核. 取消审核 手工处理:在实际业务中, 会发生一些输入错误或者一些正在进行的业务因某种原因而改变,企 业会计需要根据不同的情形进行调整记账. 系统处理:系统对这方面的处理,是通过取消审核功能,将此笔业务信息从应收明细账中抹去, 同时,清空审核人和审核日期,回到未审核的状态,此时,您可以根据实际情况,对该应收单据 进行修改还是删除. 同样,对取消审核操作,系统提供批量弃审和单张弃审的操作,提高您的使用方便性.23 以上,我们录入了发票,应收单,并将此笔业务记入了应收明细账,随着不同的实际业务的发生, 让我们来了解系统是如何处理各种应收账款冲销业务.8.1.1.3 合同结算单审核 合同结算单的审核是从合同管理系统传入的合同结算单进行审核或取消审核,可以查看这些合同 结算单. 只有在合同管理系统启用的情况下本功能菜单才会显示. 可显示的合同结算单包括已审核与未审核的,但作过后续处理如核销,制单,转账等处理的 单据不显示. 可供审核的合同结算单是应收系统启用后由合同管理系统传入的. 不能在已结账月份中进行审核处理;不能在已结账月份中进行弃审处理. 已经审核过的单据不能进行重复审核;未经审核的单据不能进行弃审处理.已经做过后续 处理(如核销,转账,坏账,汇兑损益等)的单据不能进行弃审处理. 针对选项中的不同选择,对合同结算单的日期要求: 按单据日期审核:合同结算单的生效日期要大于应收系统的启用月及已结账月. 按业务日期审核:登录日期要在启用月及已结账月之后,对生效日期无要求. 操作界面 点击【应收单据处理】-【合同结算单审核】,输入过滤条件,系统显示如图 8-3 手工批审 用户也可在输入过滤条件后,进入单据列表界面,进行选择.在选择标志一栏里,双击鼠标或者 打对勾,也可以点击〖全选〗图标将所有的单据全部选中;点击〖全消〗图标取消所有的选择. 选好要审核单据后,单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核. 单张审核 您可在审核列表界面双击单据记录或点击〖单据〗按钮,进入单据卡片界面,直接单击〖审核〗 按钮将当前单据审核. 批量弃审 弃审是审核的反操作,用户也可在输入弃审单据的过滤条件后,点击〖确认〗按钮.在选择标志 一栏里,双击鼠标或者打对勾,也可以点击〖全选〗图标将所有的单据全部选中;点击〖全消〗 图标取消所有的选择. 在需要进行弃审的结算单打上选择标志后,点击〖弃审〗按钮,对当前选中的单据进行批量弃审. 单张弃审 弃审是审核的反操作,您可以在已审核单据列表中双击单据记录或点击〖单据〗按钮,进入单据 卡片界面,直接单击〖弃审〗按钮将当前单据弃审. 单据联查 将光标定位在需要查询的单据记录上,点击〖单据〗按钮或双击该记录,即可显示该单据卡片. 在合同结算单列表中将光标定位在需要查询的单据记录上,点击〖合同〗按钮即可显示该结算单 对应的合同.在批审或批弃的报告界面中,可点击 按钮,查看未成功审核或弃审的明细单据及原因.8.1.2冲销应收账款在实际业务中,客户将通过直接付款,支付银行承兑汇票,商业承兑汇票或企业进行应付账款冲 销,红蓝票对冲等业务进行应收账款冲减.8.1.2.1 收款 手工业务:企业因销售商品或提供劳务而向客户开具发票,收到客户交来的货款,记账,冲减客 户的应收账款. 系统处理:系统通过收款单来记录所收到的客户款项.收款单中记录客户支付的款项.企业收取 款项后,在【收款单据录入】中进行录入.收款单中表体项目款项类型,就是用来区别企业每收 到一笔款子,是因为销售货物而收的货款,还是客户预付的款项,还是企业收取的其他款项.您 在收款单中需要指明,如果您收取的款项中同时包含这几种类型,您需要分开记录,因为系统依 据不同的款项性质进行后续的处理.系统默认的款项类型为应收款.24 收款单录入 在本系统,每增加一张收/付款单,您需要指定其款项用途.系统提供三种类型:应收款,预收款, 其他费用.不同的用途,后续的业务处理及约束也会不同.因此,对于同一张收付款单,如果包 含不同用途的款项,您应指明该笔款项中哪些属于冲销应收款,哪些属于形成预收款,哪些属于 收回的其他费用. 操作界面 点击【收款单据处理】-【收款单据录入】,点击〖增加〗按钮,即可进行收款单的录入.如图 8-4.图 8-4操作说明 新增收款单 依据原始单据,填制收款单上的内容.输入了客户,则与客户相关的内容系统将自动带出,如客 户的银行名称,银行账号,合同号等信息(前提是在客户档案中记录了这些信息). 表头中必须录入的项目有:客户,单据日期,单据编码,结算方式,币种,金额,当币种为外币 时,汇率也必须输入.表体中必须输入的项目有:款项类型,客户,金额. 表体部门,业务员,金额全部等于表头的对应数据.表体金额合计必须等于表头金额.用户可以 对系统缺省带入的表体记录进行增删改处理.表头,表体均支持数量项目的录入, 款项类型 系统通过内置三种款项类型来区分款项用途,应收款,预收款,其他费用.不同的款项用途决定 后续业务处理的不同.每一笔款项都应指定其款项用途.若同一收款单具有不同用途的款项,您 应分别指明. 选择应收款,其款项用途为冲销应收账款,表体对应的科目为控制科目;选择预收款,其款项性 质是形成预收账款,表体对应的科目为控制科目;选择其他费用,则该款项用途为其他费用,且 其表体的科目不能是应收款管理系统的控制科目. 只有应收款和预收款性质的记录记应收明细账,才可以与销售发票,应收单进行核销勾对. 代付款的处理 代付款,是指原本为 A 客户的款项,现由 B 客户代为支付. 在一张收款单中,若表头客户与表体客户不同,则表示表体记录所在的款项为代付款.则在核销 时,代付款的客户的记录只能与其本身的应收款核销.25 修改单据 输入完收款单后,若发现错误,可以对收款单进行修改,修改后,点击〖保存〗按钮才能保存当 前修改结果. 删除单据 输入完收款单后,若发现错误,可以直接将收款单删除. 客户,部门数据权限对单据录入,修改的影响 如果用户在系统选项中选择&启用客户权限&,&启用部门权限&,则在查询,编辑日常单据时 均需要根据登录用户的对应的数据权限进行相应的限制. 当单据中出现客户与部门的权限有冲突时(即一项有权限,另一项没有权限),作为用户对该单 据没有权限处理. 启用了部门权限,但单据中的部门为空,则作为所有用户都对该单据有权限处理. 显示模版说明 系统提供显示操作员自定义单据模版的功能.操作员可在【单据设计】中定义了自己专用的收款 单单据模版,则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理.操作员需要有 单据模版的权限.该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行操作员与单据模版对应关系 的设置. 收款单审核 手工业务:当企业收到客户款项时,记账,确认收款. 系统处理:系统用审核来确认收款业务的成立.系统在用户填制收款单后,对收款单进行审核后 记入应收明细账.本系统提供的审核有三个含义,其一确认收款,其二是对单据输入的正确与否 进行审查,第三记入应收明细账. 收款单的审核即把收款单据进行记账,并在单据上填上审核日期,审核人的过程.已审核的收款 单据不允许修改及删除了. 不能在已结账月份中进行审核处理;不能在已结账月份中进行弃审处理. 已经审核过的单据不能进行重复审核;未经审核的单据不能进行弃审处理.已经做过后续处 理(如核销,制单等)的单据不能进行弃审处理. 操作界面 点击【收款单据处理】-【收款单据审核】,输入过滤条件,系统显示如图 8-5图 8-5操作说明 审核日期 收款单的审核日期=单据日期 审核人 单据审核后,系统自动以当前操作员填列审核人. 如何审核收款单 您只需要找到您要确认收款单,点击〖审核〗按钮即可. 您可以在【收款单据录入】进行单张审核,也可以在【收款单据审核】中进行自动审核或批量审 核. 月末结账前收款单必须全部审核. 自动审核 用鼠标点击【收款单据处理】-【收款单据审核】,即可进入本功能界面. 输入过滤条件,用户可直接点击〖批审〗按钮,系统在后台直接进行审核.26 批量审核 用户也可在【收款单据审核】输入过滤条件后,点击〖确认〗按钮.进入收付款单单据列表界面, 通过点击〖全选〗,〖全消〗按钮,来将列表中的记录全部打上选择标志或取消选择标志. 将需要进行批审的收付款单打上选择标志,点击〖审核〗按钮,对当前收付款单进行审核记明账. 取消审核 对于有错的或需要作废的收款单,您可以通过〖弃审〗按钮将单据恢复到未记账状态,进行修改 或删除.系统提供单张弃审和批量弃审,您可以在【收款单据录入】进行单张弃审,也可以在【收 款单据审核】中进行自动审核或批量审核. 核销处理 手工处理:企业将收款单与应收发票,应收单进行勾对的业务. 系统处理:系统通过核销处理功能,来帮助您进行收款结算,即进行收款单与对应的发票,应收 单据相关联,冲减本期应收.系统提供按单据核销与按产品核销两种方式,您可以选择. 操作界面 点击【核销处理】-【手工核销】,输入过滤条件,系统显示单据核销界面,如图 8-6 ,用户也 可通过在【收款单据录入】界面点击〖核销〗按钮,即可进入单据核销界面.图 8-6业务规则 若系统选项中选择&核销方式选择按单据&时,被核销单据列表按单据显示记录,若此时有 产品栏目,则只显示该单据的第一个产品信息;若系统选项中选择&核销方式选择按产品& 时,被核销单据列表明细到产品显示记录,产品栏目中显示每条记录对应的产品信息. 没有审核过的或者原币余额=0 的单据记录均不显示在收付款单,被核销单据列表中.收付款 单表体中款项类型为其他费用的记录不在收付款单列表中显示. 应收系统中选择收付款单类型为收款单时,被核销单据列表中可以显示的记录有:蓝字应收 单,蓝字发票,红字预收单. 红字单据整条记录金额,余额均以正数显示,单据类型为付款单. 发票,应收单在自动计算现金折扣的情况下,原币余额=原币金额-本次结算-本次折扣;无现 金折扣情况下,原币余额=原币金额-本次结算. 收付款单原币余额=原币金额-本次结算. 操作说明 系统选项应收款核销方式 若您在系统选项中选择&核销方式选择按单据&时,表示系统将按单据进行结算.您需要将收款 单与应收单进行相关联,从中您可以查询每一笔应收单的结款情况,以及每一笔收款单的结算情 况. 若您在系统选项中选择&核销方式选择按产品&时,表示系统将按产品进行结算.您需要将收款 单与应收单中的产品进行一一对应,从中您可以查询每一品种的应收情况,收款情况,以及每一 笔收款单的结算情况. 款项类型 只有款项类型是应收款或预收款的收款单才可以进行核销.款项类型为其他费用的不允许核销. 单据类型27 应收系统中核销处理选择收付款单类型为收款单时,系统提供被核销单据列表中的单据类型为: 蓝字应收单,蓝字发票,付款单. 同币种核销处理 如果发票或应收单上的原币币种与客户实际支付的币种相同时,您可以在【收款单据录入】中进 行同币种核销,也可以在【核销处理】中进行手工核销和自动核销.手工核销指由用户手工确定 收款单核销与它们对应的应收单的工作,选择需要核销的单据,然后手工核销,手工核销较灵活; 自动核销指系统依据核销规则,将收款单与它们对应的应收单进行核销的工作.通过自动核销可 以根据查询条件选择需要核销的单据,然后系统自动核销,加强了往来款项核销的效率性. 异币种核销处理 如果企业有外币业务,如果发票或应收单上的原币币种与客户实际支付的币种不同时,您需要在 【收款单据录入】中录入该收款单,审核后点击〖核销-异币种〗按钮将收款单进行异币种核销, 异币种核销时,您需要进行中间币种设置.设置中间币种及误差 在异币种核销之前应该先进行中间币种的设置,可以设置为外币表中的任何一种币种,也可以是 本位币.主要起到异币种核销时的桥梁作用. 当中间币种为本位币时,对应中间币种汇率和对应本位币汇率系统会自动保持一致,即无论您修 改哪一项,另一项均会自动修改. 设置汇率时,若该币种即为中间币种,则其对应中间币种的汇率系统将自动保持 1 不变. 在单据核销界面点击〖汇率〗按钮,即可进行中间币种设置,并可通过〖栏目〗按钮,将本次结 算(中间币种)栏目显示,用户可确认本次结算中间币种金额. 如何核销 在单据核销界面,通过〖过滤〗按钮,选择核销单据与被核销单据,输入本次结算金额,也可点 击〖分摊〗按钮,将结算金额分摊到被核销单据处,用户可手工修改分摊金额,点击〖保存〗按 钮,则核销处理完成. 如何分摊 系统在核销界面提供结算金额自动分摊功能,即将当前收付款单列表中已经输入的本次结算金额 合计根据当前被核销单据列表的界面排列顺序进行自动分摊到对应本次结算栏目中.界面中的排 列顺序用户可通过〖栏目-结算单〗/〖栏目-单据〗按钮进行单据排序的设置. 分摊到每条记录上的本次结算金额不能大于该记录的原币余额, 总计可分摊的金额=收付款单列表 中本次结算金额之和. 核销单据如何排序 因为分摊是按被核销单据列表的界面排列顺序进行自动分摊,故系统提供用户进行收付款单,单 据的栏目设置以及单据排序的规则.用户可在【单据核销】界面点击〖栏目-结算单〗/〖栏目-单 据〗按钮,进行单据栏目的设置以及单据的排序. 如何查询核销数据 用户对应收单据与收款单据进行核销后,可以在【单据查询】中进行核销查询.点击发票,应收 单,收付款单单据列表的工具栏〖详细〗按钮,则系统显示该单据的详细结算情况. 如何取消核销操作 用户对应收单据与收款单据进行核销后,可以在【其他处理】-【取消操作】中输入需要取消核销 单据的过滤条件,选择操作类型-核销,即可进行取消核销. 同币种核销的处理 收款单的数额等于原有单据的核销数额,收款单与原有单据完全核销. 例:98 年 1 月 16 日,销售给往来单位&黑龙江重型电机总公司&一批货物,当时未收到货款, 货款金额为 120000 元,应交增值税为 20400 元,发票号为
