Lotus Notes 8.5 帮助 - Notes 客户机基本配置首选项
首选项Notes 客户机基本配置首选项
在 IBM Lotus Notes 中，可以使用首选项更改 Notes 自动保存文档的频率，检查来自 Lotus Notes 应用程序的预订并更改默认字体，以及许多其他基本首选项。
要设置包括 IBM Lotus Notes 客户机基本设置的首选项，请单击文件 & 首选项（对于 Macintosh OS X 用户是：单击 Lotus Notes & 首选项 & 用户首选项）。
“启动”、“关机”以及“显示”部分
设置描述（对于复选框，在选中时进行描述）
在应用程序关闭时清空垃圾箱（如果在指定的时间间隔内未清空）控制邮件以外的应用程序中垃圾箱文件夹的清空频率。使用邮件首选项（“基本”选项卡）可控制对邮件中垃圾箱的清空。
每 x 分钟自动保存将您正在处理的文档自动保存到本地加密的应用程序中，以便在出现断电或系统崩溃等情况时，您可以恢复工作。当您发送/保存或废弃一个文档时，它会从本地应用程序中删除。
注： 应用程序开发人员控制“自动保存”在应用程序中是否可用。
退出时“保存”窗口的状态每次关闭 Lotus Notes 时，保存您碰巧为下一个会话打开的任何窗口选项卡。如果想看每次使用 Lotus Notes 时的特定窗口选项卡集合，请使用文件 & 保存窗口状态。
本地应用程序文件夹Lotus Notes 数据目录中（对于 Macintosh 用户，是数据文件夹）应该包含本地应用程序、本地应用程序模板、bookmark.nsf 文件以及国家或地区语言服务（.cls）文件，后者包含 Lotus Notes 用于排序文档和导入文件的信息。
注： 如果更改了数据目录（数据文件夹）的场所，那么更改会在您下次启动 Lotus Notes 时生效。
检查预订使用预订，您可以从最喜爱的 IBM Lotus Notes 应用程序中接收实时更新信息。但必须启用预订功能中的预订检查才能实现实时更新信息。
扫描未读信息触发 Notes 启动应用程序对未读文档的自动扫描，并在您启动 Lotus Notes 时显示那些文档。
启用安排的本地代理程序启动 Lotus Notes 时运行安排的代理程序将特定的文档移动到文件夹中时，就需要创建安排的代理程序。
缺省字体您可以更改缺省情况下，在新的 Notes 文档中使用哪些 serif、sans serif、等宽以及多语言字体。
注： 要复原缺省字体设置，请在缺省字体对话框中单击缺省，然后单击确定。
图标颜色方案更改书签栏上图标的颜色方案。单击“系统颜色”会使书签图标与用户在操作系统控制面板中选择的颜色设置保持一致。
书签图标大小更改书签栏上和书签文件夹中图标的大小，以及在书签文件夹中是否显示图标。
其他选项清单
设置选中时的描述
在预览窗格中打开文档时将其标记为已读预览文档时会将文档标记为已读。
将 Internet URL (.)放入热点中保存或发送文档时，将 URL 更改为可单击的热点。
网纹工作空间将“网纹”背景添加到工作空间中。
双击右键将关闭窗口双击右键将关闭当前 Notes 窗口。
注： Macintosh 上没有此设置。
启用 Java applet在 Web 浏览器中打开页面时，支持运行 Java applet。
注： Macintosh 上没有此设置。
启用 JavaScript在 Web 浏览器中打开页面时，支持运行 JavaScript。
支持从 JavaaScript 进行 Java 访问如果 applet 配置为包含 CORBA 后端类，此项允许您从 Netscape 中运行 LiveConnect。
注： 此设置对应于 notes.ini 中的 EnableLiveConnect(=1) 设置。
启用 JavaScript 错误对话框选择此选项，当 JavaScript 存在问题时，将出现一个对话框显示错误消息，要求您或任何阅读包含 applet 的文档的人员取消此对话框。如果没有选择此选项，则仅仅在状态条中显示 JavaScript 的错误信息。
注： 此设置对应于 notes.ini 中的 EnableJavaScriptErrorDialogs(=1) 设置。
接受 CookieCookies 将用于存储 URL 登录数据，同时让 Web 站点知道您以前曾经访问过此 Web 站点。
将打印请求作为后台任务处理打印在后台中进行，因此您可以在进行紧密打印工作时继续工作。
注： 在 Macintosh OS X 中，始终使用后台打印。有关详细信息，请参阅“Macintosh OS 帮助”。
禁止以后台任务方式更新视图视图将在前台中更新。根据视图的大小，这可能会中断您的工作。
保留视图列排序应用于 Notes 应用程序，允许您更改列排序（方法是单击列标题中的箭头）。例如：如果希望在邮件视图中最新的邮件始终位于顶部，或者希望将个人通讯录中的联系人按照“单位”排序，那么此选项就非常有用。
系统使用 256 色时抖动图像当计算机显示器设置为 256 色分辨率时，Notes 可以通过抖动图像（解析像素组使得图像显示更为平滑）改善图像的外观。
注： 如果您的系统设置为使用超出 256 种颜色，那么此设置不会显示在列表中。此设置在 Macintosh 上不可用。
对 Notes 启用 MS Office 97 Send会使得 Microsoft® Office 应用程序中的所有邮件“发送到”命令都启动 Notes 邮件并将文件作为邮件便笺中的附件进行发送。如果已安装 Microsoft Office 97 或某些其他 Microsoft 应用程序（如 Visual Basic），将显示此选项。对于 Microsoft Office 的较晚发布版，此选项不一定出现。
使用 Web 调色板使用 Web 调色板（大多数计算机都能够显示的 256 种颜色）。
显示扩展的加速键您可以使用键盘加速键（Microsoft Windows® 中，Alt+其他键）访问屏幕上的元素（如窗口选项卡和操作栏）。
注： Macintosh 上没有此设置。
启用 MIME 保存警告当您希望通过因特网发送的数据无法转换为 MIME 格式时，Notes 将告诉您这一点。
启用 Unicode 显示 允许您查看在缺省键盘上找不到的特殊字符。您可能需要在 Microsoft Windows 操作系统上安装其他基于 Unicode 的字体。Notes 具有可直接从 CD-ROM 安装的五种不同的 Monotype WorldType 字体。
注： 如果未启用，Notes 会尝试使用机器上的本机字符集显示文本。
Macintosh 用户：可以使用 Unicode，但是只能使用本地字符集中的字符。英文版 Macintosh 系统不支持 Unicode。
显示“窗口菜单”窗口菜单显示在“操作”菜单和“帮助”菜单之间。褂么瞬说タ梢郧谢坏饺魏我汛蚩拇翱冢蛘摺把≡翊翱凇惫芾泶蚩拇翱凇
注： Macintosh 上没有此设置。
在 web 浏览器的“预览”上启动 CORBA（DIIOP）服务器让 IBM Lotus Domino Designer 用户可以通过 Notes 客户机预览它们的设计。当设计者在 Web 浏览器中预览 Notes 应用程序的任何元素（.nsf 组件）时，Notes 会启动一个有限版本的 Domino 服务器，用于为这些元素构成的 Web 页面服务。如果元素（例如：Notes 表单）中包含 Java Notes 类创建的 Java applet，此设置还将允许 Notes 启动一个有限版本的 CORBA（DIIOP）服务器，以对这些 applet 的类提供支持。
注： Macintosh 上没有此设置。
标准对话框您会看到标准的操作系统对话框，而不是具有定制 Notes 外观的对话框。
注： Macintosh 上没有此设置。
严格的日期/时间输入项Notes 不会纠正或更改您在日期或时间域中输入的值的格式。启用此选项可使大多数情况下的输入都更准确。
将嵌入的 MIME 图像显示为附件在 MIME 消息文本中收到的图像显示为附件。
为 MIME 邮件禁用嵌入式浏览器使用系统浏览器来显示 MIME 邮件。与 Notes 缺省浏览器相比，这提供了更佳的邮件视图，但不能提供跟 Notes 缺省浏览器一样精确的打印效果以及邮件标题。使用系统浏览器在有些情况下可能还会导致安全性问题。
如果未指定文本语言，请使用表单的语言应用于多语言的应用程序任何未指定语言的文本将自动成为创建文档时为所用表单指定的语言。
注： 您必须让 Domino Designer 客户端指定文档语言。
在 vCard 文件上调用 Notes 双击 vCard (.vcf) 文件时调用 Notes。如果 Notes 未在运行，双击操作将启动它并在联系人中打开“我的联系人”视图。如果 Notes 正在运行，双击操作将打开联系人或者切换到联系人窗口选项卡（如果联系人已打开ﻺ。一旦打开联系人窗口，将打开 vCard 文件中的联系人对话框，其中显示指定文件，您可以将联系人从此文件添加到联系人中。
注： Macintosh 上没有此设置。
在地址栏中使用自动完成功能当您在工具栏上的“地址”框中输入字符时，将根据您先前输入的条目填入一个 URL。输入一个字母则会显示所有用户以前输入过的以该字母开头的 URL。
启动时提示输入位置启动 Notes 时将提示您输入一个位置。
注： 只有在安装 Lotus Notes 时单击了定制功能客户机单次登录，才会显示此设置。
使用 Tab 键浏览只读文档让您可以使用 Tab 键在只读文档的对象（例如：链接文本、热点、文档链接等）间移动。但是，不能在阅读文档时使用 Tab 键切换到视图中的下一个文档。
注： 您必须重新启动 Notes 此设置才能生效。
使用辅助键盘浏览禁用上下箭头键，但允许用户使用 Tab 键在处于编辑状态的文档中从一个域移动到另外一个域。当 Tab 在某个域（例如可编辑的 RTF 文本域）中作为输入按键时，按方向键就可以移动到下一个域中。
在 LotusScript® 调试程序中启用永久断点对于在应用程序中编写 LotusScript 的 Dominoo 设计人员，请保存在 LotusScript 中设置的所有断点，以便在下次调试脚本时可以使用这些断点。
注： Macintosh 上没有此设置。
使用系统颜色如果可能，将 Notes 用户界面颜色设置为与使用 Microsoft Windows 控制面板 & 显示 & 外观菜单序列指定的色彩方案相匹配。