年 3 月 1 日,收到该单 位 140400 元货款,以支票作为结算方式,结算科目为 10201 ,部门为外地销售科,业务员为王 想,将以上信息输入到收款单中,单击&核销-同币种&按钮,系统将 1 月 16 日的那笔业务显示 出来,这时您在&结算金额&一栏里输入 140400,并点击〖保存〗按钮,则将该张收款单全额核 销. 收款单的数额部分核销以前的单据,部分形成预收款. 和当前结算的客户有往来款,但是收到的款项大于原有单据的数额,收到的货款一部分核销原来 的单据,一部分形成预收款.28 例 98 年 1 月 2 日,向&湘潭电机厂&销售,价税合计为 11700 元,当时未收到货款.98 年 3 月 3 日,收到该单位转账支票一张,金额为 20000 元,销售部门为外地销售科,将以上信息录入到 收款单中,其中 11700 元为款项性质为应收款性质;8300 元为款项性质为预收款性质,即 8300 形成预收款.单击&核销-同币种&按钮,系统将 1 月 2 日的那笔业务显示出来,这时您在&结算 金额&一栏里输入 11700,并点击〖保存〗按钮,则将该张收款单中应收款性质款项全额核销.收款单的数额小于原有单据的数额,单据仅得到部分核销. 例 98 年 2 月 3 日,往来单位&杭州轻型电机厂&购买本单位产品,应付货款为 30000 元,该产 品适用税率为 17%,该笔业务形成应收账款总额为 35100 元.98 年 3 月 4 日,该单位由于资金困 难,暂付部分款项 20000 元,以转账方式支付,将以上信息录入到收款单,并单击〖核销-同币种 核销〗按钮,则本次结算金额为 20000 元,余下 15100 元留待下次进行核销. 异币种核销的处理 收款单的数额等于原有单据的核销数额,收款单与原有单据完全核销. 例:2000 年 9 月 6 日,销售给往来单位&美国通用公司&一批货物,开票计价税合计为 100 美圆. 2000 年 10 月 11 日,收到该单位一张币别为港币的 770 元支票(收款之前应该已经有协议:该笔 款项是用来结清 9 月 6 日的应收账款的.),结算科目为 10202,部门为外地销售科,业务员为 王想,将以上信息输入到收款单中,选择&核销-异币种核销&按钮,输入过滤条件,系统将 9 月 6 日的那笔业务显示出来.假设当时美圆对人民币的汇率为 8.2327546,港币对人民币的汇率为 1.0672134,本次采用的中间币种为人民币(即本币).则结算金额栏中可以输入 100 美圆,其兑 换成人民币为 823.28;在收款单中可以看到本张单据兑换成中间币种人民币为 821.75;则本次产 生 823.28-821.75=1.53 的差额,只要这个误差在设置的允许范围值以内就可以认为本次核销有效. 最终, 本次核销结算但原币金额 100 美圆, 本币 823.28; 核销发票原币金额 770 港币, 本币 821.75; 形成 1.53 元本币的币种兑换差异. 在核销时使用预收款. 如果客户先预付了一部分款,在业务完成后又付清了剩余的款项,并且要求这两笔款项同时结算, 则在核销时需要使用预收款,但可使用的预收款的币种必须与核销的收款单币种相同,而且如果 预收款的币种与需要核销的应收单的币种不一致,也需要将预收款的金额折算成中间币种后进行 核销. 在收到第一笔款项时,先录入一张收款单,款项类型为预收款;在收到第二笔款项后,再录入一 张收款单,款项类型为应收款.在核销时,输入过滤条件,将预收款单与收款单查询出来,与其 应收业务对应,进行一次核销. 异币种核销时,可使用的预收款币种必须与收付款单币种相同.且在使用时,输入需要使用的金 额与收付款单上输入本次结算金额之和形成本次核销的总金额,以此来结算结算时形成的币种兑 换差异. 收款单的数额部分核销以前的单据,部分形成预收款. 和当前结算的客户有往来款,但是收到的款项大于原有单据的数额,收到的货款一部分核销原来 的单据,一部分形成预收款. 例:2000 年 9 月 6 日,销售给往来单位&美国通用公司&一批货物,开票计价税合计为 100 美圆. 2000 年 10 月 11 日,收到该单位一张币别为港币的 1000 元支票(收款之前应该已经有协}
用友U8应收管理操作手册
应 收 管 理 使用手册北京用友软件股份有限公司 二零零四年十一月 未经用友软件股份有限公司事先书面许可,本手册的任何部分不得以任何形式进行增删,改编, 节选,翻译,翻印或仿制. 本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改,此类更改将不另行通知.具体应用以软件实际功能为准本手册的著作权属于用友软件股份有限公司 版权所有?翻制必究用友,Users'Friend,UFSOFT,UFERP,U8,NC,iCRM 为用友软件股份有限公司的注册商标. Windows, Windows NT, SQL Server 是 Microsoft Corporation 的注册商标. 本书中涉及的其他产品商标为相应公司所有.在中华人民共和国印制. 第1章 第2章 第3章 第4章 4.1 4.2 第5章 第6章 6.1 6.2 第7章 7.1系统介绍 ...................................................................................................................................................1 系统功能 ...................................................................................................................................................2 系统特点 ...................................................................................................................................................3 产品接口 ...................................................................................................................................................4 详细核算接口说明.....................................................................................................................................4 简单核算接口说明.....................................................................................................................................5 前期准备 ...................................................................................................................................................6 应用方案 ...................................................................................................................................................7 应收账款详细核算方案 .............................................................................................................................7 应收账款简单核算方案 .............................................................................................................................8 设置 .........................................................................................................................................................10参数说明...................................................................................................................................................10 7.1.1 常规系统参数说明 .................................................................................................................................. 10 7.1.2 凭证参数说明 .......................................................................................................................................... 12 7.1.3 权限与预警参数说明 .............................................................................................................................. 14 7.2 初始设置...................................................................................................................................................15 7.2.1 设置科目 .................................................................................................................................................. 15 7.2.2 坏账准备设置 .......................................................................................................................................... 15 7.2.3 账期内账龄区间设置 .............................................................................................................................. 16 7.2.4 逾期账龄区间设置 .................................................................................................................................. 16 7.2.5 报警级别设置 .......................................................................................................................................... 16 7.2.6 单据类型设置 .......................................................................................................................................... 16 7.2.7 单据设计 .................................................................................................................................................. 16 7.3 期初余额...................................................................................................................................................17 应收业务处理 .........................................................................................................................................19 应收款业务...............................................................................................................................................19 8.1.1 确认应收账款 .......................................................................................................................................... 19 8.1.2 冲销应收账款 .......................................................................................................................................... 