因为 Lotus Notes 用户界面实际可显示的颜色多于色彩方案中的颜色，所以高对比度方案以外的方案可能会降低 Lotus Notes 中元素的清晰度。
注： Macintosh 上没有此设置。
在视图中启用“图标弹出帮助”当您将鼠标悬停在邮件、日历、待办事宜视图和文件夹中的图标上时，会启用弹出帮助。
打印时展开名称域内容打印便笺或日历条目时，打印整个收件人：或抄送：域的内容，这与缺省的三行限制不同。
注： 打印预览显示将要打印在收件人或抄送域中的实际行数。
在当前页面上启动打印预览选择“打印预览”时，您的预览总是从当前页面开始。
在视图搜索栏中使用 Notes（而不是 web）查询语法在搜索查询中输入多个术语将查找包含这些术语且顺序与在“搜索域”中输入的顺序完成相同的文档（就像它们括在引号中一样），而不是只要包含这些术语而无论顺序的文档。
在文件对话框中选择快捷方式时，将它们作为文件处理适用于创建和保存附件。在“创建附件”对话框中选择的快捷方式 (.lnk) 文件将作为它们引用的整个文件附加，而不仅是快捷方式（链接）。保存附件时选作目标位置的快捷方式将作为完成的文件处理，这样的话，保存的文件就会覆盖快捷方式（而不是保存的文件覆盖快捷方式指向的文件位置）。
注： 此设置仅适用于运行在 Windows 操作系统上的 Notes 客户机。
压缩粘贴到文档中的图像自动压缩粘贴到文档中的图像导入到 Notes 文档中的位图（.bmp）图像会被压缩；粘贴到 Notes 文档中的位图图像将转换为 .gif 或 .jpg 格式。
将所有文档标记为已读或未读时禁用提示当您选择将所有 Notes 文档标记为已读或未读时，不会询问您是否要继续。
关闭当前打开的所有窗口选项卡时禁用提示单击菜单命令来关闭所有窗口选项卡时，不会询问您是否要继续。
退出时禁用提示 在关闭 Notes、Administrator 或 Designer 客户端之前不会询问您是否真的要退出。
关闭带有已编辑附件的文档时禁用提示在编辑某个 Notes 文档的附件后关闭该文档时，不会提示您返回并保存对该附件的更改。
转发带有已编辑附件的文档时禁用提示在编辑某个 Notes 文档的附件后转发该文档时，不会提示您返回并保存对该附件的更改。
其他选项清单下的域
设置选中时的描述
如果 90 分钟内未使用 Notes，请注销（并且锁定 Lotus Notes 显示屏）在指定的未活动时间段后，允许 IBM Notes 锁定您的用户标识。当 Notes 锁住用户标识时，屏幕将自动清除，没有人能够看见用户的 Notes 窗口。因此，用户可以放心离开正在运行 Notes 的计算机，完全不用担心数据的安全。锁住您的用户标识也会将您的即时消息状态从入座改为离席。
注： 要解锁用户标识，请按 Enter 键，然后在密码提示符下输入密码即可。输入密码后，Lotus Notes 显示屏将解锁。IBM Lotus Notes 8.5.3 帮助
IBM Lotus Notes 8.5.3 帮助
关于此修订版
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Web 站点。
IBM Connections
IBM(R) Connections 是适用于企业的社会化网络软件。
IBM Connections 是一个基于 Web 的应用程序，可提供一组功能部件以帮助人们在整个组织内更有效地进行通信和交互。
如果您的组织内部署了 IBM Connections，那么您可以从 Notes(R) 客户端访问其多个功能部件。使用 Notes 中显示的 IBM Connections 功能来完成以下任务：
使用活动侧边栏协作项目。
在 Notes 日历中显示活动的待办事宜项。
为 Notes 文档标注书签，并将其添加至您 IBM Connections 中的书签集内。
展开您合作伙伴的名片，了解该人员的更多信息。单击名片中的一个 IBM Connections 功能部件链接可以阅读此人的博客、下载此人撰写的文件、细读此人的书签集，或查找其向所属 wiki 和群体共享的内容。
搜索 IBM Connections 功能部件。
本发行版的新增功能
了解本发行版中引入或增强了哪些功能。
IBM Lotus Notes 8.5.3Connections 首选项页面中支持的服务器属性设置已有更新：现在，从“高级设置”首选项页面的认证协议字段中可以访问以下选项：Domino 单点登录
当 Notes 和 IBM Connections 服务器之间配置了单点登录时选择此选项。您必须知道用于设置单点登录的 Domino(R) 服务器的主机名，因为必须在 Domino 单点登录服务器字段中输入该主机名才能保存首选项。
操作系统凭证
当 Notes 配置为支持 Windows 桌面的单点登录时选择此选项，这也称为简单且受保护的类属安全性服务应用程序接口 (GSS-API) 协商机制 (SPNEGO)。此选项仅在运行 Microsoft Windows 操作系统的系统上受支持。可将此选项用于 SPNEGO、TAM-SPNEGO 和 Siteminder-SPNEGO 配置。
当您选择操作系统凭证时，不必在认证 URL 字段中添加值。
此外，还将禁用 Connections 服务器设置首选项页面上的用户名和用户密码字段。
当您选择“Tivoli(R) Access
Manager 表单”或“Site Minder 表单”作为认证类型时，缺省情况下显示并选中另两个字段：强制使用 SSL
使用安全套接字层协议确保流量安全。
强制使用可信站点
将可访问的外部 Web 站点限制在指定列表内。帐户首选项可定义可信站点的列表。
对于不受管理策略管理的 IBM Connections 支持的实施，可以禁用侧边栏及所有 IBM Connections 相关操作，方法是单击 Connections 首选项页面上的禁用 Connections 按钮。随后可以单击启用 Connections 按钮再次启用。
有关个人地理位置的信息已添加到 IBM Connections 名片中显示的联系人信息内。
如果 IBM Connections 配置为电子邮件地址保密，那么现在侧边栏可以通过以下限制阻止显示电子邮件地址：无法从“更多”菜单和上下文菜单访问转发链接选项。
只要 IBM Lotus(R) Sametime(R) 服务器和 IBM Connections 中的“概要文件”应用程序配置为使用相同的用户标识，名片就也支持电子邮件地址保密。如果 Sametime 服务器未配置为使用 IBM Connections 用户标识，则无法从交谈窗口工具栏及上下文菜单访问查找相关活动选项。
IBM Lotus Notes 8.5.2您可以通过 Notes“打开”列表访问 IBM Connections 功能部件。
单击打开 & Connections & 装入菜单选项为上下文菜单添加内容，然后再次单击打开 & Connections 选择您要使用的应用程序。
也可以直接从“工具”菜单执行 IBM Connections 任务。
单击工具 & Connections，然后选择您要执行的任务。
之前在侧边栏面板页脚中提供的选项现在已经移动到位于面板顶部的新状态工具栏中。
状态工具栏使用以下某个图标来指定当前连接状态：
已连接到服务器
已连接到本地数据库
您可以从状态工具栏执行以下任务：打开 Web 版 IBM Connections，方法是单击“在 Web 浏览器中打开”图标 。Notes 将打开外部浏览器并转至“活动”应用程序。
将 IBM Connections 脱机，方法是选择连接状态信息旁的箭头，然后从下拉列表中选择使活动可以脱机使用。
您可以通过完成以下步骤邀请某人加入您的 IBM Connections 网络：
执行以下某个步骤：打开该人员的名片，然后右键单击名片背景。
在 Notes 视图（如“收件箱”）中右键单击该人员的姓名，然后从上下文菜单中选择该人员的姓名。
在 Sametime“联系人”侧边栏面板中，右键单击该人员的姓名。
选择邀请到我的网络。
Activities 首选项页面发生了以下更改：如果您在 Connections 首选项页面上指定了要连接到的服务器，那么您可以打开 Activities 首选项页面以指定该服务器的显示名称。
显示名称是显示在侧边栏面板顶部状态工具栏中的名称，可指示服务器连接的状态。
缺省值是服务器地址中的第一个单词。
例如，如果您在“服务器 URL”字段中指定了 enterprise.example.com，那么缺省情况下，会将显示名称字段的值设置为 Enterprise。
“高级服务器设置”对话框中添加了名为认证 URL 的新字段。
如果您在“Connections 服务器设置”属性页面的服务器 URL 字段中指定了值，并且从认证协议字段中选择了“Java 表单”或“SiteMinder 表单”，那么您可以单击自动填充按钮以使用 Notes 客户端将用于向 IBM Connections 进行认证的安全 Web 地址来自动填充此字段。
如果尚未指定 IBM Connections 服务器，也未在“认证协议”字段中选择“Tivoli Access Manger 表单”，那么将不会填充该字段。
管理员可能会要求您编辑此字段中的 Web 地址以反映您公司的特定配置；如被告知，请更新此字段的值。
否则，请不要更改此字段的值。
注： 从 Domino 8.5.2 开始，管理员可以设置一个或多个用于确定用户使用哪个 IBM Connections 服务器的策略。
如果您无法编辑 Connections 首选项页面中的字段（如“服务器 URL”字段），可能是因为管理员已经使用策略为您指定了服务器信息。
如果您需要更改 Connections 首选项页面上某个字段中的值，请与管理员联系。
IBM Lotus Notes 8.5.1在 IBM Lotus Connections
2.5 中，“折页”功能部件的名称已更改为“书签”。用于搜索折页和创建折页书签的菜单选项已更新，以反映名称更改。
通过单击上提供的链接，可以找到某个人员向 Lotus Connections 功能部件添加的内容。
对使用 IBM Connections 中群体功能部件创建的进行查看和添加内容。在群体活动中，您可以执行与在标准活动中相同的任务，只是无法更改群体活动的。每个群体活动都有一个群体图标，显示在侧边栏中其名称旁边。该图标帮助区分群体活动与标准活动。