24第8章 8.1预收款业务...............................................................................................................................................39 8.2.1 确认预收款 .............................................................................................................................................. 39 8.2.2 冲销预收账款 .......................................................................................................................................... 40 8.3 现结业务...................................................................................................................................................42 8.3.1 完全现结 .................................................................................................................................................. 42 8.3.2 部分现结 .................................................................................................................................................. 43 8.2 第9章 9.1 9.2 第 10 章 10.1 10.2 10.3 红字应收业务的处理 .............................................................................................................................44 红字应收单据录入...................................................................................................................................44 付款单录入...............................................................................................................................................45 制单处理与查询 ...................................................................................................................................47 制单规则.................................................................................................................................................47 如何制单.................................................................................................................................................49 凭证查询.................................................................................................................................................51 10.4 第 11 章 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 第 12 章科目账表查询.........................................................................................................................................52 其他处理 ...............................................................................................................................................53 付款单导入导出.....................................................................................................................................53 汇兑损益.................................................................................................................................................54 取消操作.................................................................................................................................................55 月末结账.................................................................................................................................................56 取消月结.................................................................................................................................................57 年末结转.................................................................................................................................................57 账表查询 ...............................................................................................................................................5912.1 业务账表.................................................................................................................................................59 12.1.1 业务明细账 ............................................................................................................................................ 59 12.1.2 业务总账表 ............................................................................................................................................ 62 12.1.3 业务余额表 ............................................................................................................................................ 63 12.1.4 对账单 .................................................................................................................................................... 64 12.1.5 与总账对账 ............................................................................................................................................ 65 12.2 统计分析.................................................................................................................................................66 12.2.1 应收账款账龄分析 ................................................................................................................................ 66 12.2.2 收款账龄分析功能 ................................................................................................................................ 67 12.2.3 收款预测 ................................................................................................................................................ 68 12.2.4 欠款分析 ................................................................................................................................................ 69 12.3 单据查询.................................................................................................................................................69 12.3.1 发票查询 ................................................................................................................................................ 70 12.3.2 应收单查询 ............................................................................................................................................ 70 12.3.3 收付款单查询 ........................................................................................................................................ 70 12.3.4 凭证查询 ................................................................................................................................................ 70 12.3.5 单据报警查询 ........................................................................................................................................ 70 12.3.6 信用预警查询 ........................................................................................................................................ 71 12.3.7 应收核销明细表 .................................................................................................................................... 71 12.3.8 合同结算单查询 ...................................................................................................................................... 71 12.4 自定义报表.............................................................................................................................................72 第 13 章 13.1 13.2 13.3 简单核算 ...............................................................................................................................................73 发票审核.................................................................................................................................................73 发票制单.................................................................................................................................................74 凭证查询.................................................................................................................................................75 第1章应收款管理系统,通过发票,其它应收单,收款单等单据的录入,对企业的往来账款进行综合管 理,及时,准确地提供客户的往来账款余额资料,提供各种分析报表,如账龄分析表,周转分析, 欠款分析,坏账分析,回款分析情况分析等,通过各种分析报表,帮助您合理地进行资金的调配, 提高资金的利用效率. 根据对客户往来款项核算和管理的程度不同,系统提供了应收账款核算模型&详细核算&和&简 单核算&客户往来款项两种应用方案,可供选择. 如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂;或者您需要追踪每一笔业务的应收款, 收款等情况;或者您需要将应收款核算到产品一级;那么您可以选择&详细核算&方案.该方案 能够帮助您了解每一客户每笔业务详细的应收情况,收款情况及余额情况,并进行账龄分析,加 强客户及往来款项的管理.使您能够依据每一客户的具体情况,实施不同的收款策略. 如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单,或者现销业务很多,则您可以选择&简单核算& 方案.该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析. 具体选择哪一种方案,可在应收系统中通过设置系统选项&应收账款核算模型&进行设置.本手 册主要分别就这两种应用模型进行说明. 应收款管理系统与销售管理系统,总账系统的集成使用,应收款管理系统可接收在销售系统 中所填制的销售发票,进行审核,同时可生成相应凭证,并传递至总账系统.1 第2章应收管理系统主要提供了设置,日常处理,单据查询,账表管理,其他处理等功能. 设置: 提供系统参数的定义,用户结合企业管理要求进行的参数设置,是整个系统运行的基础. 提供单据类型设置,账龄区间的设置和坏账初始设置,为各种应收收款业务的日常处理及统计分 析作准备. 提供期初余额的录入,保证数据的完整性与连续性. 日常处理: 提供应收单据,收款单据的录入,处理,核销,转账,汇兑损益,制单等处理. 单据查询: 提供单据查询的功能:各类单据,详细核销信息,报警信息,凭证等内容的查询. 账表管理: 提供总账表,余额表,明细账等多种账表查询功能. 提供应收账款分析,收款账龄分析,欠款分析等丰富的统计分析功能. 其他处理: 其他处理提供用户进行远程数据传递的功能. 提供用户对核销,转账等处理进行恢复的功能,以便您进行修改. 提供您进行月末结账等处理.2 第3章系统提供两种核算模型,&详细核算&和&简单核算&,满足用户不同管理之需要. 系统提供了各种预警,帮助您及时进行到期账款的催收,以防止发生坏账,信用额度的控制 有助于您随时了解客户的信用情况. 系统提供功能权限的控制,数据权限的控制来提高系统应用的准确性和安全性. 提供票据的跟踪管理,可以随时对票据的计息,背书,贴现,转出等操作进行监控. 提供结算单的批量审核,自动核销功能,并能与网上银行进行数据的交互. 系统提供总公司和分销处之间数据的导入,导出及其服务功能,为企业提供完整的远程数据 通讯方案. 提供全面的账龄分析功能,支持多种分析模式,帮助企业强化对应收款的管理和控制. 该系统既可独立运行,又可与销售系统,总账系统等其他系统结合运用,提供完整的业务处 理和财务管理信息.3 第4章4.1 详细核算接口说明在应收系统核算应收账款,主要与总账系统,销售系统,合同管理系统,应付系统,财务分析等 系统有接口,如下图合同管理销售管理 UFO应付款管理应收款管理财务分析网上银行总账合同管理 生效以后的应收类合同结算单可以将余额转入应收系统,在应收系统进行审核,收款,核销;应 收系统可以查询合同管理系统中生效的应收类合同结算单. 销售管理 复核以后的销售发票在应收系统进行审核记应收账款,收款,核销,已经现收的销售发票可以在 应收系统进行记账,制单;应收系统可以查询出销售系统中已经出库但还没有开票的实际应收信 息和未复核的发票. 网上银行 网上银行系统可向应收/付款管理系统导出已经有确认支付标记但未制单的付款单; 应收/付款管理 系统也可向网上银行系统导出未审核的付款单.所有相关单据全部由应收/付系统生成凭证到总 账. 总账 所有凭证均应该传递到总账系统中;可以将结算方式为票据管理的付款单登记到总账系统的支票 登记簿中.注意当应收系统先于总账启用,则在总账启用日之前的凭证总账会在审核时将其标上有错标志, 并且这些凭证会导致总账和应收应付对账不平.应付款管理 应收,应付之间可以相互对冲;应收票据背书时可以冲应付账款. 财务分析 应收款管理系统向财务分析系统提供各种分析数据.4 UFO 应收款管理系统向 UFO 系统提供各种应用函数.4.2简单核算接口说明销售管理 发 票 凭证 应收款管理 总账销售管理 在销售管理系统录入的发票可以在应收款管理系统中进行审核记应收账款,已经现结的销售发票 可以在应收系统中进行记账,制单. 总账 销售发票生成的凭证都传递到总账系统中.5 第5章在应用本系统之前,您应该对您现有的数据资料进行整理,以便您能够及时,顺利,准确地运用 本系统. 期初数据的准备 为便于系统初始化,您应该准备如下数据和资料: 和您有业务往来的所有客户的详细资料:包括客户名称,地址,联系电话,开户银行,所属 总公司,信用额度,最后的交易情况等.您可以根据本系统客户目录中的内容来准备您的资 料. 客户的分类方式,以便于按照分类进行各种统计分析. 用于销售的所有存货的详细资料:包括存货的名称,规格型号,价格,成本等数据.您可以 根据本系统存货目录中的内容来准备您的资料. 存货的分类方式,以便于按照分类进行各种统计分析. 上一期期末,本期期初所有客户的应收账款,预收账款,应收票据等数据.这些期初数据最 好能够精确到某一笔具体的发票或业务. 日常处理的准备 为便于日常的处理业务,您最好能够准备好如下数据和资料: 销售业务之外,能够经常形成应收款的业务有哪些.准备这类资料的目的是将应收单划分为 不同的类型,以便于按照业务类型统计应收账款. 发票,应收单的格式,以便于您定义单据样式. 核算销售,收款等业务的科目,以预先设置各种凭证的科目. 进行收付款单的设计. 在公共提供的单据模板设计和打印模板设计中进行该项处理. 选择单据类型为应收/付系统的收/付单据类型后即可对该单据进行模板设计. 在单据模板设计中提供如下四种单据类型:客户收款单,客户付款单,供应商付款单,供应 商收款单,其中客户收款单,客户付款单在应收系统中使用,供应商付款单,供应商收款单 在应付系统中使用. 收/付款单 表头提供如下设置项:客户,结算单号,结算日期,结算方式,结算科目,币种,汇率,金 额,票据号,客户银行名称,客户银行账号,部门,业务员,项目,摘要,表头自定义项 1-16, 本单位银行名称,本单位银行账号,制单人,审核人,核销人. 显示格式中表头必须有的项目:客户,结算单号,结算日期,结算方式,币种,金额. 表体提供如下设置项:款项类型,客户,原币金额,本币金额,对应科目,部门,业务员, 项目,备注,表体自定义项 1-16. 显示格式中表体必须有的项目:款项类型,客户,原币金额. 打印格式中没有必须有的项目,可以进行任意设置需要的项目. 打印格式设置中允许将表体删除.6 第6章应用方案分为&详细核算&和&简单核算&两种,请您在【选项】中通过&应收账款核算模型&来 设置.6.1应收账款详细核算方案如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂;或者您需要追踪每一笔业务的应收款, 收款等情况;或者您需要将应收款核算到产品一级;那么您可以选择此方案. 本系统主要与总账系统,销售系统,应付系统,财务分析系统等系统有接口.各系统的相互接口 可以用下图 6-1 表示:详细核算产品接口销售管理 UFO应付款管理应收款管理财务分析网上银行总账图 6-1 本系统接收销售系统提供的发票,并由此生成凭证,对发票进行收款结算处理. 本系统向总账系统传递凭证,并能够查询其所生成的凭证. 本系统和应付系统之间可以进行转账处理. 本系统向财务分析系统提供各种分析的数据. 本系统向 UFO 提供应用函数. 本系统与网上银行进行付款单的导入导出.详细核算操作流程如图 6-27 系统选项设置系统初始 初始设置 基础档案 单据设计 期初余额日常业务 单据录入 应收票据账表查询 单据查询单据审核 业务账表坏 账 处 理转 账 处 理汇 兑 损 益核 销 处 理票 据 处 理统计分析科目账查询制单自定义报表期末处理图 6-2系统主要帮助您实现应收账款的核算和管理.系统的功能主要包括如下几点: 根据您输入的单据记录应收款项的形成.包括由于商品交易和非商品交易所形成的所有应收 项目. 帮助您处理应收项目的收款及转账情况. 对应收票据进行记录和管理. 对应收项目的处理过程生成凭证,并向总账系统进行传递. 对外币业务及汇兑损益进行处理. 根据您所提供的条件,提供各种查询及分析. 本手册的大部分操作均是描述详细核算方案的.6.2应收账款简单核算方案如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单,或者现销业务很多,则您可以选择此方案. 该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析.简单核算产品接口 本系统主要与总账系统,销售管理系统有接口.如图 6-38 销售管理 发 票 凭证 应收款管理图 6-3 应收系统接收从销售系统传递的发票,进行制单. 将凭证传递给总账.总账简单核算操作流程如图 6-4销售管理应收款管理总账销售发票审核制单凭证凭证查询图 6-4账表查询它的主要功能是: 接收销售系统的发票,对其进行审核. 对销售发票进行制单处理,并可查询凭证.9 第7章7.1 参数说明系统参数是一个系统的灵魂,它将影响整个账套的使用效果,有些选项在系统使用后就不能 修改,所以在选择时要结合本单位实际情况,事先进行慎重选择.系统选项分为常规选项, 凭证选项,权限和预警.参数设置在【设置】中的【选项】下进行.7.1.1常规系统参数说明应收款核销方式: 本系统为您提供两种应收款的核销方式,即按单据,按产品两种方式. 按单据核销:系统将满足条件的未结算单据全部列出,由您选择要结算的单据,根据您所选 择的单据进行核销. 按存货核销:系统将满足条件的未结算单据按存货列出,由您选择要结算的存货,根据您所 选择的存货进行核销. 如果企业收款时,如果没有指定具体收取是某个存货的款项,则可以采用按单据核销.对于 单位价值较高的存货,企业可以采用按产品核销,即收款指定到具体存货上.一般企业,按 单据核销即可. 在账套使用过程中,您可以随时修改该参数的设置. 单据审核日期依据 系统为您提供两种确认单据审核日期的依据,即单据日期和业务日期. 如果选择单据日期,则在单据处理功能中进行单据审核时,自动将单据的审核日期(即入账 日期)记为该单据的单据日期. 如果您选择业务日期,则在单据处理功能中进行单据审核时,自动将单据的审核日期(即入 账日期)记为当前业务日期(即登录日期). 因为单据审核后记账,故单据审核日期依据单据日期还是业务日期,决定业务总账,业务明 细账,余额表,账龄分析等的入账日期及查询期间取值. 如果您使用单据日期为审核日期,则月末结账时单据必须全部审核.因为下月无法以单据日 期为审核日期.业务日期无此要求. 在账套使用过程中,可以随时将选项从按单据日期改成按业务日期.在账套使用过程中,若 需要将选项从按业务日期改成按单据日期,则需要判断当前未审核单据中有无单据日期在已 结账月份的单据.