既然 Notes 客户端提供了 IBM Connections 的更多功能部件，当然也提供了 IBM Connections 的首选项页面。该页面称为 Connections 首选项页面。使用该页面可指定 IBM Connections 服务器信息。您仍可以使用“活动”首选项页面来定义“活动”侧边栏的设置；展开 Connections 首选项页面以查找“活动”首选项页面。
活动同步已与 Notes 复制和同步集成。现在，“活动”服务器上的数据将根据用于标准 Notes 数据库复制的相同日程安排发送到本地存储。将内容从本地数据库发送回服务器的过程并不遵循此日程安排，而是会在您再次联机时自动开始。
管理员可以设置定义一组 IBM Connections 首选项的策略，并且可将该策略应用于多个客户端系统。请参阅 Domino 管理员帮助中的创建活动策略设置文档。
现在，在 Apple Mac OS X 平台上也支持侧边栏。
Lotus Notes 8.5是否无法进行网络连接？可以将活动，以便在本地处理。
直接通过 Notes 客户端。
向活动条目。
，以便将相关条目集合在一起，然后按显示条目，来查看活动的分层结构。
通过打开视图，快速查找对您而言最重要的活动。
要查找最近更新的活动和需要您注意的待办事宜项，请打开视图。
要查找活动内最近更新的条目，请按来显示这些条目。
登录到活动
从侧边栏的“活动”面板，登录到“活动”功能部件，以查看自己的活动。
要连接到活动服务器，您需要以下信息：
活动服务器的 Web 地址（不仅仅是服务器名称，而是完整的 Web 地址，例如 https://activities.example.com）
登录凭证，其中包含用户名（如 your_）和关联的密码。注： 如果之前从 Web 浏览器访问过“活动”功能部件，那么可使用登录活动的 Web 版本时所使用的相同用户名和密码。
只有管理员可设置对“活动”功能部件的用户访问权。如果不知道用户名和密码，请联系管理员。如果要为同事提供活动的访问权，请告知管理员您希望添加新用户。
人员必须添加到相应的用户目录才能登录到活动。
当您在侧边栏中第一次打开“活动”面板时，如果到服务器的连接不可用，系统会提示您验证连接信息。以下步骤描述了如何从侧边栏的“活动”面板登录：
在侧边栏的“活动”面板中，单击显示 Connections 首选项以打开 Connections 首选项窗口。
在“Connections 服务器设置”部分中填写以下字段：
服务器 URL
输入 IBM Connections 服务器的 Web 地址，以 https://
或 http:// 开头。例如：https://enterprise.example.com
如果您知道服务器需要安全、加密的连接，请以 https:// 作为此地址的开头
某些管理员可以更改用于访问 IBM Connections
功能部件的上下文根。如果您通常用于访问“活动”功能部件的 Web 地址具有 &server_name&/activities 以外的值，请使用类似于 http://enterprise.example.com/activities 的语法来指定服务器 URL
注： 管理员可能已经使用管理策略提供了此字段的值。如果是这样，请不要更改该值。
输入您用来登录到 IBM Connections 服务器的用户名。
输入相关的密码。
仅当管理员指示时您才需要执行此步骤：如果环境中配置了 Tivoli Access Manager 或 Computer Associates eTrust SiteMinder，请单击高级，然后选择相应的选项。
“活动”侧边栏现在应显示活动的列表。如果未显示任何内容，请单击显示视图按钮
或“活动”工具栏中的刷新按钮来刷新该列表。
您可以参加列出的任何活动。在列表中没有看到任何活动？请创建一个！下次登录 Notes 时，将自动登录到活动。
在 IBM Connections 中为 Notes 文档标注书签
“书签”是 IBM Connections 的一个功能部件，可用于组织书签并跟踪您感兴趣的 Web 页面。您可以通过 Notes 在“书签”中创建 Notes 文档书签或电子邮件消息书签。
但是，您不能获取“书签”功能部件内存储的书签列表，也不能通过 Notes 客户端使用这些书签。要找到并使用通过此过程创建的任何书签，必须在 Web 浏览器中启动 IBM Connections 产品，然后单击“书签”以打开“书签”功能部件。
您的企业中必须已安装并启用“书签”，才能通过 Notes 创建 IBM Connections 书签。
尝试创建 IBM Connections 书签之前，请先设置活动服务器首选项。活动服务器必须已定义且可访问，因为 Notes 将根据托管活动服务器的部署确定要添加书签的“书签”服务器。
要将 Notes 文档或电子邮件消息书签添加到“书签”，请完成以下步骤：
执行以下某项操作：从 Notes 应用程序的某个视图或从邮件“收件箱”中，右键单击文档或电子邮件消息。
从打开的文档中，右键单击文档背景。
选择 Connections & 添加到书签。
可选： 编辑书签的标题。缺省情况下，标题会设置为正添加书签的文档的标题。
可选： 在标记字段中，输入用于对书签进行分类的标记。标记有助于对书签进行分类，并且您可以在以后通过标记来搜索书签。将标记指定为单个单词。
如果要添加多单词标记，请使用下划线或连字符连接这些单词。要添加多个标记，请使用逗号分隔。
可选： 在说明字段中添加书签的进一步说明。
可选： 如果希望其他“书签”用户看不到您的书签，请选中私有复选框。否则，所有“书签”用户都可看到您的书签。
单击确定创建书签。
单击确定关闭确认已创建书签的提示。
在 Web 上单击“书签”中的 Notes 文档书签时，文档将在 Notes 客户端打开。如果 Notes 当前未启动，那么将启动 Notes，然后打开已设置书签的文档。
通过名片访问 IBM Connections 功能部件
通过展开合作伙伴的名片并查看其添加到 IBM Connections 功能部件的内容，可找到合作伙伴的更多信息并了解他们所从事的活动。
要通过名片访问 IBM Connections 功能部件，请完成以下步骤：
将鼠标指针停留在 Notes 客户端中某人的姓名上，以显示其名片。
例如，您可以在您的邮件收件箱中，将鼠标指针停留在“人员”列中列出的某个人名上。 注： 如果未显示名片，那么名片可能已被禁用。要启用名片，请从 Notes 菜单中选择工具 & 名片 & 禁用名片。您也可以使用此菜单选项，阻止当鼠标悬停在人员名称上时显示名片。
要查看此人员向 IBM Connections 添加的内容，请单击以下某个链接： 注： 如果链接灰掉，那么该人员可能尚未配置 IBM Connections 或没有概要文件。
显示您及该人员同属其成员的所有活动。
显示该人员已指定为其主博客的博客。如果未指定主博客，那么会显示该人员最近创建的博客。如果该人员没有博客，那么会显示文本来通知您此情况。
显示该人员的书签集。
显示该人员所属的群体。
显示该人员与您共享的文件。
显示该人员的完整概要文件。
显示该人员是作者或投稿者的所有可公共查看的 wiki 页面。
结果显示在 Web 浏览器中。
注： 单击箭头图标以查看“文件”和“Wiki”链接。
显示某个人员的名片后，Lotus Notes(R) 客户端就会对与该人员相关联的数据进行高速缓存，这样，在下次显示该名片时，客户端就可快速显示该信息，而不必从服务器进行检索。缺省情况下，将对名片数据高速缓存 24 个小时。如果安装了 IBM Lotus Sametime Contacts，那么您可以清除特定人员的名片高速缓存。例如，如果您知道某个人员在过去一小时内更新了联系信息且您想查看该新信息，那么您可能要执行此操作。要清除特定人员的高速缓存，请在 Lotus Sametime Contacts 列表中右键单击该人员的名称，然后选择刷新人员信息。
使用活动侧边栏
活动是一种新的组织、共享和复用工作成果的方法。
您是否发现为完成工作需要在电子邮件、数据库、即时消息交谈软件和 Web 页面等工具之间忙得团团转？您是否发现很难用直接的方式与其他人员或工作组共享工作成果？您是否希望有一种更好的方法，让您能在同一时刻看到与一个项目相关的所有工作成果？活动就是专为实现您的这种愿望而设计的，它使您可以更轻松地围绕着自己的目的将各种工作组织在一起，而不必围着所用的工具团团转。
在 Lotus Notes 侧边栏的“活动”面板中跟踪当前工作项目。
使用活动来共享文件和书签、记入消息、跟踪待办事宜项和管理截止期限。
将活动与现有的协作工具（如 Web 浏览器、Lotus Notes、即时消息客户端等）集成在一起。
什么是活动？
活动是一系列人员、工作项、通信和进程，它们代表为实现一个目标而协同工作的各种要素。
活动的成员在他们创建的联机位置上进行交流，收集并共享各种可帮助实现项目目标的好主意和信息资源。例如：努力完成一项销售任务
准备一个重要的会议
为客户写一份报告
雇用一个新员工
活动是一种方法，用来将您的工作组织在一起，并在一个共享的 Web 空间内与其他人协作。您可以根据交谈消息或电子邮件中的一个想法或部分想法启动活动。因为成员可以轻松邀请新成员，所以您可以将完成工作所需的适当人员和资源快速汇集在一起。您可以记入消息、共享文件和指向 Web 站点的链接，还可以创建和指定待办事宜项。您可以使用自己的 Notes 客户端或基于 Web 的“活动”功能部件来跟踪自己的当前活动和已完成的活动。
使用活动是一种提高小规模工作组的感知性和协作性的好方法。开始的时候，请先确定一个目标（“创建一个简报”、“更正一个错误”或“研究一个主题”），然后为该目标创建活动。您记入活动的任何内容都会自动与您的同事共享；整个工作组都在一张页面上。将内容记入活动中，并使用各种共享工具进行合作。使用标记跟踪不断变化的信息，从而使您不必花费多少时间排序就能找到后面的内容。当您完成一个活动后，可以将它标记为已完成，这样“我的活动（按日期）”视图就可以始终保持最新的状态。
自 IBM Connections 2.5 开始，Web 版 IBM Connections 的用户可以创建群体活动。群体活动是在群体功能部件中创建的活动。群体活动包含在标准活动视图中，且可通过 Notes 侧边栏中的“活动”功能部件打开和编辑。群体活动的唯一不同就是它的成员资格。群体活动的成员资格列表是根据其所属群体的成员资格列表进行定义的；您不能更改群体活动的成员列表。此外，群体活动的公用状态将由其所属群体决定。如果群体是公用的或中立的，那么它的所有相关活动都是公用的。如果群体是私有的，那么它的所有相关活动都是私有的。
通过侧边栏中显示在活动名称旁边的活动图标，可以区分群体活动与标准活动。群体活动具有“群体”图标，而标准活动具有“活动”图标。
本节描述了可在活动中执行的操作。
如果根本看不到侧边栏，它可能已关闭。
要打开侧边栏，请从 Notes 菜单选择视图 & 右侧边栏 & 打开。 注： 如果系统设置为从右向左显示内容，那么该菜单选项的名称将为左侧边栏。
如果在侧边栏中看不到“活动”面板，它可能尚未启用。从 Notes 菜单选择视图 & 右侧边栏面板 & 活动。 注： 如果系统设置为从右向左显示内容，那么该菜单选项的名称将为左侧边栏面板。
如果侧边栏中其他打开的面板使您很难看到“活动”面板，请单击“活动”面板标题栏中的最大化图标 。
更改“活动”面板的位置
可以将“活动”面板拖到侧边栏中的新位置。您可以从侧边栏拆离“活动”面板，以便您可以将其移到屏幕的其他地方或重新调整该面板的大小。您也可以将该面板或其他侧边栏面板从侧边栏中隐藏起来，以便为其余面板腾出更多空间。
要更改“活动”面板的位置，请执行以下某个步骤：要将面板移到侧边栏中的其他位置，请单击“活动”面板标题栏并将其拖到新位置。
要拆离面板，请打开“活动”面板菜单，然后选择在新窗口中打开。要重新连接该面板，请打开“活动”面板菜单，然后选择停放。
要将“活动”面板从侧边栏完全除去，请打开“活动”面板菜单，然后选择隐藏面板：活动。注： 如果在 Notes“窗口和主题”首选项中已选中通知我如何从“视图”菜单将面板恢复到侧边栏复选框，将显示一个对话框，说明如何将该面板恢复到侧边栏中。
要将该面板恢复到侧边栏中，请从 Notes 菜单中选择视图 & 右侧边栏面板 & 活动。
注： 如果在“右侧边栏面板”子菜单中已禁用“活动”（显示为灰色），请从 Notes 菜单中选择视图 & 显示 & 从 Notes 隐藏。
如果系统配置为从右向左显示内容，那么“右侧边栏面板”菜单选项的名称将为“左侧边栏面板”。
缺省情况下，“我的活动（按日期）”视图显示在“活动”侧边栏中。通过单击“活动”工具栏“显示视图”按钮旁边的菜单箭头，可以将其更改为另一个视图。
我的活动（按日期）视图按修改日期列出活动。通过完成以下步骤，可以将其更改为另一个视图：
单击显示视图
按钮旁边的菜单箭头，然后单击以下某个视图选项：
浏览所有条目
按修改日期显示您作为其成员的活动的列表，同时还显示这些活动中的条目。
已完成的活动
按完成时间显示您作为其成员并将其标记为已完成的活动的列表。
我的活动（按日期）
按修改日期显示您作为其成员的活动的列表。
我的活动（按优先级）
按优先级显示您作为其成员的活动的列表，高优先级活动列在前面，后面紧跟中优先级活动，最后是无优先级的活动。
提供对已到期项和本周将到期项的快速参考。同时提供最近对所有活动所做更新的列表。
显示设置为公共访问的活动的列表。
显示您和其他成员删除的活动及活动条目的列表。这些项目按删除时间排序。
已调出的活动
一份活动列表，您是其中所有活动的成员，但已为这些活动设置了调出优先级。
打开活动以使用其条目和成员。
要打开活动并显示其条目，请双击活动标题。
显示条目和成员
当您第一次打开活动时，会显示一列按修改日期排序的条目。您可以切换视图，按您期望的方法显示条目。
要更改用于在活动中显示条目的视图，请完成以下步骤：
打开活动。
从活动操作栏中，单击显示。
当前正在显示的视图的图标将突出显示。
通过选择列表中的以下视图选项之一切换到不同的视图：
按修改日期显示条目，最近更改的条目列在最前面。此为缺省视图。
显示活动中的区段。区段中包含条目组。通过单击区段标题旁边的加号 (+) 和减号 (-)，可以展开和折叠区段。
待办事宜项
列出活动中的所有待办事宜条目，最新的条目列示在最前面。注： 您可以通过右键单击条目，然后单击将待办事宜项标记为已完成，将条目标记为已完成。只有待办事宜条目的创建者或所有者才可以将其标记为已完成。
显示活动的个人成员和组成员的名称。单击名称以打开此人的名片。您可以通过名片查找此人的联系信息，或单击某个 IBM Connections 功能部件链接以在 Web 浏览器中打开该功能部件。注： 如果正在使用群体活动，那么由于您不能管理群体活动的成员资格，所以“成员”选项会灰掉。
创建活动，可以为项目干系人提供一个共享信息、分配任务和共享资源（例如工具、Web 站点和文件）的地方。
创建活动很容易：只需单击按钮并填写表单，您可以稍后编辑活动以添加或更改信息。
创建活动不需要特殊的访问权限。如果有权访问活动服务器，就可以创建活动。
您不能使用本过程创建群体活动。只能通过“群体”功能部件创建群体活动。请参阅 Web 版本产品随附的“群体帮助”中的创建群体活动以获取更多信息。
在“活动”工具栏中，单击启动新活动按钮。
在活动字段中，输入描述活动目标的短名称，例如：项目名称。 活动名称显示在发送给特定人员（添加为活动成员）的通知主题内。
这是唯一的必填字段。
通过向成员字段添加人员或组，向活动添加成员。
如果要将成员添加为作者这一缺省角色之外的其他角色，且您看不到读者和所有者字段，请单击显示 & 成员资格选项。 访问级别选项定义如下：
作者。可以查看内容和添加条目。
所有者。可以添加内容，还可查看和编辑所有条目。作为活动创建者，您将作为所有者被自动添加。
读者。无法修改活动；访问权只限查看内容。
开始将组或此人的姓名或电子邮件地址输入到字段中。在您输入时，将显示匹配名称的列表。单击列表中的名字以添加人员或组。注： 如果将产品配置为隐藏电子邮件地址，那么当您在字段中输入电子邮件地址时，会返回不匹配项；请改为输入组名或人员姓名。
使用逗号分隔多个成员名。
在表单主体中，添加活动的描述。填写一两句话以概述活动的目标、适用对象或您希望成员向活动中添加的内容的类型。 提供有关目标的足够多的信息，以帮助成员将该活动与具有相似名称的活动区分开。此字段中的信息是可搜索的，并且当成员被邀请加入该活动时，所收到的通知消息中将显示该信息。
要基于模板创建活动，请执行以下步骤。 模板会捕获完成特定作业所需的任务。例如，一个专利模板可能会链接到发明者搜索专利所需的文件、数据库、工具或 Web 站点。它还会捕获发明者在专利申请过程中需要完成的待办事宜项的列表。您只能在 Web 版本的产品中创建活动模板。
单击显示 & 模板选项。
从可用模板列表中选择一个模板。
如果要保留模板中使用的标记，请选择使用该模板的标记。
如果要保留模板中所用的成员，请选择使用该模板的成员。
单击保存完成活动的创建。 创建活动后，服务器会将电子邮件消息或通知发送给“主页”功能部件的“更新”选项卡，以向您已添加为成员的人员通知该活动的相关信息。
现在您可以向活动中添加条目。
从活动模板创建活动
活动模板是活动的原型。可以使用活动模板来捕获用来完成常规过程所必需的步骤、联系人、资源和工具。
必须使用活动的 Web 客户端版本，才能创建活动模板。但是创建模板之后，您就可以在通过 Notes 侧边栏创建活动时，指定要从模板创建活动。
如果要创建的活动所针对的项目使用已在模板中捕获的过程，那么此项功能极为有用。
要从现有活动模板创建活动，请完成以下步骤：
从活动工具栏中，单击启动新活动
为活动命名。
从 Notes 操作栏中，单击显示，然后选择模板选项。
从模板列表中选择一个模板。 注： 只有创建了模板，该列表中才会有可用的模板。
使用活动的 Web 客户端版本来创建模板。
可选： 如果要使用模板中设置的标记，请选择使用此模板中的标记。
可选： 如果要将作为模板成员列出的相同人员添加到该活动，请选择使用此模板中的成员。
完成您要填写的其余任何字段，然后单击保存，以从所选模板创建活动。
养成为记入的所有内容设置一致标记的习惯。为您尚未记入，但已读取并且可能要稍后引用的内容设置标记。在您了解标记之前，它将变成第二个自然属性。如果您要了解设置标记带来的好处，就必须开始使用标记。
让您的标记为您工作
用适合您的方式标记内容。并没有什么监管委员会负责批准您的标记或告诉您应该如何为某些内容设置标记。您指定给项目的标记只要您认为合适即可。当您记入项目时，如果标记字段包含您不认同的缺省条目，将这些条目除去并添加您自己的条目。
不要浅尝辄止
添加标记宁可过多也不要过少。请记住：任何项目都可以归入多种类别。使用标记组合可以描绘出反映这种多重性的图画。使用不同的标记可以将用户注意力吸引到项目的某个特定的特征，或用不同的方法为项目分类。例如，如果您要记入公园内两个人的照片，您可能会指定引用这两个人的年龄（child 和 adult）、关系（daughter、parent 和 mother）、性别（girl 和 female）、设置（park、playground、outdoor、afternoon 和 summer）和活动（travel、play、swing、eating、food 和 sitting）的一般标记。您还可以指定更多的特定标记来引用位置（NYC、Central Park 和 swing）、颜色（green 和 blue）以及其他与众不同的特征（hat、balloon 和 ice cream）。
让您的标记尽量简单
尽量不要让单个标记超负荷。尽管您可以使用任何期望的术语作为标记，但请尽量不要使用复合标记。例如，不要使用标记 summer_project，最好将它分解为 summer 和 project。这样项目就会为每个标记显示在搜索结果中。
让标记承载您赋予它的意义
让您的标记有意义。考虑您为什么，以及在什么情况下需要重新调用所标记的内容。为项目设置标记时，考虑另一个成员可能会用哪个词汇来搜索该项目。在添加标记之前，考虑您是否会再次使用此标记，以及它是否会应用于其他条目。仅使用一次的标记对于信息分类帮助不大。
考虑上下文
为活动设置标记时与为条目设置时不同，要考虑它的覆盖范围。活动可能包含各种不同的条目，因此让用于活动的标记更为全面才有意义。请记住，缺省情况下，指定给活动的标记会被记入活动的条目继承。您要考虑自己所使用的标记应用于单个条目时是否有意义。
使用的标记要一致