若有,则不允许修改;否则才允许修改. 汇兑损益方式 系统为您提供两种汇兑损益的方式,即外币余额结清时计算和月末处理两种方式.在账套使 用过程中您可以修改该参数. 外币余额结清时计算: 即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益,在计算汇兑损益时, 界面中仅显示外币余额为 0 且本币余额不为 0 的外币单据. 月末处理: 即每个月末计算汇兑损益,在计算汇兑损益时,界面中显示所有外币余额不为 0 或者本币余额不为 0 的外币单据. 坏账处理方式 系统为您提供两种坏账处理的方式,即备抵法和直接转销法.在账套使用过程中,如果当年 已经计提过坏账准备,则此参数不可以修改,只能下一年度修改. 如果选择备抵法,您还应该选择具体的方法,系统为您提供了三种备抵的方法,即:应收余 额百分比法,销售收入百分比法,账龄分析法三种方法.这三种方法需要在初始设置中录入 坏账准备期初和计提比例或输入账龄区间等.并在坏账处理中进行后续处理. 销售收入百分比法:根据历史数据确定的坏账损失占全部销售额的一定比例估计. 应收账款余额百分比法:以应收账款余额为基础,估计可能发生的坏账损失.10 账龄分析法:根据应收账款账龄的长短来估计坏账损失的方法.账龄越长,即账款被拖欠的 可能性也越大,应估计的坏账准备金额也越大. 如果您选择了直接转销法,您可以直接在下拉框中选择该方法即可.当坏账发生时,直接在 坏账发生处将应收账款转为费用即可.代垫费用类型 代垫费用类型解决从销售系统传递的代垫费用单在应收系统用何种单据类型进行接收的功 能.系统默认为其他应收单,用户也可在初始设置中的单据类型设置中自行定义单据类型, 如定义代垫费用应收单,然后在系统选项代垫费用类型中进行选择. 该选项随时可以更改. 应收账款核算模型 系统提供两种应收系统的应用模型,用户可以选择:简单核算,详细核算.用户必须选择其 中一种方式, 系统缺省选择详细核算方式. 该选项在系统启用时或者还没有进行任何业务 (包 括期初数据录入)才允许进行选择设置,修改. 选择简单核算:应收只是完成将销售传递过来的发票生成凭证传递给总账这样的模式.(在 总账中以凭证为依据进行往来业务的查询)如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单, 或者现销业务很多,则您可以选择此方案. 选择详细核算:应收,应付可以对往来进行详细的核算,控制,查询,分析.如果您的销售 业务以及应收款核算与管理业务比较复杂;或者您需要追踪每一笔业务的应收款,收款等情 况;或者您需要将应收款核算到产品一级;那么您需要选择详细核算. 我们建议您选择详细核算,这样可对客户,供应商以及往来款项进行更详细的管理以及核算. 是否自动计算现金折扣 您可以选择自动计算现金折扣和不自动计算现金折扣两种方式. 如果您为了鼓励客户在信用期间内提前付款而采用现金折扣政策, 您可以选择自动计算现金 折扣.您需要在发票或应收单中输入付款条件,则在核销处理界面中系统依据付款条件自动 计算该发票或应收单可享受折扣,您可输入本次折扣进行结算,则原币余额=原币金额-本次 结算金额-本次折扣. 如果您选择了不自动计算现金折扣 ,则系统既不计算也不显示现金折扣. 在账套使用过程中您可以修改该参数. 若选择自动计算现金折扣,请通过单据核销界面中的〖栏目〗设置单据栏目,将可享受折扣 和本次折扣栏目设为显示状态. 是否进行远程应用 如果您选择了进行远程应用,则系统在后续处理中提供远程传输收付款单的功能.但必须在 此填上远程标识号,远程标识号必须为两位 01-99.如果您在异地有应收业务,则可通过远程 应用功能,在两地之间,进行收付款单等的传递. 如果您选择了不进行远程应用,则系统在后续处理中将不提供远程传输收付款单的功能,且 也不需要填上远程标识号. 在账套使用过程中您可以修改该参数. 是否登记支票 &是否登记支票&是系统提供给用户付款时自动登记支票登记簿的功能.该选项可以随时修 改.用户需要在结算方式定义中将需要登记支票簿的结算方式如转账支票等在&是否票据管 理&中打勾表示进行票据管理. 选择登记支票,则系统自动将具有票据管理结算方式的付款单登记支票登记簿. 若不选择登记支票登记簿,则用户也可以通过付款单上的〖登记〗按钮,进行手工登记支票 登记簿. 该选项首先需要在总部总账系统选项中选择&支票控制&. 改变税额是否反算税率 税额一般不用修改,在特定情况下,如系统和手工计算的税额相差几分钱,用户可以对税 额进行调整.如果需要调整税额,还应当选择反算税率或不反算税率. 若选择是,则税额变动反算税率,不进行容差控制.11 若选择否,则税额变动不反算税率,系统将进行容差控制.容差是可以接受的误差范围.在 调整税额尾差(单笔),保存(整单)时,系统将检查是否超过容差:超过则不允许修改. 未超过则允许修改. 请用户设置以下两项容差. 单笔容差, 默认为.06. 整单容差: 默认为.36. 税额变动时,系统将变动差额与容差进行比较,如果变动差额大于设置的容差数值,系 统提示&输入的税额变化超过容差&,恢复原税额或返回单据.变动差额=无税金额×税 率-税额. 单笔容差根据表体无税金额,税额,税率计算;整单容差根据无税金额合计, 税额合计, 表头税率计算. 若单据表体存在多种税率,则系统不进行合计容差控制. 本参数只能在销售系统没有启用时方可设置,如销售系统已启用,则只能查看,不能编辑.7.1.2凭证参数说明受控科目制单方式 有两种受控科目的制单方式供您选择.即明细到客户,明细到单据的方式. 明细到客户:当您将一个客户的多张单据合并生成一张凭证时,如果核算这多张单据的控制 科目相同,系统将自动将其合并成一条分录.这种方式的目的是您在总账系统中能够根据客 户来查询其详细信息. 明细到单据:当您将一个客户的多张单据合并生成一张凭证时,系统会将每一笔业务形成一 条分录.这种方式的目的是您在总账系统中也能查看到每个客户的每笔业务的详细情况. 在账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置. 受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同,辅助项为空,则不予合并成一条分录. 非控科目制单方式 非受控科目有三种制单方式供您选择.即明细到客户,明细到单据,汇总制单的方式. 明细到客户:当您将一个客户的多张单据合并生成一张凭证时,如果核算这多笔业务的非控 制科目相同,且其所带辅助核算项目也相同,则系统将自动将其合并成一条分录.这种方式 的目的是您在总账系统中能够根据客户来查询其详细信息. 明细到单据:当您将一个客户的多张单据合并生成一张凭证时,系统会将每一笔业务形成一 条分录.这种方式的目的是使 您在总账系统中也能查看到每个客户的每笔业务的详细情 况. 汇总制单:当您将多个客户的多张单据合并生成一张凭证时,如果核算这多张单据的非控制 科目相同,且其所带辅助核算项目也相同,则系统将自动将其合并成一条分录.这种方式的 目的是精简总账中的数据,您在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额. 在账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置. 非受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同,辅助项为空,则不予合并成一条分录. 控制科目依据 控制科目在应收系统指所有带有客户往来辅助核算的科目.本系统为您提供三种设置控制科 目的依据.即按客户分类,按客户,按地区分类三种依据. 按客户分类设置:客户分类指您根据一定的属性将您的往来客户分为若干大类,例如您可以 将您的客户根据时间分为长期客户,中期客户和短期客户;您也可以根据您的客户的信用将 您的客户分为优质客户,良性客户,一般客户和信用较差的客户等.在这种方式下,您可以 针对不同的客户分类设置不同的应收科目和预收科目. 按客户设置:您可以针对不同的客户在每一种客户下设置不同的应收科目和预收科目.这种 设置适合特殊客户的需要. 按地区设置:您可以针对不同的地区分类设置不同的应收科目和预收科目.例如,您将您的 客户分为华东,华南,东北等地区,您可以在不同的地区分类下设置科目. 设置控制科目依据是为了在【初始设置-控制科目设置】中依据您在系统选项控制科目依据中 的选择可针对客户分类/客户/地区分类设置不同的控制科目. 销售科目依据 本系统为您提供了两种设置存货销售科目的依据. 既按存货分类和按存货设置存货销售科目. 在此设置的销售科目,是系统自动制单科目取值的依据.12 按存货分类设置:存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类,例如,您可以将存货 分为原材料,燃料及动力,在存货及产成品等大类.您可以针对这些存货分类设置不同的科 目. 按存货设置:如果您的存货种类不多,您可以直接针对不同的存货设置不同的科目. 账套使用过程中,可以随时修改该参数的设置. 设置销售科目依据是为了在【初始设置-产品科目设置】中可以针对不同的存货(存货分类) 设置不同的产品销售收入科目,应交增值税科目.月末结账前是否全部生成凭证 月末结账前是否需要全部生成凭证,在账套使用过程中您可以修改该参数. 如果您选择了月末结账前需要将全部的单据和处理生成凭证, 则在进行月末结账时将检查截 止到结账月是否有未制单的单据和业务处理.若有,系统将提示不能进行本次月结处理,但 可以详细查看这些记录;若没有,才可以继续进行本次月结处理. 如果您选择了在月末结账前不需要将全部的单据和处理生成凭证, 则在月结时只是允许查询 截止到结账月的未制单单据和业务处理,不进行强制限制. 方向相反的分录是否合并 科目相同,辅助项相同,方向相反的凭证分录是否合并: 选择合并:则在制单时若遇到满足合并分录的要求,且分录的情况如上所描述的,则系统自 动将这些分录合并成一条,根据在那边显示为正数的原则来显示当前合并后分录的显示方 向. 选择不合并:则在制单时若遇到满足合并分录的要求,且分录的情况如上所描述的,则不能 合并这些分录,还是根据原样显示在凭证中. 系统缺省选择不合并分录,该选项可以随时修改. 即使选择合并分录,在坏账收回制单时也不合并应收账款科目,即该选项对坏账收回制单无 效. 核销是否生成凭证 核销是否需要生成凭证,缺省为否,可以随时修改. 选择否时,不管核销双方单据的入账科目是否相同均不需要对这些记录进行制单. 选择是,则需要判断核销双方的单据其当时的入账科目是否相同,不相同时,需要生成一张 调整凭证.如发票的入账科目为 113101,收款单冲销的入账科目为 113102,则当这张收款 单核销这张发票后,应该生成如下凭证: 借 113102 贷 113101 预收冲应收是否生成凭证 系统缺省选择需要生成凭证,该选项可以随时修改. 选择是:则对于预收冲应收业务,当预收,应收科目不相同时,系统生成一张转账凭证. 选择生成凭证时,月末结账时需要对预收冲应收分别进行是否生成凭证记录的检查. 选择否:则对于预收冲应收业务不管预收,应收科目是否相同均不生成凭证. 在选择不生成凭证时,月末结账时不需要检查预收冲应收记录是否生成凭证. 红票对冲是否生成凭证 红票对冲是否生成凭证,您有如下两种选择: 若您在系统选项中选择红票对冲生成凭证 ,则对于红票对冲处理,当对冲单据所对应的受 控科目不相同时,系统生成一张转账凭证. 选择需要生成凭证的情况下, 月末结账时将对红票对冲处理分别进行有无需要生成凭证 的记录的检查. 选择不生成凭证:则对于红票对冲处理,不管对冲单据所对应的受控科目是否相同均不生成 凭证. 在选择不需要生成凭证的情况下,月末结账时不需要检查红票对冲处理生成凭证情况. 系统缺省选择需要进行制单,该选项可以随时修改.13 凭证是否可编辑 系统默认的选项是凭证生成后仍可以进行编辑,选项为空;如果对该选项进行标记,则意味 着生成的凭证不可编辑,选项不为空. 不可编辑意味着凭证上的各个项目均不可编辑.7.1.3权限与预警参数说明是否启用客户权限 只有在【企业门户控制台-数据权限控制设置】中对客户进行记录集数据权限控制时该选项才 可设置,账套参数中对客户的记录集权限不进行控制时应收管理系统不对客户进行数据权限 控制. 选择启用:则在所有的单据录入,处理,查询中均需要根据该用户的相关客户数据权限进行 限制.操作员只能录入,处理,查询有权限的客户的数据,没有权限的数据操作员无权处理 与查询.通过该功能,企业可加强客户管理的力度,提高数据的安全性. 选择不启用:则在所有的单据录入,处理,查询中均不需要根据该用户的相关客户数据权限 进行限制. 启用客户数据权限,且在应收款系统中查询包括对应供应商数据时不考虑该用户是否对对应 供应商是否有权限,即只要该用户对客户有权限就可以查询包含其对应供应商的数据. 系统缺省不需要进行客户数据权限控制,该选项可以随时修改. 是否启用部门权限 只有在【企业门户控制台-数据权限控制设置】中对部门进行记录集数据权限控制时该选项才 可设置,账套参数中对部门的记录集权限不进行控制时应收款管理系统中不对部门进行数据 权限控制. 选择启用:则在所有的单据录入,处理,查询中均需要根据该用户的相关部门数据权限进行 限制.操作员只能录入,处理,查询有权限的部门的数据,没有权限的数据操作员无权处理 与查询.通过该功能,企业可加强部门管理的力度,提高数据的保密性. 选择不启用:则在所有的处理,查询中均不需要根据该用户的相关部门数据权限进行限制. 系统缺省不需要进行部门数据权限控制,该选项可以随时修改. 录入发票时显示提示信息 录入发票是否显示提示信息,在账套使用过程中您可以修改该参数. 如果您选择了显示提示信息,则在您录入发票时,系统会显示该客户的信用额度余额,以及 最后的交易情况. 如果您想提高录入的速度,在录入发票时,您可以选择不提示任何信息. 是否根据单据报警 如果您选择了根据信用方式报警,则您还需要设置报警的提前天数.报警时,系统将单据到 期日-提前天数&=当前注册日期的已经审核的单据显示出来, 以提醒您及时通知客户哪些业务 应该回款了. 如果您选择了根据折扣方式报警,则您还需要设置报警的提前天数.报警时,系统将单据最大折 扣日期-提前天数&=当前注册日期的已经审核的单据显示出来,以提醒您及时通知客户哪些业务 将不能享受现金折扣待遇. 