如果您已用了某个标记，请避免在其他活动和条目中使用此标记的变体。例如，如果您为关于便携式计算机的条目使用了标记 laptop，请不要再为类似的条目使用 laptops、lap-top 或 notebook 等标记。当您输入新标记时，请注意显示的匹配标记列表，如果列表中有相似的标记，请使用该标记。稍后您可以编辑活动中的标记，清除标记不一致现象。
活动的成员资格列表确定谁可以访问该活动以及他们可以做出什么更改。
您可以根据成员资格是标准活动还是群体活动，以及是公用的还是私有的来分别对其进行管理。
标准活动，是指您通过活动功能部件创建的活动。私有必须是私有活动的成员，才能查看私有活动及其条目和成员资格列表。缺省情况下，新建活动都设置为私有活动。只有添加到该活动的成员才能对其进行访问。
通常情况下，您会在创建成员时将其添加到标准活动中。但是，您和活动的其他成员可以在活动开始后继续添加新成员。您既可以添加单个成员，也可以添加组成员。
当您向标准活动添加成员时，可以为成员指定特定角色。成员可以属于以下某个角色：作者
可以查看和记入条目，添加作者或读者成员。
可以添加、修改和删除活动的任何内容或成员。
可以查看内容和成员，但不能添加或修改。
要查看哪些人员属于标准活动，请执行以下某项操作：在活动视图中右键单击某个活动或条目，然后选择活动成员资格。
在活动内，选择活动操作栏上的显示 & 成员。
创建活动的人员会自动指定给所有者角色。
既作为个人又作为组成员添加到成员资格列表的人员始终会获得个人成员资格条目所关联的访问权限。例如，如果按名称将 Mary 添加到某个活动的读者角色，又作为组成员添加到作者角色，那么 Mary 将只会被授予该活动的读者级访问权限。然而，如果某个人同时是两个组的成员，而这两个组又作为成员添加并且具有不同的成员角色，此人将获得具有更高级别访问权限的组的成员资格权限。所以，如果 A 组添加到某个活动的作者角色，B 组添加到读者角色，而 John 是这两个组的成员，那么 John 将被授予该活动的作者访问权限。
公用所有有权访问活动服务器的用户都能访问公用活动。注： 公用活动只显示在“公用活动”视图中；它们不会显示在包括优先级视图在内的其他任何视图内。
群体活动是通过 Web 版 IBM Connections 的群体功能部件创建的活动。群体活动的公用状态和成员资格列表与其所属的群体相同。您不能从“活动”侧边栏管理群体活动的成员资格。私有如果群体是私有的，那么它的所有相关活动都是私有的。私有群体活动的成员资格列表是根据其所属的群体的成员资格列表进行定义的；您不能通过“活动”功能部件更改群体活动的成员列表。
公用如果群体是公用的或中立的，那么它的所有相关活动都是公用的。最初，用户仅拥有活动的只读访问权。如果这些用户加入或被添加到相关群体，那么他们的访问权限将进一步扩大，还可对活动内容进行编写。
将成员添加到活动中
要使某个人有权访问活动，可以将此人作为成员添加到活动中。
只有活动的作者或所有者才能添加成员。作者可以添加读者和其他作者。所有者可以添加属于任何角色的成员。您不能将成员添加到群体活动；成员的成员资格由其所属群体的成员资格确定。
您既可以添加单个成员，也可以添加组成员。您可以为每个成员指定所有者、作者或读者这三个成员资格角色之一。
要向现有活动中添加成员，请完成以下步骤：
打开要添加成员的活动。
单击添加 & 成员。 注： 如果正在使用群体活动，那么由于您不能将成员添加到群体活动，所以“成员”选项会灰掉。
将成员添加到活动中的角色。要将成员添加到作者角色，请在作者框中输入该成员的名称或电子邮件地址，或输入组名。当您输入时，会显示一列匹配的名称。单击一个名称将其添加到该框中，或者继续输入。在名称间输入逗号。
要将成员添加到另一个角色，请单击添加所有者或添加读者，然后在相应的框中输入该成员的名称或电子邮件地址。在名称间输入逗号。如果您不是当前活动的所有者，将无法添加所有者，并且“添加所有者”按钮会被禁用。
单击确定以保存更改。
将 Sametime 联系人添加到活动
您可以通过从浮动的 Sametime 联系人窗口拖动名称将成员添加到活动中。
只有活动的作者或所有者才能添加联系人。您不能将 Sametime 联系人添加到群体活动。
您拖到活动中的联系人作为作者添加。
在浮动的窗口中打开“Sametime 联系人”。 通过右键单击“Sametime 联系人”标题栏并选择在新窗口中打开可以执行此操作。
从侧边栏打开“活动”面板以显示要向其添加联系人的活动。
从 Sametime 联系人将联系人的名称拖到活动中。 您可以同时选择和拖动多个名称。
单击确定以确认添加新成员。
成员列表中的组
将组添加到活动中是一种很方便的方法，用来为预定义的人员集合提供成员资格。不过，在使用组之前，您应该熟悉活动对待组和对待单个成员的区别。
您可以将现有的公共组添加到活动中。公共组是一种在目录中定义的组，活动服务器会用公共组来认证成员（与在个人地址簿中定义的组相反）。当您将公共组添加到活动中的成员资格角色时，该组中的人员将被授予此角色所关联的访问权限。
如果组中的某个人先前已作为个人或另一个组中的成员添加到活动中，就会发生不同条目的成员资格角色冲突。下表显示了当组成员资格与另一个成员资格条目发生冲突时人员获得的成员资格权限。
既作为组成员又作为个人添加到活动的人员将获得个人条目的成员资格权限。例如，如果将公共组“市场”添加到活动的作者角色，并且将“市场”组的成员 Mary 单独添加到同一活动的读者角色，Mary 将获得该活动的读者访问权限。
在活动中没有个人成员资格条目，并作为多个组的成员添加到活动的人员将获得更高角色所关联的访问权限。例如，Tom 不是活动“夏季市场计划”的成员，但他是“市场”组和“东部市场”组的成员，您将他分别添加到活动的作者和读者角色。
结果，Tom 将获得活动的作者访问权限。
以下限制应用于组成员：
您无法从活动中除去单个组成员。如果要除去某个组的一个成员，您必须除去整个组，或者让某个人从目录中的公共组除去此人的名称。
成员资格列表不显示通过组条目添加到活动的个人的名称。
您无法将待办事宜项指定给单个组成员。（您也无法将待办事宜项指定给组。）
您无法从活动条目将通知发送给单个组成员。单个组成员的名称不显示。
您无法从活动条目将通知发送给组的所有成员。组条目在通知列表中不显示。
按人员名称搜索找不到此人以组员身份所属的活动。搜索结果只显示人员明确指定为成员的活动。
成员资格角色
您在活动中的成员资格角色将确定您可以在活动中执行的操作。
将人员添加到标准活动中后，可以为其指定角色以确定他们可以执行的任务。下表列出了每个角色的成员可以执行的任务。
查看活动中的所有共享条目
查看活动的所有成员
向其他成员通知关于条目的信息
所有读者任务
添加、更改和除去活动的标记与条目
编辑和删除自己的条目
移动自己的条目
添加和除去读者与作者
所有作者任务
编辑和删除活动中的所有条目
编辑和删除活动
移动任何条目
添加和除去属于任何角色的成员
从活动中除去成员
您可以从活动中除去成员以暂时禁止该成员访问活动。
只有活动的作者或所有者才能除去成员。所有者可以除去所有成员。作者只能除去读者和其他作者。您不能从群体活动除去成员；成员的成员资格由其所属群体的成员资格确定。
您不能从活动中除去自己。
您不能除去组中的单个成员。
要从活动中除去成员，请完成以下步骤：
从活动面板打开一个活动，然后单击显示 & 成员以打开成员资格列表。 注： 如果正在使用群体活动，那么由于您不能管理群体活动的成员资格，所以“成员”选项会灰掉。
右键单击成员的名称，然后单击除去。
除去成员后，该成员创建的条目仍可供剩下的成员查看，并且可供活动的所有者编辑或删除。
使活动成为公用活动
缺省情况下，新活动只能被它的受邀请成员看到。
您可以使活动成为公用活动，与所有有权访问活动服务器的用户共享此活动。
活动的所有者可以使活动成为公用活动，但读者和作者不可以。
要将活动设置为公用活动，请完成以下步骤：
创建活动后，从活动的标题栏单击添加 & 公用访问权。 注： 如果正在使用群体活动，那么由于您不能更改群体活动的访问级别，所以“公用访问权”选项会灰掉。
从以下选项列表中选择访问级别： 私有（缺省值）
只有受邀请的活动成员才能查看此活动并向其添加条目。
公用（只读）
任何有权访问活动服务器的用户都可以查看此活动的内容，但只有成员才可以向此活动添加条目。
任何有权访问活动服务器的用户都可以查看此活动并向其添加条目。
单击确定。
您可以编辑活动以更改它的名称、目标或到期日。您还可以编辑活动的标记。
只有活动的所有者才能编辑活动。尽管非所有者用户也可以为活动添加标记，但他们无法使用本主题中描述的过程。有关如何为活动添加标记的更多信息，请参阅主题为活动添加标记和编辑标记。
编辑活动以更改活动列表中显示的活动信息以及创建活动时最初指定的信息。编辑活动不会影响记入活动的条目内容。要编辑活动，请完成以下某项操作：
执行以下某项操作：在一个活动视图中右键单击活动，然后单击编辑。
从打开的活动单击更多，然后选择编辑活动。
编辑要更改的字段。
单击保存。
打开 Web 版活动
您可以从活动侧边栏访问 Web 版活动。
使用以下任意一种方法都可以打开活动 Web 应用程序。
如果您使用的是 Lotus Notes（标准配置），请在 Notes 侧边栏的活动面板中单击面板底部的在 Web 浏览器中打开。 这时会打开一个浏览器窗口并显示活动 Web 应用程序。
如果您收到一条邮件消息告诉您，您已添加到活动中，请单击打开此活动以查看活动，或者单击打开活动仪表板以查看包含所有活动的列表。
如果您知道活动服务器的 Web 地址，请在 Web 浏览器的位置框中输入该地址。 例如：http://activities_server.yourcompany.com/activities
将条目添加到活动中
要将内容添加到活动中，您需要添加条目。条目可以代表您从现有的外部来源（文件、Web 页面）导入或引用的内容，或者您可以在活动（消息、待办事宜条目）中直接创建内容。
只有活动的作者或所有者才能将条目添加到活动中。
条目可以从活动中添加，也可以从您使用的其他工具添加。例如，从 Web 浏览器添加时，您可以单击与 Web 站点相关联的图标并将其拖到“活动”侧边栏。从文件系统，可以将文件拖到侧边栏。在 Lotus Notes 中，可以将文件从 Notes 应用程序拖到侧边栏。从 Sametime 交谈窗口，可以单击按钮将交谈记录添加到活动。缺省情况下，条目可供活动的每个成员阅读。要隐藏条目，您可以将其标记为私有。
要进一步了解有关活动条目的信息以及如何将它们添加到活动中，请参阅以下主题：
什么是条目？