在账套使用过程中您可以修改该参数. 按信用方式报警其单据到期日根据客户档案中信用期限而定,按折扣期则根据单据中的付款 条件最大折扣日期计算. 是否信用额度控制 如果您选择了进行信用控制, 则您在应收系统保存录入的发票和应收单时, 当票面金额+应收 借方余额-应收贷方余额&信用额度,系统会提示您本张单据不予保存处理.该信用额度取自 客户档案中的信用额度,若用户需要进行信用额度控制,则首先需要在客户档案中设置每个 客户的信用额度. 如果您选择了不进行信用额度的控制,则在保存发票和应收单时不会出现控制信息. 在账套使用过程中您可以修改该参数. 该参数的作用范围仅限于在本系统中增加发票和应收单时候.14 是否根据信用额度报警 用户可以选择是否需要根据客户的信用额度进行预警,预警时,系统计算发票或应收单的 信用比例是否达到报警条件,符合条件则显示信用期报警单.若登录的用户没有信用额度 报警单查看权限时就算设置了报警也不显示该报警单信息. 信用比率=信用余额/信用额度,信用余额=信用额度-应收账款余额. 选择根据信用额度进行自动预警时,需要输入预警的提前比率,且可以选择是否包含信用额 度=0 的客户. 当选择预警时,系统根据设置的预警标准显示满足条件的客户记录.即只要该客户的信用比 率小于等于设置的提前比率时就对该客户进行报警处理.若选择信用额度=0 的客户也预警, 则当该客户的应收账款&0 时即进行预警. 该选项可以随时修改. 该参数的作用范围仅限于在本系统中增加发票和应收单时候.信用额度控制值选自客户档案 的信用额度.注意用户在修改账套参数设置时,需要点击〖编辑〗按钮,才可进行选项的修改,修改后,可点 击〖确定〗按钮保存修改或点击〖取消〗按钮取消修改.7.27.2.1初始设置设置科目由于本系统业务类型较固定,生成的凭证类型也较固定,因此为了简化凭证生成操作,可以在此 处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好. 基本科目设置:用户可以在此定义应收系统凭证制单所需要的基本科目.应收科目,预收科 目,销售收入科目,税金科目等.若用户未在单据中指定科目,且控制科目设置与产品科目 设置中没有明细科目的设置,则系统制单依据制单规则取基本科目设置中的科目设置. 控制科目设置:进行应收科目,预收科目的设置.依据您在系统选项中的控制科目依据选项 而显示设置依据.可按客户分类,客户,地区分类进行控制科目的设置.若单据上有科目, 则制单时取单据上科目,若无,则系统依据单据上的客户信息在制单时自动带出控制科目. 若控制科目没有输入,则系统取基本科目设置中应收,预收科目. 产品科目设置:进行销售收入科目,应交增值税科目,销售退回科目的设置.依据您在系统 初始中的销售科目依据选项而显示设置依据.可按存货分类,存货进行产品科目的设置.若 单据上有科目,则制单时取单据上科目,若无,则系统依据单据上的存货信息在制单时自动 带出产品销售收入科目,税金科目等.若产品科目没有输入,则系统取基本科目设置中销售 收入,税金科目. 结算方式科目设置:进行结算方式,币种,科目的设置.对于现结的发票及收付款单,若单 据上有科目,则制单时取单据上科目,若无,则系统依据单据上的结算方式查找对应的结算 科目,系统制单时自动带出,若未输入,则用户需手工输入凭证科目.7.2.2坏账准备设置坏账初始设置是指用户定义本系统内计提坏账准备比率和设置坏账准备期初余额的功能,它的作 用是系统根据用户的应收账款进行计提坏账准备. 企业应于期末针对不包含应收票据的应收款项计提坏账准备,其基本方法是销售收入百分比 法,期末应收账款余额百分比法,应收账款账龄百分比法等.您可以在此设置计提坏账准备 的方法和计提的有关参数. 坏账初始设置根据应收系统选项中所设置的坏账处理方式的不同而处理不同. 销售收入百分比法:用户录入坏账准备期初余额和坏账计提比率. 应收余额百分比法:用户录入坏账准备期初余额和坏账计提比率. 账龄分析法:用户录入坏账准备期初余额,选择账龄区间方案,针对账龄区间方案录入相应 账龄区间的坏账计提比率. 当您做过任意一种坏账处理(坏账计提,坏账发生,坏账收回)后,就不能修改坏账准备数 据,只允许查询.15 如果在选项中坏账处理方式选择了直接转销法,则在初始设置中看不到坏账初始设置功能.7.2.3账期内账龄区间设置账期内账龄区间设置指用户定义账期内应收账款或收款时间间隔的功能,它的作用是便于用户根 据自己定义的账款时间间隔,进行账期内应收账款或收款的账龄查询和账龄分析,清楚了解在一 定期间内所发生的应收款,收款情况. 序号:序号由系统生成,从 01 开始,您不能修改 .序号为 01 的区间由系统自动生成,您不 能修改,删除. 总天数:直接输入该区间的截止天数. 起止天数:系统会根据您输入的天数自动生成相应的区间.7.2.4逾期账龄区间设置逾期账龄区间设置指用户定义逾期应收账款或收款时间间隔的功能,它的作用是便于用户根据自 己定义的账款时间间隔,进行逾期应收账款或收款的账龄查询和账龄分析,清楚了解在一定期间 内所发生的应收款,收款情况. 序号:序号由系统生成,从 01 开始,您不能修改 .序号为 01 的区间由系统自动生成,您不 能修改,删除. 总天数:直接输入该区间的截止天数. 起止天数:系统会根据您输入的天数自动生成相应的区间.7.2.5报警级别设置您可以通过对报警级别的设置,将客户按照客户欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型, 以便于掌握各个客户的信用情况. 序号:序号由系统生成,从 01 开始 .序号为 01 的区间由系统自动生成,您不能修改,删除. 级别名称:您应直接输入级别名称 .您可以采用编号或者您喜欢的任何形式,注意名称最好 能够上下对应. 比率:您应直接输入该区间的比率. 起止比率:系统会根据您输入的比率自动生成相应的区间.7.2.6单据类型设置单据类型设置用户将自己的往来业务与单据类型建立对应关系,达到快速处理业务以及进行 分类汇总,查询,分析的效果. 您可以在此设置单据的类型.系统提供了发票和应收单两大类型的单据. 如果您同时使用销售系统,则发票的类型包括增值税专用发票,普通发票,销售调拨单和销 售日报.如果您单独使用应收系统,则发票的类型不包括后两种.发票是系统默认类型,不 能修改删除. 应收单记录销售业务之外的应收款情况.在本功能中,由您设置应收单的不同类型.您可以 将应收单划分为不同的类型,以区分应收货款之外的其他应收款.例如,您可以将应收单分 为应收代垫费用款,应收利息款,应收罚款,其他应收款等.应收单的对应科目由您自己定 义. 您只能增加应收单的类型,应收单中的其他应收单为系统默认类型,您不能删除,修改.发 票的类型是固定的,不能修改删除. 您不能删除已经使用过的单据类型.7.2.7单据设计单据设计主要有两部分功能,其一进行操作员显示模板的定义;其二进行操作员打印模板的 定义. 单据模板设置指用户可依据自己的往来业务要求设计自己的单据模板如 XXX 应收单,XXX 收付款单,即操作员可与单据模板一一对应,它的主要作用是可以充分利用操作员在单据模 板设置中所建立的自定义单据模板,使单据更加符合操作员的需要. 操作员可在自定义的单据模板上进行表头,表体项目的删减,并可通过自定义项的设置使单 据完全符合自己的需要. 操作员可分别设置单据的显示模板及打印模板.16 分类体系,编码档案,单据设计,单据编号设置,自定义项详情请参见系统管理手册7.3期初余额通过期初余额功能,用户可将正式启用账套前的所有应收业务数据录入到系统中,作为期初建账 的数据,系统即可对其进行管理,这样既保证了数据的连续性;又保证了数据的完整性. 当您初次使用本系统时,要将上期未处理完全的单据都录入到本系统,以便于以后的处理.当您 进入第二年度处理时,系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额.在下一 年度的第一个会计期间里,您可以进行期初余额的调整. 期初发票是指还未核销的应收账款,在系统中以单据的形式列示,已核销部分金额不显示. 期初应收单是指还未结算的其他应收单,在系统中以应收单的形式列示,已核销部分金额不 显示. 期初预收单是指提前收取的客户款项,在系统中以收款单的形式列示. 期初合同结算单是合同管理系统在应收系统启用前的未结算应收类合同余额. 期初票据是指还未结算的票据.操作步骤 1, 点击【设置】-【期初余额】,在期初余额明细表中,.输入需要增加的单据名称,单据 类别后,点击〖确认〗按钮,系统会将出现空白单据,用户可进行录入. 2, 录入期初余额,包括未结算完的发票和应收单,预收款单据,未结算完的应收票据.这些期 初数据必须是账套启用会计期间前的数据. 3, 引入合同金额,点击〖引入〗按钮,您可以同时对会计分录的科目,项目加以选择,然后点 击〖是(Y)〗对引入加以确认,系统会将应收系统启用月之前合同管理系统的应收类合同 结算单金额全部生成应付系统的期初余额. 4, 期初余额录入或引入后,可与总账系统进行对账. 5, 在日常业务中,可对期初发票,应收单,预收款,票据,合同结算单进行后续的核销,转账 处理. 6, 在应收业务账表中查询期初数据. 操作说明 增加期初余额 选择【设置】菜单下的【期初余额】项,点击〖确认〗按钮,进入期初余额查询界面,选好查询 条件后,进入期初余额明细表. 一,录入期初余额 1,点击〖增加〗按钮,选择单据名称,单据类型和方向,再点击〖确认〗按钮, 屏幕即会出现 该类型单据的界面. 2,您可以输入有关栏目.按〖取消〗按钮,系统会取消刚才的操作. 3,输入各种类型单据的期初余额后,按 〖保存〗按钮, 即可保持您所进行的操作. 4,继续增加,重复以上 2-4 步,也可以点击〖复制〗按钮,将当前单据复制到新增单据上再进行 修改. 二,引入合同金额 1, 点击〖引入〗按钮,对会计分录的科目,项目加以选择,然后点击〖是(Y)〗对引入加以 确认,系统会将应收系统启用月之前合同管理系统的应收类合同结算单金额全部生成应收系 统的期初余额;点击〖否(N)〗取消引入合同余额操作. 2, 重复上述操作,系统可以引入合同系统中符合条件但未引入过的单据.17 注意1. 2. 3. 在期初余额明细表中,点击〖增加〗按钮.输入需要增加的单据类别后,点击〖确认〗按钮, 系统会将出现空白单据,点击〖增加〗按钮,进行录入. 单据日期必须小于该账套启用期间(第一年使用)或者该年度会计期初(以后年度使用). 单据中的科目栏目,用于输入该笔业务的入账科目,该科目可以为空.我们建议您在录入期 初单据时,最好录入科目信息,这样不仅可以执行与总账对账功能,而且可以查询正确的科 目明细账,总账. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 发票和应收单的方向包括正向和负向,类型包括系统预置的各类型以及用户定义的类型. 期初发票中表头,表体中均可以输入科目,项目.表头,表体科目必须全为应收的受控科目 如果是预收款和应收票据,则不用选择方向,系统均默认为正向.预收款表头,表体科目必 须全为应收的受控科目. 增加预收款时,可以通过选择单据类型(收款单,付款单)来达到增加预收款,预付款 的目的. 引入合同结算单时,合同管理系统启用月份应在应收系统之前,引入的合同结算单生效日期 在应收系统启用月之前. 用户可以针对每条合同结算单对默认的科目初始值进行修改, 但合同类型, 编号应不可编辑; 项目的选项依据科目的选择而定,与科目相匹配.修改期初余额 1, 如果您当前在期初余额主界面,则首先选中要修改的单据,然后双击鼠标,则可以进入该单 据的界面. 2, 当您进入某张单据界面后,点击〖修改〗按钮,修改当前单据. 3, 修改完成后,点击〖保存〗按钮,保存当前修改;点击〖放弃〗按钮取消此次修改. 4, 已进行后续处理如转账,核销等的期初余额不允许修改. 5, 引入的合同结算单无法修改. 6, 第一个月结账后,不允许增,删,改,引. 删除期初余额 1, 如果您当前在期初余额主界面,则首先选中要删除的单据,然后点击〖删除〗按钮,则可以 进入该单据的删除界面. 2, 如果您当前已经处于某张单据的界面,则可以直接点击〖删除〗按钮,删除当前单据. 3, 已进行后续处理如转账,核销等的期初余额不允许删除. 4, 第一个月结账后,不允许增,删,改,引. 查询期初余额 在期初余额主界面中点击〖过滤〗按钮.输入查询的条件后,点击〖确认〗按钮,系统会将满足 条件的数据全部列示出来.您可查看某个客户的期初余额,或者查看某个科目的期初余额. 单据定位 在期初余额主界面中点击〖定位〗按钮.输入定位的条件后,点击〖确认〗按钮,系统会将光标 定位在满足条件的第一条记录上. 联查单据 联查单据有两种方法:一,将光标定位在需要查询的单据记录上,点击〖单据〗按钮,即可显示 该单据卡片;二,双击需要查询的单据记录,即可显示该单据卡片. 与总账对账 在期初余额主界面中点击〖对账〗按钮.屏幕上列示出应收款管理系统各控制科目与总账的对账 结果.18 第8章应收账款是企业因销售商品和提供劳务等应收取客户的款项.应收管理系统主要提供用户对应收 账款的管理,包括应收账款的形成及其偿还情况.应收业务来源于销售业务,与销售业务息息相 关,企业在实际业务中,会因为销售业务支付方式,支付时点的不同而产生不同的会计处理.故 本章就销售与收款的关系分为应收款业务,预收款业务,现结业务分别来阐述应收账款,预收账 款的形成及其偿还情况的系统处理. 应收款业务:企业先开票,形成应收账款,后收款的业务. 预收款业务:企业先收款,后开票的业务. 现结业务:销售与收款同时发生的业务,分完全现结和部分现结业务.8.18.1.1应收款业务确认应收账款应收款项是指企业因销售商品,提供劳务等发生的应向有关债务人收取的款项.它是流动资产的 重要组成部分. 手工业务:一般来说,企业因销售货物或提供其他服务后,开具销货发票或其他应收单据,将它 交付给客户,确认应收账款. 系统处理:您首先需要在系统中录入销售发票或应收单,然后对销售发票或应收单进行审核,系 统用审核来确认应收业务的成立.系统在用户填制销售发票,其他应收单后,对发票进行审核后 确认应收账款,并记入应收明细账.本系统提供的审核有三个含义,其一确认应收账款,其二是 对单据输入的正确与否进行审查,其三对应收单据进行记账. 