活动条目是添加到活动中的内容单元。可以添加的内容类型包含文本、文件和书签。也可以添加待办事宜条目和使用 Web 客户端创建的定制条目类型。
每个条目都包含一个标题和某种类型的内容。您还可以将可选的文本说明和标记添加到条目。以后您可以搜索说明文本和标记来帮助查找条目。
缺省情况下，活动中的条目由活动的所有成员共享。您可以通过将其标记为私有向其他成员隐藏该条目。
您可以将以下类型的条目添加到活动中：
您可以添加已编排格式的文本、一个或多个文件附件以及引用 Web 页面的一个或多个书签。还可以向条目添加一个或多个定制字段，以创建名称、文本和日期字段。
添加附件、书签和新字段后，您可以更改字段标签，以反映字段、文件附件和书签中提供的信息。
待办事宜项
您在活动中撰写的待办事宜条目。可以为该条目指定到期日和将它指定给活动中的特定成员。此任务完成后，您可以选中待办事宜项复选框以将其标记为已完成。像标准条目一样，您可以向待办事宜项添加一个或多个文件附件以及一个或多个引用 Web 页面的书签。您还可以向待办事宜项中添加一个或多个定制字段，以创建名称、文本和日期字段。
添加附件、书签和新字段后，您可以更改字段标签。
从条目模板创建的条目。条目模板是条目的原型。在 Web 客户端中，如果创建要复用的条目，可以将其保存为条目模板，然后在下次创建条目时使用该模板。例如，如果要使用活动来收集团队成员的状态报告，您可以创建一个标准条目，并向其添加新的字段来收集团队的成员姓名、状态报告日期以及其他信息。然后，可以将该标准条目保存为名为“状态报告”的新条目模板。保存后，当您和其他活动成员要创建条目来捕获状态信息时，可以从条目类型列表中选择名为“状态报告”的条目模板已创建条目。定制条目只能在一个活动内创建和复用。不能从 IBM Lotus Notes 客户端创建条目模板。但是，您可以根据在 Web 客户端中创建的模板来创建定制条目。
要快速将评论添加到活动中，请创建标准条目并将评论添加到“标题”字段。
您还可以将评论作为对其他条目的响应添加到活动中。创建作为其他条目的响应的评论时，您可以添加一个或多个文件附件以及一个或多个书签，但不可以添加定制字段。
指向现有活动的引用链接。相关活动的成员列表和到期日可以与主活动的成员列表和到期日不同。您必须是相关活动的成员，才能通过相关活动链接访问该活动。
Notes 文档
对现有 Lotus Notes 文档的引用。您可以将 Notes 文档添加到活动，方法是将其拖到“活动”侧边栏或在视图中右键单击该文档，然后选择 Connections & 添加到活动。
从 Lotus Notes 客户机添加的以富文本形式显示的邮件消息。 添加到活动后，如果您是活动的所有者或条目的作者，就可以编辑邮件消息的内容。 在 Notes 8 及更高版本中，您可以将 Notes 邮件消息添加至活动中，方法是将该邮件消息拖到“活动”侧边栏或右键单击“收件箱”中的邮件，然后选择 Connections & 添加到活动。
Sametime 交谈脚本
来自 IBM Lotus Sametime 交谈的脚本。您可以通过单击交谈窗口中的将交谈记录保存到活动图标，将交谈从 Sametime 客户端添加到活动中。
单击添加 & 条目。 如果显示了其他条目选项，那么这些是使用 Web 版本的“活动”创建的定制条目类型。定制条目是包含一组带有可复用的预定义标签的条目。如果要创建该类型的条目，请从这些条目类型中选择一种。
在标题字段中，输入条目的标题。
可选： 单击字段标签进行编辑，以重命名字段。 向条目添加文件、书签或定制字段后，可以将与字段关联的缺省名称更改为能更好显示字段用途的名称。例如，如果要使用条目来提供复审评论，您可能要添加两个名称字段，并将其中一个字段的名称更改为“作者”，而另一个更改为“复审者”。也可以添加标记为“按日期复审”的日期字段，然后添加具有标记为“要复审的文件”的字段的文件附件。
添加待办事宜条目
您可以将待办事宜条目添加到活动中并将其指定给活动的成员。
待办事宜条目表示需要完成的任务。您可以将待办事宜项指定给活动的任何单个成员并选择该项的到期日。您可以在待办事宜项视图中查看活动的待办事宜条目。注： 活动的待办事宜项与 Lotus Notes 待办事宜项无关。
要添加待办事宜条目，请完成以下步骤：
打开活动。
执行以下某项操作：要直接将待办事宜条目添加到活动中，请从活动操作栏单击添加 & 待办事宜项。
要将待办事宜条目作为对其他条目的应答进行添加，请右键单击该条目，然后单击添加 & 待办事宜项。
在待办事宜字段中输入任务。该名称将成为文本标签来标识条目，并显示在该条目所在的任何视图中。
在到期日字段中，指定必须完成此待办事宜条目的日期。输入日期，或从日历控件选择一个日期。
通过单击指定给字段旁的向下箭头，然后从列表选择名称来指定待办事宜项。 缺省情况下，任务将指定给任何人（共享），这意味着活动的任何成员都能执行该任务，然后在任务完成后将其标记为已完成。
可以单击以下链接向条目添加内容： 附加文件
向条目添加文件。单击字段旁的浏览找到文件。注： 缺省情况下，文件附件的最大大小限制为 10 MB，但此值可由您的管理员更改。
注： 如果尝试在脱机时将较大文件附加到条目但未成功，请在下次联机时重试。
您的管理员可以更改缺省的文件大小限制，但此更改仅在您联机时应用，脱机时不会应用。
向条目添加 Web 地址。在书签标题字段中输入 Web 页面的标题，然后将 Web 地址复制到以 http:// 开头的字段中。
添加定制字段 & 日期字段
向条目添加日期字段。您可以在该字段中输入日期，或从日历控件选择一个日期。
添加定制字段 & 名称字段
向条目添加名称字段。当您在该字段中输入名称时，将显示一个来自目录的名称列表。可以从列表选择一个名称，或继续输入人员的全名或电子邮件地址。
添加定制字段 & 文本字段
向条目添加文本字段。
可以按需添加多个字段类型，并且可多次添加同一类型的字段。如果要除去您所添加的字段，请单击该字段旁的 X 将其删除。
可选： 单击所添加字段的标签对其进行编辑，以重命名该字段。 向条目添加文件、书签或定制字段后，可以将与字段关联的缺省名称更改为能更好显示字段用途的名称。例如，如果要使用待办事宜项来识别需要复审的文件，您可能要向待办事宜条目附加一个文件，并将文件附件字段的名称更改为“要复审的文档”。也可以添加名为“更改”的文本字段，来跟踪对该文件执行的所有更新。
在条目主体中，描述条目或添加条目内容。可以使用工具栏按钮格式化添加的文本。
在标记字段中，输入一个标记术语。在您输入时，将显示来自标记集合的匹配标记的列表。单击某个标记以添加该标记，或继续输入以添加列表中不存在的标记。使用逗号分隔多个标记。 标记是您分配给条目以进行分类的的标签或关键字。然后，您可以搜索具有该标记的活动来使用标记查找该条目。在结果列表中不仅会返回该条目，还会返回标记相似的所有条目，这样可帮助您发现相关内容。谨记，标记集合由您和同事创建的标记组成；如果没有任何人创建标记，那么您在该字段中输入时就不会看到任何匹配标记的列表。
要将此条目添加到活动的特定区段，请单击区段字段旁的向下箭头，然后从列表选择区段。
要对其他成员隐藏该条目，请选择将此条目标记为私有。
单击保存完成添加条目。
在 Notes 日历中显示活动的待办事宜项
配置侧边栏，以便在 Notes 日历中显示活动的待办事宜项。
日历中仅会显示指定给您且指定了到期日的待办事宜项。
您必须使用 Notes 8.5 邮件模板，才能在 Notes 日历中显示活动的待办事宜项。要确定所使用的模板，请从“收件箱”视图选择文件 & 应用程序 & 属性。在设计选项卡的继承下方，检查模板名称字段的值。如果未显示 StdR85Mail，表示您使用的不是 Notes 8.5 邮件模板。请联系系统管理员，请求提供 Notes 8.5 邮件模板。
要在 Notes 日历中显示活动的待办事宜项，请完成以下步骤：
打开 Notes 日历。
从导航窗格中，展开显示日历，然后单击添加日历。
单击添加字段旁的向下箭头，然后在列表中选择活动。
在标签字段中为日历添加一个名称。
可选： 更改日历条目的格式，以便将活动的待办事宜项与其他类型的条目区分开来。您可以更改背景和文本颜色，以及用于代表活动待办事宜项的图标。
单击确定。
在“显示日历”区段中查找您所创建的新日历，如果该日历旁的复选框未选中，请将其选中。
要查看活动待办事宜的更新，必须刷新该日历。
按 F9 键可以刷新日历。
执行以下某项操作：要添加独立评论，请打开活动，然后单击添加 & 条目。如果您的评论非常简短，请在标题字段中输入该评论。否则，请在条目主体中输入。
要对他人的条目进行评论，右键单击该条目，选择添加 & 评论，然后在条目主体中输入您的评论。
单击保存。
从条目模板创建条目
条目模板是条目的原型。使用条目模板，可以创建包含一组预定义字段的定制条目。
必须使用活动的 Web 客户端版本，才能创建条目模板。但是在创建模板之后，您就可以在通过 Notes 侧边栏将条目添加到活动中时，指定要从模板创建条目。不同活动之间不能共享条目模板，您只能将定制条目添加到在其中创建该定制条目模板的活动。
只有活动的作者或所有者才能将条目添加到活动中。
要从模板添加条目，请打开一个活动，然后完成以下操作：
单击添加，然后从选项列表选择定制条目类型。 例如，如果在活动的 Web 版本中创建的条目模板名称为“状态报告”，那么可从条目类型列表中选择状态报告。
在标题字段中，输入条目的标题。
为由您所使用的条目模板定义的定制字段提供值。
单击以下链接，可以向条目添加更多内容： 附加文件
向条目添加文件。单击字段旁的浏览找到文件。
向条目添加 Web 地址。在书签标题字段中输入 Web 页面的标题，然后将 Web 地址复制到以 http:// 开头的字段中。
添加定制字段 & 日期字段
向条目添加日期字段。您可以在该字段中输入日期，或从日历控件选择一个日期。
添加定制字段 & 名称字段
向条目添加名称字段。当您在该字段中输入名称时，将显示一个来自目录的名称列表。可以从列表选择一个名称，或继续输入人员的全名或电子邮件地址。
添加定制字段 & 文本字段
向条目添加文本字段。
可以按需添加多个字段类型，并且可多次添加同一类型的字段。如果要除去您所添加的字段，请单击该字段旁的 X 将其删除。
可选： 单击字段标签进行编辑，以重命名字段。 向条目添加文件、书签或定制字段后，可以将与字段关联的缺省名称更改为能更好显示字段用途的名称。例如，如果要使用条目来提供复审评论，您可能要添加两个名称字段，并将其中一个字段的名称更改为“作者”，而另一个更改为“复审者”。也可以添加标记为“按日期复审”的日期字段，然后添加具有标记为“要复审的文件”的字段的文件附件。
在条目的主体中，描述条目或添加条目内容。可以使用工具栏按钮格式化添加的文本。
要将此条目添加到活动的特定区段，请单击区段字段旁的向下箭头，然后从列表选择区段。
要对其他成员隐藏该条目，请选择将此条目标记为私有。
单击保存完成添加条目。
将文件拖到活动中
您可以将文件从文件系统拖到活动中。
只有活动的作者或所有者才能添加文件。
注： 此操作只能在 Notes 侧边栏中执行，活动的 Web 版本无法进行此操作。
从系统打开文件系统的图形视图，该视图显示您要添加的文件。 注： 调整 Notes 客户端的大小，以便能够同时看到文件系统和活动侧边栏面板。
从活动面板打开要向其添加文件的活动。
将文件从文件系统拖到活动中。要将文件直接添加到活动中，请执行以下某项操作：如果侧边栏中已打开该活动，请将文件拖到活动标题栏中。
如果侧边栏中显示有活动视图（如“我的活动（按日期）”），请滚动到该活动，然后将文件拖到活动名称中。
要将文件作为响应添加到另一个条目，请打开包含该条目的活动，然后将文件拖到该条目标题上。
要将文件添加到区段，请打开包含该区段的活动，然后将文件拖到该区段标题上。
原来文件的名称会变成记入活动的新条目的名称。您可以编辑条目以更改它的缺省名称、添加说明或为其指定标记。
将 Web 页面链接拖到活动中
您可以将指向 Web 地址的链接从 Web 浏览器拖到侧边栏内的“活动”面板中。
Web 页面链接可以引用公用因特网或您组织内部网上的 Web 页面。Web 页面链接作为书签条目添加到活动中。注： 此操作只能在 Notes 侧边栏中执行，活动的 Web 版本无法进行此操作。
从 Web 浏览器打开要添加到活动中的 Web 页面。
从侧边栏的“活动”面板打开要向其添加书签的活动。
单击 Web 地址前面显示的图标，并将其从浏览器拖到活动中。 注： 在 Mozilla Firefox 中，您还可以单击显示页面的选项卡，并将其拖到活动中。
注意您拖动书签的位置，否则您稍后可能很难找到它。
要将链接直接添加到活动中，请执行以下某项操作：如果侧边栏中已打开该活动，请将链接拖到活动标题栏中。
如果侧边栏中已打开活动视图（如“我的活动（按日期）”），请滚动到该活动，然后将链接拖到活动名称中。
要将链接作为应答添加到特定的条目中，请将其拖到该条目标题上。
要将链接添加到区段中，请将其拖到区段标题上。
将链接拖到活动中创建书签条目后，您可以编辑该条目以更改其缺省名称、添加说明或为其指定标记。
将 Lotus Notes 文档添加到活动
您可以将 Notes 文档（如 Notes 应用程序中的电子邮件消息或页面）添加到活动中。
将电子邮件消息添加到活动中后，除非您将它标记为私有，否则活动的任何成员都可以阅读该消息。活动的所有者和条目的作者可以编辑电子邮件消息的主题和内容，并且可为其指定标记。
邮件消息的条目用信封图标
标识。注： 当您将加密邮件添加到活动时，添加前将对它进行解密，这意味着它将失去原始的加密设置。
其他类型 Notes 文档的条目提供指向原始文档的链接。成员必须具有该文档的访问权限才能打开此链接。在创建条目后，您可以更改它的名称（此名称是缺省设置给文档标题的），可以为其指定标记，还可以添加说明。右键单击该条目，并从菜单中选择编辑。
要将 Notes 文档记入活动中，请执行以下操作：
执行以下某项操作：从 Notes 邮件文件或其他 Notes 应用程序的某个视图中右键单击邮件消息或文档。
从打开的文档中，右键单击文档背景。
选择 Connections & 添加到活动。
选择您要向其添加文档的活动。如果要将文档作为响应添加到某个活动的现有条目，双击该活动，然后单击相应的条目。 您可以使用搜索控件来搜索显示的活动和条目的列表。
单击确定。
活动中将创建一个文档条目。如果“活动”面板打开，将显示添加了文档的活动。
将 Notes 文档拖到活动中
您可以将文档从邮件或其他 Notes 应用程序的视图中拖到“活动”侧边栏面板中。
只有活动的作者或所有者才能将文档拖到该活动中。
注： 此操作只能在 Notes 侧边栏中执行，活动的 Web 版本无法进行此操作。
从客户端打开一个视图，该视图显示您要添加到活动中的文档。
从活动侧边栏面板打开要向其记入文档的活动。
单击文档并将其从视图拖到活动中。要将文档作为活动条目进行添加，请执行以下某项操作：如果侧边栏中已打开该活动，请将文档拖到活动标题栏中。
如果侧边栏中显示有活动视图（如“我的活动（按日期）”），请滚动查找该活动，然后将文档拖到活动名称中。
要将文档作为应答添加到特定的条目中，请将其拖到该条目标题上。
要将文档添加到区段中，请将其拖到区段标题上。
活动的所有者或条目的作者可以编辑电子邮件消息的主题和内容，并且可为其指定标记。
当您将加密电子邮件拖到活动中时，该电子邮件将先进行解密，然后才会添加到活动中，这意味着它将失去原始的加密设置。对于其他类型的 Notes 文档条目，您可以更改其缺省名称、添加说明或指定标记。
将链接添加到相关的活动
如果其他活动包含当前活动的成员可能感兴趣的信息，请创建链接到该活动的条目。
只有对其他活动有访问权限的成员才能从链接条目打开相关的活动。
要添加相关的活动，请打开活动并完成以下步骤：
将相关的活动条目直接添加到活动中或作为对另一个活动的应答进行添加。要将相关的活动条目添加到活动中，请单击添加 & 相关的活动。
要将相关的活动条目作为另一个条目的应答进行添加，请右键单击该条目，然后单击添加 & 相关活动。
从显示的选项列表中选择要链接的活动，然后单击确定。 这时将创建相关的活动条目。当对其他活动有访问权限的成员双击该条目时，相关的活动将在侧边栏中打开。
将交谈记录添加到活动中
从 Sametime 交谈窗口，您可以将交谈记录保存到活动中。
要将交谈记录添加到活动中，您必须从 Notes 侧边栏运行“Sametime 联系人”程序，或者运行安装有活动插件的 Sametime Connect。如果 Sametime 活动插件在您的环境中可用，您可以使用安装其他插件时所用的更新机制对其进行安装。有关下载插件的更多信息，请参阅 Sametime Connect 帮助，或者联系系统管理员。
启动与另一个用户的 Sametime 交谈。
交谈结束后，在交谈窗口的操作栏中单击将交谈记录保存到活动
在名称字段中输入名称。该名称将成为文本标签来标识条目，并显示在该条目所在的任何视图中。
缺省情况下，名称字段将条目视为交谈并显示交谈参与者的名称。 如果存在缺省名称，您可以使用，也可以更改该名称。
在标记字段中，输入条目的一个或多个标记术语。
如果要对其他成员隐藏该条目，请选择私有。 您可以稍后将该条目设置为公用条目，方法是编辑该条目并取消选中私有复选框。
选择要向其添加新条目的活动。 要将条目添加到现有的活动中，请从列表中选择一个名称。
要创建新活动，请单击新建，然后完成以下步骤：
在活动字段中输入名称。
通过在带有相应角色标签的字段中输入成员名称，向活动中添加成员。可以单击添加所有者来添加“所有者”字段，或单击添加读者来添加“读者”字段。成员可以是单个成员，也可以是一个公共组。 访问级别选项定义如下：
作者。可以查看内容和添加条目。交谈伙伴将作为作者自动添加到活动中。
所有者。可以添加内容，还可查看和编辑所有条目。作为活动创建者，您将作为所有者被自动添加。
读者。无法修改活动；访问权只限查看内容。
在活动目标字段中描述活动目的。
在活动标记字段中，输入标记术语。使用逗号分隔多个标记。 标记是您指定给活动以对其进行分类的标签或关键字。
单击添加到期日，然后在到期日字段中添加一个日期，以指定应完成活动的时间。 可以从日历控件选择日期，或在字段中输入日期。
单击确定进行创建，以将交谈记录添加到活动中。
您可以查看、应答、编辑和管理活动中的条目，还可以为其设置标记。
您可以对条目执行的操作取决于您在活动中的角色以及您是不是条目的创建者。活动的任何成员都可以查看公用条目（也就是未明确标记为私有的条目），还可以向其他成员发送有关条目的通知。只有作者和所有者可以为条目设置标记和应答条目。作者可以编辑、移动和删除他们自己的条目。所有者可以编辑、移动和删除任何条目。
预览活动和条目
要快速了解活动或条目并执行基本任务，请显示其滑出效果预览框。预览框中包含名称、目标和有关活动或条目的其他基本信息。
要预览活动，请完成以下步骤：
从列出活动或条目的任意视图中，单击要预览的活动或条目。 如果未显示预览框，可能是未启用预览。要启用预览，请单击“活动”面板标题栏中的“活动”菜单图标 ，然后选择滑出效果预览。
要在预览框中将焦点从一个项目更改到下一个项目，请按 Tab 键。例如，如果正在查看包含书签或文件附件的条目的预览框，那么可以按 Tab 键将焦点置于链接或附件上，然后按 Enter 键以在 Web 浏览器中打开链接，或在相应应用程序中打开文件附件。
在条目的预览框中，您可以单击添加响应以向条目添加响应，或单击更多操作以对当前条目执行操作。在活动的预览框中，您可以单击打开以打开活动，或单击更多操作以对当前活动执行操作。
要在完成操作后关闭预览框，请单击预览框上角的 X，或按右箭头键。
可选： 要在该视图中预览下一个活动或条目，请按下箭头键或上箭头键，然后按左箭头键打开其预览框。
您可以从侧边栏除去预览框。要执行此操作，请单击预览框的标题，然后将其拖到窗口的另一个区字段。
您可以从 Notes 侧边栏的活动面板中打开活动条目。
活动的任何成员都可以打开条目。
当您从 Notes 侧边栏的活动面板中打开活动时，只能看到活动中每个条目的摘要信息。尽管您可以单击条目来预览其内容，但要查看整个条目，您必须将它打开。
打开记入条目的活动，然后双击该条目。或者也可以右键单击该条目，然后单击打开。 注： 要打开文件条目，您必须拥有可以打开这类文件的程序。
书签在 Notes Web 浏览器首选项中指定的 Web 浏览器中打开。
根据条目类型和首选项设置，条目在窗口选项卡、新窗口或单独的应用程序中打开。
对于文件条目，如果您未记入条目，而且您也不是活动的所有者，系统将向您显示一条消息，说明不会保存您的更改。单击确定以打开只读版本的文件。 如果您记入了文件，或者文件记入到您作为所有者的活动中，您保存的任何更改都会自动保存到活动中。如果您想在不更改记入活动的版本的情况下更改文件，可以保存文件的本地副本，并在这个副本中进行更改。