在本系统中,销售发票和应收单的处理都基于该发票或单据已经审核的基础上.8.1.1.1 应收单据录入 手工处理:企业在销售货物给客户,给客户开具增值税票,普通发票及其所附清单等原始销售票 据,或企业因非销售业务而应收取客户款项,而开具的应收款单据. 系统处理:在系统中填制销售发票,应收单,统称为应收单据.应收单据录入是本系统处理应收 业务的起点. 销售发票录入 分为两种情况: 1,如果启用销售管理系统,则销售发票及代垫费用产生的其他应收单不在应收系统中录入, 需要在销售管理系统填制销售发票,复核后,传递给应收款管理系统. 2,若没有启用销售管理系统,则所有应收单据在应收管理系统中进行录入. 操作界面 点击【应收单据处理】-【应收单据录入】,选择新增单据的单据名称-销售发票,点击〖增加〗 按钮,即可进行销售发票的录入.如图 8-1.19 图 8-1操作说明 增加销售发票 没有启用销售管理系统,则在应收管理系统【应收单据录入】中录入销售发票,依据原始发票上 的项目进行录入,若遇到系统没有提供的项目,您可以通过【自定义项】进行项目的添加,若系 统提供的单据格式不符合您的要求,则您可以通过【单据设计】将单据进行修改.如果录入的是 红字发票,则在【应收单据录入】单据类别中选择方向为负向的发票. 启用销售系统,则销售发票在销售系统录入,销售发票经过复核,传递到应收系统. 发票分为普通发票与专用发票两种类型,单价均为不含税单价. 修改销售发票 没有启用销售系统,若您发现销售发票错了,则您可以在应收管理系统【应收单据录入】对销售 发票进行修改,除单据的名称和类型不能进行修改外,其他的可修改. 启用销售系统,从销售系统传递的销售发票不允许在应收款管理系统中修改,您需要在销售管理 系统中,对销售发票取消复核后,进行修改. 如果您对销售发票已做过后续的处理,如审核,制单,核销等,则发票不能修改,但系统对所有 的操作都提供了逆向操作的功能,您可以通过取消后续操作来达到修改的目的. 删除销售发票 没有启用销售系统,如果发现录入的发票作废,则您可以在应收管理系统【应收单据录入】中把 录入的销售发票进行删除. 启用销售系统,从销售系统传递的销售发票不允许在应收管理系统中删除,您需要在销售管理系 统中,对销售发票取消复核后,进行删除. 单据删除后不能恢复,您应慎重处理. 客户,部门权限控制 手工业务:在手工业务中,如果企业有数个往来会计,针对不同的客户或部门进行开票,则企业 需要进行权限分配. 系统处理:用户首先需要到企业门户【控制台】-【数据权限】中进行客户,部门的数据权限控制 设置,并设置操作员与客户,部门对应关系.然后在应收款管理系统【系统选项】中选择启用客20 户,部门数据权限,则操作员在录入,处理,查询时,将受权限控制.操作员只能查询,录入, 修改有权限的客户或部门的记录.如果一张单据中操作员有其部门权限,没有该客户权限,则该 单据用户无权查看,编辑,反之亦然. 用户只能查询,编辑有权限的部门,客户记录.若单据中的客户为空时相当于该单据不受权限控 制,所有符合其他条件的用户均可以查看该单据. 显示模版说明 系统提供显示操作员自定义单据模版的功能.操作员若在【单据设计】中定义了自己专用的单据 模版,则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理.操作员需要有单据模 版的权限.该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行单据模版的设置. 信用额度控制 销售发票在应收款系统录入,若系统选项中选择&是否信用额度控制&为是,则用户录入发票时, 当票面金额+应收借方余额-应收贷方余额&信用额度,系统会提示您本张单据不予保存处理.信用 额度取自客户档案中的信用额度,用户若需要进行客户信用额度控制,则需要在客户档案中按客 户的信用级别分别输入其信用额度. 录入发票时提示显示信息 销售发票在应收款系统录入,若系统选项中选择&录入发票时显示提示信息&为是,则用户录入 发票时,系统会显示该客户的信用额度余额,以及最后的交易情况.应收单录入 无论是否启用销售系统,非销售业务形成的应收单都在应收系统中录入(除代垫费用单外,在启 用销售系统的情况下,代垫费用单在销售录入,参见系统选项代垫费用单). 操作界面 点击【应收单据处理】-【应收单据录入】,选择新增单据的单据名称-应收单,点击〖增加〗按 钮,即可录入应收单.显示如图 8-2.图 8-2操作说明 增加应收单 在这里,您输入的应收单除了需要输入其原始的业务信息外,还需要填入科目.系统提供的应收 单实质是一张凭证,除了记录您销售业务之外所发生的各种其他应收业务信息外,还记录科目信 息. 应收单表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息,表头科目应该为核算该客户所欠款项的一 个科目.21 应收单表头科目必须是应收系统的受控科目.表头科目的方向即为您所选择的单据的方向. 表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录.当输入了表体内容后,表头,表体中的金额合计 应借,贷方相等. 应收单录入时系统会根据对应的客户档案中设定的信用条件进入控制. 这里输入科目的目的,是系统对该应收单制单的时候,就可以自动带出科目信息,您也可以不输 入科目,这样,在制单时,您可能需要手工输入.(具体应收单的科目规则,在制单处理中详述)修改应收单 发现已录入的应收单有错,可执行修改功能进行修改操作.修改的操作与销售发票同. 删除应收单 若您发现已录入的应收单已作废,则您可删除该应收单.已经审核,制单过的单据不允许删除, 单据删除后不能恢复,您应慎重处理. 代垫费用单 应收单据中,除销售发票外,伴随销售业务产生的代垫费用形成的应收款,也是在销售系统启用 的情况下,需要在销售系统录入,并传递给应收系统.在系统选项中,可选择用哪种应收单来接 收代垫费用的信息. 若没有启用销售系统,则伴随销售业务产生代垫费由应收款系统进行录入. 客户,部门权限对单据录入,修改的影响 如果用户在系统选项中选择&启用客户权限&,&启用部门权限&,则在查询,编辑日常单据时 均需要根据登录用户的对应客户,部门权限进行相应的限制. 当单据中出现客户与部门的权限有冲突时(即一项有权限,另一项没有权限),作为用户对该单 据没有权限处理. 启用了部门权限,但单据中的部门为空,则视用户对该单据有数据权限. 信用额度控制 在应收系统录入应收单时,若系统选项中选择&是否信用额度控制&为是,则用户录入应收单时, 系统会先在客户档案中检查该客户是否进行信用控制: 若该客户不进行信用控制,则单据录入时系统不做信用检查. 若该客户进行信用控制,则还需要再检查是否按客户总公司进行信用控制. 若按客户总公司控制,则信用检查原则为[信用余额=总公司的信用额度-SUM(该总公 司下所有按总公司控制信用额度的应收余额)]. 若按客户自己控制,则信用检查的原则为[信用余额=客户信用额度-客户应收余额]. 对于符合信用控制条件的单据, 在应收系统保存录入的发票和应收单时, 若票面金额+应收借方余 额-应收贷方余额&信用额度,系统会提示本张单据不予保存处理.信用额度取自客户档案中的信 用额度,用户若需要进行客户信用额度控制,则需要在客户档案中按客户的信用级别分别输入其 信用额度. 显示模版说明 系统提供显示操作员自定义单据模版的功能.操作员若在【单据设计】中定义了自己专用的单据 模版,则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理.操作员需要有单据模 版的权限.该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行单据模版的设置.注意应收单据的单据编码可以手工输入,也可以系统自动编号,如果您需要系统自动编号,则您 可以在【单据编码设置】中定义是流水号或是有含义的编码. 增加应收单据时,用户输入完客户后,系统将与客户相关的信息全部自动带出.若表体科目核算的 项目大类与表头科目相同,则自动将表头的项目带入该条表体记录的项目栏中.系统支持业务传递 过来价税合计=0 的发票处理,对此类发票允许审核,制单,但是不对其进行核销.8.1.1.2 应收单据审核 应收单据的审核即把应收单据进行记账,并在单据上填上审核日期,审核人的过程.已审核的应 收单据不允许修改及删除了. 在销售系统中增加的发票也在应收款管理系统中审核入账;在销售系统中录入的发票若未经 其复核,则不能在应收款管理系统中审核. 不能在已结账月份中进行审核处理;不能在已结账月份中进行弃审处理.22 已经审核过的单据不能进行重复审核;未经审核的单据不能进行弃审处理.已经做过后续 处理(如核销,转账,坏账,汇兑损益等)的单据不能进行弃审处理. 操作界面 点击【应收单据处理】-【应收单据审核】,输入过滤条件,系统显示如图 8-3图 8-3操作说明 审核日期 审核日期主要决定您的入账日期,审核日期依据系统选项而定,单据日期或业务日期. 当选项中设置&审核日期的依据为单据日期&时,该单据的入账日期选用当前的单据日期.若选 择单据日期为入账日期,则在月末结账前需要将单据全部审核. 当选项中设置&审核日期的依据为业务日期&时,该单据的入账日期选用当前的登录日期.则在 月末结账前单据可以不要审核. 审核人 单据审核后,系统自动以当前操作员填列审核人. 如何审核销售发票和应收单 您只需要找到您要确认的发票和应收单,点击〖审核〗按钮即可. 对于本系统录入的应收单据,您可以在【应收单据录入】中录入单据后,直接进行审核. 对于从销售系统传递的应收单据,您可以在【应收单据审核】中进行审核.在【应收单据审核】 中也可以对应收系统录入的应收单据进行审核. 您可以在【应收单据录入】中录入一张单据时,就审核一张单据,也可以在【应收单据审核】定 期对一批单据进行批量审核.系统对审核提供单张审核,自动批审,手工批审等功能,提高您的 工作效率. 自动批审 用鼠标点击【应收单据处理】下的【应收单据审核】,系统显示一查询条件框. 输入查询条件后,用户可以点击〖批审〗按钮,系统根据当前的过滤条件将符合条件的未审核单 据全部进行后台的一次性审核处理,批审完成后,系统提交审核报告. 手工批审 用户也可在输入过滤条件后,进入单据列表界面,进行选择.在选择标志一栏里,双击鼠标或者 打对勾,然后点击工具栏中的〖审核〗按钮,则表示要将该张单据审核.您也可以〖全选〗图标 将所有的单据全部选中;点击〖全消〗图标取消所做的选择. 选择单据后,单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核. 单张审核 用户也可在输入过滤条件后,进入单据列表界面,选择需要审核的记录,点击工具栏中的〖单据〗 按钮,显示该单据,点击〖审核〗按钮将单据审核. 取消审核 手工处理:在实际业务中, 会发生一些输入错误或者一些正在进行的业务因某种原因而改变,企 业会计需要根据不同的情形进行调整记账. 系统处理:系统对这方面的处理,是通过取消审核功能,将此笔业务信息从应收明细账中抹去, 同时,清空审核人和审核日期,回到未审核的状态,此时,您可以根据实际情况,对该应收单据 进行修改还是删除. 同样,对取消审核操作,系统提供批量弃审和单张弃审的操作,提高您的使用方便性.23 以上,我们录入了发票,应收单,并将此笔业务记入了应收明细账,随着不同的实际业务的发生, 让我们来了解系统是如何处理各种应收账款冲销业务.8.1.1.3 合同结算单审核 合同结算单的审核是从合同管理系统传入的合同结算单进行审核或取消审核,可以查看这些合同 结算单. 只有在合同管理系统启用的情况下本功能菜单才会显示. 可显示的合同结算单包括已审核与未审核的,但作过后续处理如核销,制单,转账等处理的 单据不显示. 可供审核的合同结算单是应收系统启用后由合同管理系统传入的. 不能在已结账月份中进行审核处理;不能在已结账月份中进行弃审处理. 已经审核过的单据不能进行重复审核;未经审核的单据不能进行弃审处理.已经做过后续 处理(如核销,转账,坏账,汇兑损益等)的单据不能进行弃审处理. 针对选项中的不同选择,对合同结算单的日期要求: 按单据日期审核:合同结算单的生效日期要大于应收系统的启用月及已结账月. 按业务日期审核:登录日期要在启用月及已结账月之后,对生效日期无要求. 操作界面 点击【应收单据处理】-【合同结算单审核】,输入过滤条件,系统显示如图 8-3 手工批审 用户也可在输入过滤条件后,进入单据列表界面,进行选择.在选择标志一栏里,双击鼠标或者 打对勾,也可以点击〖全选〗图标将所有的单据全部选中;点击〖全消〗图标取消所有的选择. 选好要审核单据后,单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核. 单张审核 您可在审核列表界面双击单据记录或点击〖单据〗按钮,进入单据卡片界面,直接单击〖审核〗 按钮将当前单据审核. 批量弃审 弃审是审核的反操作,用户也可在输入弃审单据的过滤条件后,点击〖确认〗按钮.在选择标志 一栏里,双击鼠标或者打对勾,也可以点击〖全选〗图标将所有的单据全部选中;点击〖全消〗 图标取消所有的选择. 在需要进行弃审的结算单打上选择标志后,点击〖弃审〗按钮,对当前选中的单据进行批量弃审. 单张弃审 弃审是审核的反操作,您可以在已审核单据列表中双击单据记录或点击〖单据〗按钮,进入单据 卡片界面,直接单击〖弃审〗按钮将当前单据弃审. 单据联查 将光标定位在需要查询的单据记录上,点击〖单据〗按钮或双击该记录,即可显示该单据卡片. 在合同结算单列表中将光标定位在需要查询的单据记录上,点击〖合同〗按钮即可显示该结算单 对应的合同.在批审或批弃的报告界面中,可点击 按钮,查看未成功审核或弃审的明细单据及原因.8.1.2冲销应收账款在实际业务中,客户将通过直接付款,支付银行承兑汇票,商业承兑汇票或企业进行应付账款冲 销,红蓝票对冲等业务进行应收账款冲减.8.1.2.1 收款 手工业务:企业因销售商品或提供劳务而向客户开具发票,收到客户交来的货款,记账,冲减客 户的应收账款. 系统处理:系统通过收款单来记录所收到的客户款项.收款单中记录客户支付的款项.企业收取 款项后,在【收款单据录入】中进行录入.收款单中表体项目款项类型,就是用来区别企业每收 到一笔款子,是因为销售货物而收的货款,还是客户预付的款项,还是企业收取的其他款项.您 在收款单中需要指明,如果您收取的款项中同时包含这几种类型,您需要分开记录,因为系统依 据不同的款项性质进行后续的处理.