您可以修改标记，使它们与其他标记更为一致。例如，如果您为活动的一些条目使用标记 report，同时又为活动中的其他条目使用复数形式 reports，您可以从第二个变体中除去 s，让所有标记都采用单数形式。
右键单击条目或活动，然后单击编辑标记。
在“编辑标记”窗口中修改现有标记、删除标记或输入新标记。使用逗号分隔多个标记。
单击确定以保存更改。
您可以编辑条目以修改其内容及名称、说明和标记。
活动的作者只能编辑他们自己的条目。活动的所有者可以编辑任何记入活动的条目。
编辑文件链接时，您可以用另一个文件替换当前文件。与此类似，编辑书签或 Notes 链接时，您可以编辑链接的地址，让它指向另一个 Web 页面或 Notes 应用程序。编辑待办事宜项时，您可以更改到期日并将该项指定给另一个人。编辑 Notes 电子邮件消息条目时，您可以编辑主题和内容。编辑 Sametime 交谈条目时，您可以更改名称和添加标记，但不可以编辑 Sametime 交谈的内容。要编辑条目，请完成以下步骤：
打开包含您要编辑的条目的活动，右键单击该条目，然后单击编辑。
将条目标记为私有
如果您要将条目保存到活动中，并且不想与其他成员共享该条目，就可以将其标记为私有。您可以在第一次记入条目时将其标记为私有，也可以在稍后编辑它时将其标记为私有。
活动的作者可以将他们自己的条目标记为私有。活动的所有者可以将任何条目标记为私有。
缺省情况下，当您将条目记入活动后，活动的每个成员都可以阅读它。将条目标记为私有可以使您在活动内有一个私有的工作空间。例如，在您做好共享条目草稿的准备之前，可以将该草稿标记为私有。如果条目的信息与其他成员无关，您也可以将该条目标记为私有。
将条目添加到活动中，或者通过右键单击条目并单击编辑来编辑现有的条目。
选中将此条目标记为私有复选框。 保存该条目后，其他成员打开活动时将无法看到它。
您可以稍后将该条目与其他成员共享，方法是编辑该条目并取消选中将此条目标记为私有复选框。
通知成员关于活动或条目的信息
要使活动或条目引起活动成员的注意，可以通知成员关于该条目的信息。您通知的成员将收到电子邮件消息，其中包含条目的说明以及指向该条目的链接。
活动的任何成员都可以通知其他成员关于活动中任何条目的信息。
当您发送通知时，服务器会创建一条电子邮件消息并自动将其发送到您选择的成员。服务器只能向活动的当前成员发送通知。发送通知不会在活动中创建新条目。
要通知成员有关条目的信息，请完成以下步骤：
执行以下某项操作：要通知成员有关活动的信息，请右键单击该活动。
要通知成员有关条目的信息，请打开该条目所属的活动，然后右键单击该条目。
选择转发链接，以打开一个新便笺，其电子邮件正文中包含指向该活动或条目的超文本链接。
将该电子邮件的收件人地址填为要通知的一位或多位活动成员，然后发送电子邮件。
获取条目或活动的 Web 地址
您可以捕获单个条目或活动的 Web 地址，以便将其另存为书签，通过电子邮件或交谈消息发送给其他成员，或者将其作为书签条目记入活动中。随后打开该链接的任何人都会直接进入该条目或活动的 Web 页面。
要打开指向条目或活动的链接，您必须是包含该条目的活动的成员。您不能使用指向条目的链接来将其与不是活动成员的人共享。
要与其他活动成员共享条目或活动的 Web 地址，请完成以下步骤：
右键单击某个条目或活动，然后执行以下某项操作：要在交谈中添加 Web 地址或为其标注书签，请选择复制链接，然后将该链接粘贴至交谈或书签字段内。
要将 Web 地址通过电子邮件发送给其他人，请选择转发链接。当包含链接的电子邮件消息显示时，可根据需要进行编辑，然后单击发送以发送消息。
您可以将条目移动到它所在活动中的一个新位置，也可以将其移动到另一个活动。
作者只能移动他们自己的条目。所有者可以移动所有条目。要将条目移动到另一个活动中，您还必须是目标活动的作者或所有者。
当您希望将一个条目与某个区段中的相关条目归入一组或按特定顺序对条目进行排序时，可以移动条目。将一个条目移到另一个条目时，前者会变成后者的应答。如果移动已具有一个或多个应答的条目，其应答将随之一起移动。您无法将条目移到它自己的一个应答中。注： 如果将条目移到另一个活动，原来活动的成员可能无法再访问它。
打开包含您要移动的条目的活动。
执行以下某项操作：要将条目移到区段中，请将该条目拖到区段标题上。
要将条目移到另一个活动中，请右键单击要移动的条目，然后单击移动。在选择父条目窗口中，单击活动名称。
单击确定。
您可以删除条目以将它从活动中除去。
作者只能删除他们自己的条目。所有者可以删除任何条目。
删除的条目移到废纸篓中，在管理员通过清空废纸篓将它们永久除去之前，它们会一直在废纸篓中。
打开包含您要删除的条目的活动。
右键单击该条目，然后单击删除。
单击确定以确认删除。
要将条目从废纸篓恢复到其原来的活动，请打开废纸篓视图。右键单击该条目，然后选择恢复。注： 只有活动的所有者或条目的作者才能恢复已删除的条目。
如果您不是活动的所有者或条目的作者，“恢复”菜单选项会被禁用。
组织好您的活动，以便可以快速访问所需的活动并轻松查找信息。
区段是活动条目集的容器。向活动中添加区段，以提供大纲的分层结构。
要查看按区段组织的活动，请从活动操作栏选择显示 & 区段。
要向活动中添加区段，请完成以下步骤：
打开要添加区段的活动。
单击添加 & 区段。
向名称字段添加区段标题，然后单击确定。 您已创建了一个新的区段，现在可以在其中添加条目。
要向区段添加条目，请选择添加，然后选择要添加的条目类型。在区段字段中，从选项列表中选择新区段。要将现有条目移至区段中，请将条目拖到区段标题上。
您可以调出自己不感兴趣的活动，将其从主活动列表中除去。
如果您有不想再监控的活动，就可以将其调出，让它在发生更改时不会移动到活动列表的顶部。将活动调出后，您仍然是该活动的成员，并且仍可以通过切换到已调出的活动视图访问该活动。它的其他成员仍可以向您发送关于该活动中条目的通知。
要调出活动，请在我的活动（按日期）视图中右键单击该活动，然后选择设置优先级 & 移至已调出。
要调入活动，请在已调出的活动视图中找到该活动，右键单击该活动，然后选择设置优先级。为该活动选择适当的优先级，如无优先级（缺省值）。
设置活动优先级
设置活动优先级可以使您更容易找到对您最重要的活动。
创建活动时，缺省情况下会为其指定“无优先级”级别。您可以在创建活动时更改它的优先级，也可以在成为活动的成员一段时间后再确定它的重要性。
您指定给活动的优先级只有您自己能看到，它并不影响该活动的其他成员可能为其指定的优先级。
要设置活动的优先级，请完成以下步骤：
执行以下某项操作：要在创建活动时为其设置优先级，请在新活动表单中，单击显示按钮旁边的菜单箭头，然后选择优先级选项。
要编辑现有活动的优先级，请在我的活动（按日期）视图中，右键单击要确定其优先级的活动，然后选择确定优先级，或者在活动内部单击标题栏中的更多，然后选择确定优先级。
选择以下某个优先级选项：
表明活动很重要。
表明活动比标准活动重要。
无优先级（缺省值）
表明该活动的重要性一般。
移至已调出
将活动移到已调出的活动视图。
此优先级可以指定给您不感兴趣，要从侧边栏的主视图中除去的活动。注： 此选项仅在您编辑现有活动时可用。
要在侧边栏中按优先级从最高到最低的顺序查看活动，请单击“活动”工具栏中显示视图
按钮旁边的菜单箭头，然后选择我的活动（按优先级）。
将活动标记为已完成
您可以在达到活动目标后将其标记为已完成。该操作不会删除活动。将活动标记为已完成后，成员就无法从活动列表中看到该活动。已完成的活动在“已完成”视图中提供。
只有活动的所有者才能将活动标记为已完成。
缺省情况下，没有操作的活动在 90 天后将自动标记为完成。在到达此日期之前，系统会向活动的所有者发送电子邮件通知，告知他们如果不使用某个活动，该活动将被标记为已完成。非活动状态的周期值 90 天可由管理员更改。
要将活动标记为已完成，请执行以下步骤：
在我的活动（按日期）视图中，右键单击活动，然后单击将活动标记为已完成。
已完成的活动列于已完成的活动视图中。
如果要将已完成的活动恢复到活动列表，请执行以下步骤：打开已完成的活动视图。
右键单击活动，然后单击将活动标记为未完成。
注： 只有已完成活动的所有者才能将活动标记为未完成。
如果您不是活动的所有者，“将活动标记为未完成”菜单选项会被禁用。
您可以删除活动，以将其从主活动视图中除去。已删除的活动将移到“废纸篓”视图，清空废纸篓之前如果恢复这些活动，可以将其恢复。
只有活动的所有者才能删除活动。要删除活动，请完成以下步骤：
执行以下某项操作：在我的活动（按日期）视图中，右键单击活动，然后单击删除。
从打开的活动单击更多，然后选择删除活动。
单击确定以确认删除。
要恢复已删除的活动，请打开废纸篓视图，右键单击该活动，然后选择恢复。注： 只有已删除活动的所有者才能恢复该活动。
如果您不是活动的所有者，“恢复”菜单选项会被禁用。
执行以下某项操作：如果搜索活动，请打开我的活动（按日期）或我的活动（按优先级）视图。
如果搜索活动内的条目，请打开要搜索的活动，然后显示最近更新或区段视图。
单击放大镜 ，然后选择以下某个搜索选项： 如果搜索活动，请选择活动。
如果搜索条目，请选择条目。
在搜索框中，输入要查找的单词或短语。在您输入时，将显示选项列表。从列表中选择一个选项。 所选活动或条目将显示在侧边栏内。
要按标记搜索活动或活动条目，请完成以下步骤：
执行以下某项操作：如果搜索活动，请打开我的活动（按日期）视图。注： 您可以通过标记搜索所有视图。
如果搜索活动内的条目，请打开要搜索的活动。
单击放大镜 ，然后选择标记。
在搜索框中，输入要查找的标记。 当您开始输入时，将显示一个选项列表。注： 预输入在“浏览所有条目”或“废纸篓”视图中无效。
从列表中选择一个标记。 活动侧边栏会显示搜索结果。
如果搜索了活动，将显示与该标记关联的所有活动。
如果搜索了条目，将显示与该标记关联的所有条目。
按人员搜索活动
通过以下方法可以按人员来搜索活动：使用活动的快速查找控件，或搜索您与“收件箱”、Sametime 交谈窗口或“Sametime 联系人”列表中所显示的人员共享的活动。
必须安装了 Sametime，才能使用 Sametime 交谈和联系人列表搜索方法。
要按人员搜索活动，请完成以下步骤：
执行以下某项操作：要使用快速查找控件搜索与某人共享的活动，请单击放大镜 ，然后选择人员。
在搜索框中，输入人员名称。}