系统默认的款项类型为应收款.24 收款单录入 在本系统,每增加一张收/付款单,您需要指定其款项用途.系统提供三种类型:应收款,预收款, 其他费用.不同的用途,后续的业务处理及约束也会不同.因此,对于同一张收付款单,如果包 含不同用途的款项,您应指明该笔款项中哪些属于冲销应收款,哪些属于形成预收款,哪些属于 收回的其他费用. 操作界面 点击【收款单据处理】-【收款单据录入】,点击〖增加〗按钮,即可进行收款单的录入.如图 8-4.图 8-4操作说明 新增收款单 依据原始单据,填制收款单上的内容.输入了客户,则与客户相关的内容系统将自动带出,如客 户的银行名称,银行账号,合同号等信息(前提是在客户档案中记录了这些信息). 表头中必须录入的项目有:客户,单据日期,单据编码,结算方式,币种,金额,当币种为外币 时,汇率也必须输入.表体中必须输入的项目有:款项类型,客户,金额. 表体部门,业务员,金额全部等于表头的对应数据.表体金额合计必须等于表头金额.用户可以 对系统缺省带入的表体记录进行增删改处理.表头,表体均支持数量项目的录入, 款项类型 系统通过内置三种款项类型来区分款项用途,应收款,预收款,其他费用.不同的款项用途决定 后续业务处理的不同.每一笔款项都应指定其款项用途.若同一收款单具有不同用途的款项,您 应分别指明. 选择应收款,其款项用途为冲销应收账款,表体对应的科目为控制科目;选择预收款,其款项性 质是形成预收账款,表体对应的科目为控制科目;选择其他费用,则该款项用途为其他费用,且 其表体的科目不能是应收款管理系统的控制科目. 只有应收款和预收款性质的记录记应收明细账,才可以与销售发票,应收单进行核销勾对. 代付款的处理 代付款,是指原本为 A 客户的款项,现由 B 客户代为支付. 在一张收款单中,若表头客户与表体客户不同,则表示表体记录所在的款项为代付款.则在核销 时,代付款的客户的记录只能与其本身的应收款核销.25 修改单据 输入完收款单后,若发现错误,可以对收款单进行修改,修改后,点击〖保存〗按钮才能保存当 前修改结果. 删除单据 输入完收款单后,若发现错误,可以直接将收款单删除. 客户,部门数据权限对单据录入,修改的影响 如果用户在系统选项中选择&启用客户权限&,&启用部门权限&,则在查询,编辑日常单据时 均需要根据登录用户的对应的数据权限进行相应的限制. 当单据中出现客户与部门的权限有冲突时(即一项有权限,另一项没有权限),作为用户对该单 据没有权限处理. 启用了部门权限,但单据中的部门为空,则作为所有用户都对该单据有权限处理. 显示模版说明 系统提供显示操作员自定义单据模版的功能.操作员可在【单据设计】中定义了自己专用的收款 单单据模版,则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理.操作员需要有 单据模版的权限.该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行操作员与单据模版对应关系 的设置. 收款单审核 手工业务:当企业收到客户款项时,记账,确认收款. 系统处理:系统用审核来确认收款业务的成立.系统在用户填制收款单后,对收款单进行审核后 记入应收明细账.本系统提供的审核有三个含义,其一确认收款,其二是对单据输入的正确与否 进行审查,第三记入应收明细账. 收款单的审核即把收款单据进行记账,并在单据上填上审核日期,审核人的过程.已审核的收款 单据不允许修改及删除了. 不能在已结账月份中进行审核处理;不能在已结账月份中进行弃审处理. 已经审核过的单据不能进行重复审核;未经审核的单据不能进行弃审处理.已经做过后续处 理(如核销,制单等)的单据不能进行弃审处理. 操作界面 点击【收款单据处理】-【收款单据审核】,输入过滤条件,系统显示如图 8-5图 8-5操作说明 审核日期 收款单的审核日期=单据日期 审核人 单据审核后,系统自动以当前操作员填列审核人. 如何审核收款单 您只需要找到您要确认收款单,点击〖审核〗按钮即可. 您可以在【收款单据录入】进行单张审核,也可以在【收款单据审核】中进行自动审核或批量审 核. 月末结账前收款单必须全部审核. 自动审核 用鼠标点击【收款单据处理】-【收款单据审核】,即可进入本功能界面. 输入过滤条件,用户可直接点击〖批审〗按钮,系统在后台直接进行审核.26 批量审核 用户也可在【收款单据审核】输入过滤条件后,点击〖确认〗按钮.进入收付款单单据列表界面, 通过点击〖全选〗,〖全消〗按钮,来将列表中的记录全部打上选择标志或取消选择标志. 将需要进行批审的收付款单打上选择标志,点击〖审核〗按钮,对当前收付款单进行审核记明账. 取消审核 对于有错的或需要作废的收款单,您可以通过〖弃审〗按钮将单据恢复到未记账状态,进行修改 或删除.系统提供单张弃审和批量弃审,您可以在【收款单据录入】进行单张弃审,也可以在【收 款单据审核】中进行自动审核或批量审核. 核销处理 手工处理:企业将收款单与应收发票,应收单进行勾对的业务. 系统处理:系统通过核销处理功能,来帮助您进行收款结算,即进行收款单与对应的发票,应收 单据相关联,冲减本期应收.系统提供按单据核销与按产品核销两种方式,您可以选择. 操作界面 点击【核销处理】-【手工核销】,输入过滤条件,系统显示单据核销界面,如图 8-6 ,用户也 可通过在【收款单据录入】界面点击〖核销〗按钮,即可进入单据核销界面.图 8-6业务规则 若系统选项中选择&核销方式选择按单据&时,被核销单据列表按单据显示记录,若此时有 产品栏目,则只显示该单据的第一个产品信息;若系统选项中选择&核销方式选择按产品& 时,被核销单据列表明细到产品显示记录,产品栏目中显示每条记录对应的产品信息. 没有审核过的或者原币余额=0 的单据记录均不显示在收付款单,被核销单据列表中.收付款 单表体中款项类型为其他费用的记录不在收付款单列表中显示. 应收系统中选择收付款单类型为收款单时,被核销单据列表中可以显示的记录有:蓝字应收 单,蓝字发票,红字预收单. 红字单据整条记录金额,余额均以正数显示,单据类型为付款单. 发票,应收单在自动计算现金折扣的情况下,原币余额=原币金额-本次结算-本次折扣;无现 金折扣情况下,原币余额=原币金额-本次结算. 收付款单原币余额=原币金额-本次结算. 操作说明 系统选项应收款核销方式 若您在系统选项中选择&核销方式选择按单据&时,表示系统将按单据进行结算.您需要将收款 单与应收单进行相关联,从中您可以查询每一笔应收单的结款情况,以及每一笔收款单的结算情 况. 若您在系统选项中选择&核销方式选择按产品&时,表示系统将按产品进行结算.您需要将收款 单与应收单中的产品进行一一对应,从中您可以查询每一品种的应收情况,收款情况,以及每一 笔收款单的结算情况. 款项类型 只有款项类型是应收款或预收款的收款单才可以进行核销.款项类型为其他费用的不允许核销. 单据类型27 应收系统中核销处理选择收付款单类型为收款单时,系统提供被核销单据列表中的单据类型为: 蓝字应收单,蓝字发票,付款单. 同币种核销处理 如果发票或应收单上的原币币种与客户实际支付的币种相同时,您可以在【收款单据录入】中进 行同币种核销,也可以在【核销处理】中进行手工核销和自动核销.手工核销指由用户手工确定 收款单核销与它们对应的应收单的工作,选择需要核销的单据,然后手工核销,手工核销较灵活; 自动核销指系统依据核销规则,将收款单与它们对应的应收单进行核销的工作.通过自动核销可 以根据查询条件选择需要核销的单据,然后系统自动核销,加强了往来款项核销的效率性. 异币种核销处理 如果企业有外币业务,如果发票或应收单上的原币币种与客户实际支付的币种不同时,您需要在 【收款单据录入】中录入该收款单,审核后点击〖核销-异币种〗按钮将收款单进行异币种核销, 异币种核销时,您需要进行中间币种设置.设置中间币种及误差 在异币种核销之前应该先进行中间币种的设置,可以设置为外币表中的任何一种币种,也可以是 本位币.主要起到异币种核销时的桥梁作用. 当中间币种为本位币时,对应中间币种汇率和对应本位币汇率系统会自动保持一致,即无论您修 改哪一项,另一项均会自动修改. 设置汇率时,若该币种即为中间币种,则其对应中间币种的汇率系统将自动保持 1 不变. 在单据核销界面点击〖汇率〗按钮,即可进行中间币种设置,并可通过〖栏目〗按钮,将本次结 算(中间币种)栏目显示,用户可确认本次结算中间币种金额. 如何核销 在单据核销界面,通过〖过滤〗按钮,选择核销单据与被核销单据,输入本次结算金额,也可点 击〖分摊〗按钮,将结算金额分摊到被核销单据处,用户可手工修改分摊金额,点击〖保存〗按 钮,则核销处理完成. 如何分摊 系统在核销界面提供结算金额自动分摊功能,即将当前收付款单列表中已经输入的本次结算金额 合计根据当前被核销单据列表的界面排列顺序进行自动分摊到对应本次结算栏目中.界面中的排 列顺序用户可通过〖栏目-结算单〗/〖栏目-单据〗按钮进行单据排序的设置. 分摊到每条记录上的本次结算金额不能大于该记录的原币余额, 总计可分摊的金额=收付款单列表 中本次结算金额之和. 核销单据如何排序 因为分摊是按被核销单据列表的界面排列顺序进行自动分摊,故系统提供用户进行收付款单,单 据的栏目设置以及单据排序的规则.用户可在【单据核销】界面点击〖栏目-结算单〗/〖栏目-单 据〗按钮,进行单据栏目的设置以及单据的排序. 如何查询核销数据 用户对应收单据与收款单据进行核销后,可以在【单据查询】中进行核销查询.点击发票,应收 单,收付款单单据列表的工具栏〖详细〗按钮,则系统显示该单据的详细结算情况. 如何取消核销操作 用户对应收单据与收款单据进行核销后,可以在【其他处理】-【取消操作】中输入需要取消核销 单据的过滤条件,选择操作类型-核销,即可进行取消核销. 同币种核销的处理 收款单的数额等于原有单据的核销数额,收款单与原有单据完全核销. 例:98 年 1 月 16 日,销售给往来单位&黑龙江重型电机总公司&一批货物,当时未收到货款, 货款金额为 120000 元,应交增值税为 20400 元,发票号为
年 3 月 1 日,收到该单 位 140400 元货款,以支票作为结算方式,结算科目为 10201 ,部门为外地销售科,业务员为王 想,将以上信息输入到收款单中,单击&核销-同币种&按钮,系统将 1 月 16 日的那笔业务显示 出来,这时您在&结算金额&一栏里输入 140400,并点击〖保存〗按钮,则将该张收款单全额核 销. 收款单的数额部分核销以前的单据,部分形成预收款. 和当前结算的客户有往来款,但是收到的款项大于原有单据的数额,收到的货款一部分核销原来 的单据,一部分形成预收款.28 例 98 年 1 月 2 日,向&湘潭电机厂&销售,价税合计为 11700 元,当时未收到货款.98 年 3 月 3 日,收到该单位转账支票一张,金额为 20000 元,销售部门为外地销售科,将以上信息录入到 收款单中,其中 11700 元为款项性质为应收款性质;8300 元为款项性质为预收款性质,即 8300 形成预收款.单击&核销-同币种&按钮,系统将 1 月 2 日的那笔业务显示出来,这时您在&结算 金额&一栏里输入 11700,并点击〖保存〗按钮,则将该张收款单中应收款性质款项全额核销.收款单的数额小于原有单据的数额,单据仅得到部分核销. 例 98 年 2 月 3 日,往来单位&杭州轻型电机厂&购买本单位产品,应付货款为 30000 元,该产 品适用税率为 17%,该笔业务形成应收账款总额为 35100 元.98 年 3 月 4 日,该单位由于资金困 难,暂付部分款项 20000 元,以转账方式支付,将以上信息录入到收款单,并单击〖核销-同币种 核销〗按钮,则本次结算金额为 20000 元,余下 15100 元留待下次进行核销. 异币种核销的处理 收款单的数额等于原有单据的核销数额,收款单与原有单据完全核销. 例:2000 年 9 月 6 日,销售给往来单位&美国通用公司&一批货物,开票计价税合计为 100 美圆. 2000 年 10 月 11 日,收到该单位一张币别为港币的 770 元支票(收款之前应该已经有协议:该笔 款项是用来结清 9 月 6 日的应收账款的.),结算科目为 10202,部门为外地销售科,业务员为 王想,将以上信息输入到收款单中,选择&核销-异币种核销&按钮,输入过滤条件,系统将 9 月 6 日的那笔业务显示出来.假设当时美圆对人民币的汇率为 8.2327546,港币对人民币的汇率为 1.0672134,本次采用的中间币种为人民币(即本币).则结算金额栏中可以输入 100 美圆,其兑 换成人民币为 823.28;在收款单中可以看到本张单据兑换成中间币种人民币为 821.75;则本次产 生 823.28-821.75=1.53 的差额,只要这个误差在设置的允许范围值以内就可以认为本次核销有效. 最终, 本次核销结算但原币金额 100 美圆, 本币 823.28; 核销发票原币金额 770 港币, 本币 821.75; 形成 1.53 元本币的币种兑换差异. 在核销时使用预收款. 如果客户先预付了一部分款,在业务完成后又付清了剩余的款项,并且要求这两笔款项同时结算, 则在核销时需要使用预收款,但可使用的预收款的币种必须与核销的收款单币种相同,而且如果 预收款的币种与需要核销的应收单的币种不一致,也需要将预收款的金额折算成中间币种后进行 核销. 在收到第一笔款项时,先录入一张收款单,款项类型为预收款;在收到第二笔款项后,再录入一 张收款单,款项类型为应收款.在核销时,输入过滤条件,将预收款单与收款单查询出来,与其 应收业务对应,进行一次核销. 异币种核销时,可使用的预收款币种必须与收付款单币种相同.且在使用时,输入需要使用的金 额与收付款单上输入本次结算金额之和形成本次核销的总金额,以此来结算结算时形成的币种兑 换差异. 收款单的数额部分核销以前的单据,部分形成预收款. 和当前结算的客户有往来款,但是收到的款项大于原有单据的数额,收到的货款一部分核销原来 的单据,一部分形成预收款. 例:2000 年 9 月 6 日,销售给往来单位&美国通用公司&一批货物,开票计价税合计为 100 美圆. 2000 年 10 月 11 日,收到该单位一张币别为港币的 1000 元支票(收款之前应该已经有协}
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